Списочный состав работников - это... Виды учета численности работников. Списочное и явочное число работников

Точный учет персонала - залог эффективного управления предприятием. От правильности расчета списочного и среднесписочного состава зависят многие показатели деятельности организации. Давайте разберемся, как грамотно вести кадровый учет.

Списочный состав работников - основа кадрового учета

Списочный состав работников - это совокупность всех лиц, работающих в организации по трудовому договору и занятых как основной, так и по совместительству работой. В списочный состав включаются как фактически работающие, так и временно отсутствующие сотрудники.

Списочная численность определяется на конкретную дату путем подсчета всех работников, состоящих в списочном составе. Этот показатель используется для статистической отчетности, расчета средней заработной платы, планирования фонда оплаты труда и других целей.

Порядок формирования списочного состава

Чтобы правильно определить списочную численность на дату, нужно четко знать критерии включения сотрудников в списочный состав.

Списочный состав работников предприятия включает:

• Работников, принятых на постоянную или временную работу;
• Сезонных работников;
• Совместителей;
• Работающих неполный рабочий день;

При этом в списочном составе учитываются даже временно отсутствующие сотрудники - находящиеся в отпуске, командировке, на больничном. Исключаются только уволенные работники.

Ежедневный учет списочного состава

Списочная численность должна подсчитываться на ежедневной основе. Данные списочного состава обязательно сверяются с табелем учета рабочего времени.

Руководитель кадровой службы должен ежедневно отслеживать движение персонала: увольнения, прием на работу, переводы. Это позволит гарантировать достоверность списочной численности.

Особенности учета отдельных категорий персонала

При подсчете списочного и среднесписочного состава есть нюансы для отдельных категорий работников:

• Совместители учитываются, если работают в организации основным местом работы;
• Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком не включаются;
• Работники с неполным рабочим днем учитываются пропорционально отработанному времени.

Также есть особенности учета командированных, студентов-практикантов, декретниц и других групп.

Расчет среднесписочной численности

Среднесписочная численность показывает среднее количество работников за период. Она рассчитывается путем суммирования списочного состава за каждый день и деления на число календарных дней.

Для разных категорий персонала есть особенности расчета. Например, декретницы исключаются из среднесписочной численности. А сотрудники с неполным рабочим днем учитываются пропорционально отработанному времени.

Значение среднесписочной численности

Среднесписочная численность используется:

• В статистической отчетности организации;
• Для расчета средней зарплаты;
• При планировании фонда оплаты труда;
• Для определения налоговой базы по страховым взносам.

Таким образом, от точности расчета среднесписочной численности зависят многие финансовые показатели организации.

Различия между списочным и явочным составом

Не стоит путать списочный и явочный состав работников:

• Списочный состав - все работники организации;
• Явочный состав - только фактически вышедшие на работу.

Явочная численность всегда меньше или равна списочной. Разница возникает из-за временно отсутствующих сотрудников.

Актуальные формы учета персонала

С появлением HR-систем значительно упростился учет персонала. Современные программы автоматически формируют списочный состав и рассчитывают среднесписочную численность. Это позволяет:

• Сократить трудозатраты на ручной подсчет;
• Минимизировать ошибки;
• Оперативно получать актуальные данные.

При выборе системы учета персонала обращайте внимание на удобство отчетов и возможности интеграции.

Рекомендации по ведению учета персонала

Чтобы исключить ошибки в учете кадров, рекомендуется:

1. Ежедневно обновлять списочный состав работников;
2. Сверять данные со штатным расписанием и табелем учета рабочего времени;
3. Хранить подтверждающие документы по учету рабочего времени.

А также использовать современные системы кадрового учета.

Пример расчета списочного и среднесписочного состава

Рассмотрим учет персонала на условном примере.

В организации работает 5 сотрудников. Иванов находится в ежегодном отпуске с 10 по 30 июня. Петров уволился 20 июня. Остальные работают весь месяц.

Списочная численность на 30 июня составит 4 человека. Петров не входит в списочный состав, так как уволен. Иванов включается, несмотря на отпуск.

