Заполнение препроводительной ведомости: инструкция и образец

Препроводительная ведомость - важный финансовый документ, который помогает обеспечить сохранность денежных средств при их перемещении. В статье мы подробно разберем, как правильно заполнить эту ведомость, чтобы избежать ошибок и недочетов. Узнаете, какой бланк использовать, какие реквизиты указывать, и как оформить ведомость в соответствии с требованиями. Получите пошаговую инструкцию и готовый образец для составления документа.

Назначение и сущность препроводительной ведомости к сумке

Препроводительная ведомость к сумке - это документ, который подтверждает факт перемещения наличных денежных средств из кассы организации в банк при помощи инкассаторской службы. Ведомость составляется в момент формирования инкассаторской сумки и помещения в нее наличных денег.

Основания для применения препроводительной ведомости установлены в следующих нормативных актах:

• Положение о правилах осуществления перевода денежных средств No 383-П от 19.06.2012
• Указание Банка России No 3052-У от 11.03.2014 "О правилах ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России"
• Указание Банка России No 3210-У от 11.03.2014 "О порядке ведения кассовых операций"

Оформление препроводительной ведомости обязательно в следующих ситуациях:

• Перевозка наличных денег инкассаторской службой из кассы организации в банк
• Зачисление вырученных денежных средств на расчетный счет организации
• Сдача излишков наличности для хранения на банковских счетах

Препроводительная ведомость к сумке состоит из трех элементов:

1. Собственно ведомость - документ, который помещается внутрь инкассаторской сумки
2. Накладная - опись содержимого сумки, прикладывается снаружи
3. Квитанция - документ, подтверждающий факт приема сумки инкассатором, остается в организации

Такая структура препроводительной ведомости позволяет:

• Зафиксировать точную сумму наличных денег, передаваемых инкассатору
• Обеспечить сохранность и неприкосновенность денежных средств при перевозке
• Распределить ответственность между инкассатором и организацией
• Получить доказательство факта передачи наличности инкассатору

Порядок заполнения препроводительной ведомости

Общие требования к заполнению

Препроводительная ведомость заполняется в трех экземплярах:

1. Для вложения в инкассаторскую сумку
2. Для передачи в банк вместе с наличными деньгами
3. Для хранения в бухгалтерии организации

Ответственность за правильное заполнение ведомости несет организация, передающая денежные средства. Как правило, ее заполняет кассир.

Для составления препроводительной ведомости используется унифицированная форма с кодом ОКУД 0402300. Применение этой формы является обязательным.

Внесение каких-либо исправлений в уже заполненную ведомость категорически запрещается. При обнаружении ошибок или опечаток необходимо заново заполнить ведомость на новом бланке.

Указываемые реквизиты

При заполнении препроводительной ведомости указываются следующие основные реквизиты:

• Номер и дата составления ведомости
• Сведения об отправителе наличных средств
• Сведения о получателе наличных средств
• Данные о банке вносителе
• Данные о банке получателе
• Сумма передаваемых денежных средств прописью и цифрами
• Источник поступления денежных средств
• Перечень передаваемых денежных средств с указанием номиналов

Особенности заполнения отдельных реквизитов

Рассмотрим более подробно порядок заполнения наиболее важных реквизитов:

• Если передача наличных осуществляется представителем организации, то в графе "От кого" указываются его ФИО и должность. В случае инкассации - наименование организации.
• В графе "Получатель" указывается наименование организации, на счет которой зачисляются денежные средства. Чаще всего это та же компания, что и отправитель.
• Банк вноситель - это банк, обслуживающий расчетный счет организации. Банк получатель - банк, в который инкассаторы сдают денежные средства.
• В качестве источника средств можно указать "выручка от реализации товаров" или "возврат денежных средств".
• На оборотной стороне ведомости приводится опись наличных денег по номиналам и количеству купюр.

Оформление подписей на ведомости

Препроводительная ведомость должна содержать несколько обязательных подписей:

• Подпись кассира или иного представителя организации, передающего наличные деньги
• Подпись главного бухгалтера или руководителя организации
• Подпись инкассатора на 3-м экземпляре ведомости, который остается в организации
• Подпись кассового работника банка в акте вскрытия сумки после приемки наличных денег

Без наличия всех необходимых подписей ведомость будет считаться недействительной.

Порядок хранения и передачи экземпляров ведомости

Различные экземпляры препроводительной ведомости имеют свое функциональное назначение:

• Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки вместе с наличными деньгами
• Накладная передается инкассатору и следует вместе с сумкой в банк
• Квитанция остается в организации и служит основанием для записи в кассовую книгу

Срок хранения:

• В организации - не менее 5 лет
• В банке - не менее 5 лет

Таким образом, благодаря правильному распределению экземпляров, обеспечивается юридическая значимость ведомости и возможность учета движения денежных средств.

Рекомендации по заполнению ведомости

Для исключения ошибок при заполнении препроводительной ведомости рекомендуется придерживаться следующего порядка:

1. Использовать копировальную бумагу, чтобы все 3 экземпляра ведомости были идентичны
2. Особенно тщательно проверять указываемую сумму наличных денег
3. Пересчитать наличность в присутствии инкассатора
4. Проверить правильность оформления инкассатором 3-го экземпляра ведомости
5. Сравнить данные квитанции и записи в кассовой книге

Соблюдение этих рекомендаций позволит предотвратить расхождения и неточности при передаче наличных денег.

Типичные ошибки при заполнении ведомости и способы их предотвращения

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при работе с препроводительной ведомостью и возможные способы их предотвращения:

• Несовпадение даты в ведомости и фактической даты инкассации. Необходимо строго придерживаться даты формирования сумки.
• Неточное указание отправителя или получателя денежных средств. Следует внимательно проверять реквизиты.
• Описки при указании суммы наличных денег. Необходимо дважды сверить с фактической суммой.
• Отсутствие некоторых подписей. Нужно проверить наличие всех необходимых подписей.
• Утеря квитанции. Следует хранить ее отдельно от остальных экземпляров ведомости.
• Расхождение квитанции и кассовой книги. Необходимо регулярно сверять эти данные.

Таким образом, внимательность и скрупулезность при заполнении позволяют избежать многих типичных ошибок и неточностей в препроводительной ведомости к сумке.