Опись документов для налоговой инспекции: образец и правила составления

Опись документов – важный инструмент в работе с контролирующими органами. От правильного составления описи зависит принятие документов налоговой инспекцией. В статье расскажем, как грамотно составить опись для налоговой, чтобы избежать нареканий и штрафов. Узнаете образцы описей по разным ситуациям. Получите практические советы по заполнению каждого раздела.

Что такое опись документов и зачем она нужна

Опись документов – это перечень бумаг, которые передаются третьим лицам. Опись позволяет зафиксировать состав и реквизиты каждого документа.

Составлять опись рекомендуется в таких ситуациях:

• При передаче документов в государственные органы – налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования.
• При отправке документов контрагенту по договору.
• При сдаче документов в архив организации.
• При уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
• При отправке ценной корреспонденции по почте.

Основные преимущества описи документов:

1. Позволяет зафиксировать факт и дату передачи документов.
2. Служит доказательством исполнения обязательств по предоставлению документации.
3. Облегчает поиск конкретного документа при необходимости.
4. Помогает избежать повторного истребования бумаг госорганами.

Любая опись документов должна содержать:

• Наименование документа.
• Дату документа.
• Количество листов в документе.
• Количество экземпляров документа.

Помимо обязательных реквизитов в опись можно включить дополнительную информацию:

• Регистрационный номер документа.
• Сведения об адресатах и отправителях.
• Основание передачи документов.
• Данные ответственных лиц.

Порядок составления и оформления описи:

1. Документы перечисляются в порядке важности.
2. Каждой позиции присваивается порядковый номер.
3. Указываются обязательные и дополнительные реквизиты.
4. Документ подписывает ответственное лицо.
5. Ставится печать организации, если она предусмотрена.
6. Опись составляется минимум в двух экземплярах.

Если опись состоит из нескольких листов, обязательно проставляются номера страниц. Это облегчит работу с документом.

Образец описи документов в налоговую инспекцию

Согласно ст. 93 НК РФ налоговики имеют право истребовать у проверяемого лица необходимые документы. Они предоставляются в виде заверенных копий в установленный срок.

Сроки исполнения требования налоговой службы о предоставлении документов:

• При проведении камеральной проверки – в течение 10 рабочих дней со дня получения требования.
• При проведении выездной проверки – в течение 5 рабочих дней.

Штраф за непредставление документов в установленный срок составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ.

При передаче документов в электронной форме опись не требуется, так как состав фиксируется автоматически.

Рекомендуемый порядок составления описи для налоговой:

1. Указать наименование налогового органа и адресата – руководителя.
2. Сослаться на реквизиты запроса о предоставлении документов.
3. Перечислить документы согласно обязательным и дополнительным реквизитам.
4. Расположить документы в порядке важности.
5. Пронумеровать позиции.
6. Указать общее количество листов.
7. Подписать, поставить печать.

Образец описи при сдаче отчетности в ИФНС:

При отправке документов в налоговую по почте опись дублируют бланком формы 107.

Примеры описей документов в других ситуациях

При передаче документов контрагенту опись составляется в произвольной форме с указанием сторон, реквизитов и основания.

Образец описи документов для архива должен содержать порядковые номера, заголовки документов и итоговую запись о количестве позиций.

При уничтожении документов опись также обязательна – она направляется на проверку в экспертную комиссию организации.

Для ценных почтовых отправлений используется унифицированный бланк описи вложения формы 107, который заполняется в двух экземплярах.

В гражданском и арбитражном процессе перечень документов указывают в исковом заявлении или отзыве на иск. Отдельная опись не составляется.

Таким образом, опись документов – универсальный инструмент, позволяющий обезопасить бизнес при взаимодействии с третьими сторонами. Правильное составление описи поможет избежать множества проблем и недоразумений.