Для расчета среднесписочной численности за июнь персонал учитывается так:

Цреднесписочная численность = 1 + 1 + 0,33 + 0,67 + 3 = 6 человек.

Типичные ошибки в учете персонала

Часто встречающиеся ошибки при учете кадров:

• Неверное формирование списочного состава;
• Неправильный расчет среднесписочной численности;
• Несоответствие данных табелю учета рабочего времени.

Это приводит к искажению показателей деятельности организации. Поэтому важен постоянный контроль учета персонала.

Ответственность за нарушение правил учета персонала

За нарушения в учете кадров предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность.

К административным наказаниям относятся:

• Предупреждение;
• Штраф до 50 000 рублей;
• Дисквалификация должностных лиц.

Также возможны санкции для организации в виде приостановки деятельности.

Контроль учета персонала на предприятии

Чтобы исключить нарушения, необходим постоянный контроль учета кадров:

• Внутренний аудит HR-документов;
• Служебные проверки;
• Внешний контроль со стороны проверяющих органов.

Такой подход позволит своевременно выявлять и устранять ошибки в учете персонала.

Подробнее о внутреннем контроле учета персонала

Внутренний контроль учета кадров должен осуществляться на регулярной основе ответственными специалистами или руководителем HR-службы.

Проверяются:

• Полнота и своевременность внесения записей в учетные документы;
• Правильность оформления кадровых приказов;
• Соответствие данных различных документов по учету персонала.

Особое внимание уделяется выборочной сверке расчетов по оплате труда с данными табеля учета рабочего времени и приказов по личному составу.

Работа с замечаниями по итогам внутреннего аудита

По результатам внутренних проверок составляется перечень выявленных нарушений и замечаний. Ответственные специалисты должны устранить недостатки в установленные сроки.

Повторные проверки позволяют оценить эффективность проведенной работы и выполнение рекомендаций по устранению нарушений.

Взаимодействие с проверяющими органами

Помимо внутреннего контроля, учет персонала проверяется внешними органами:

• Федеральная налоговая служба;
• Фонд социального страхования;
• Федеральная инспекция труда.

Чтобы минимизировать риски претензий, необходимо заблаговременно проводить внутренний аудит и готовить документы, необходимые для представления проверяющим.

Профилактика нарушений в учете кадров

Эффективная профилактика ошибок включает:

• Регулярное обучение ответственных специалистов;
• Актуализация нормативных документов по учету персонала;
• Внедрение автоматизированных систем учета кадров.

Предупредительные меры позволят свести к минимуму риск ошибок и нарушений в кадровом учете.

Кадровая документация как объект внутреннего контроля

Основные документы по учету персонала, проверяемые в ходе внутреннего аудита:

• Трудовые договоры;
• Штатное расписание;
• Приказы по личному составу;
• Личные карточки сотрудников;
• Табель учета рабочего времени.

Регулярная сверка позволяет своевременно выявлять расхождения в кадровых данных и оперативно вносить корректировки.

Роль руководства в организации внутреннего кадрового аудита

Эффективный внутренний контроль учета персонала невозможен без поддержки руководства:

• Выделение ресурсов на проведение аудита;
• Утверждение планов и графиков проверок;
• Контроль за исполнением рекомендаций и устранением нарушений.

Заинтересованность высшего менеджмента - залог эффективности системы внутреннего кадрового контроля в организации.

Автоматизация учета кадров как способ минимизации ошибок

Внедрение автоматизированных систем позволяет существенно снизить риск ошибок в учете персонала. Современное программное обеспечение обеспечивает:

• Автоматическое формирование учетных документов;
• Контроль вводимых данных;
• Расчет кадровых показателей и выгрузку отчетности;
• Сверку данных различных документов.

Это позволяет минимизировать человеческий фактор и повысить достоверность учета.

Требования к программам автоматизации кадрового учета

При выборе системы автоматизации кадрового учета обращайте внимание на:

• Возможность интеграции с бухгалтерскими и другими программами;
• Наличие гибких настроек под особенности учета в компании;
• Удобство формирования регламентированной отчетности;
• Квалификацию и опыт разработчиков программы.

Это позволит получить эффективный инструмент автоматизации кадрового делопроизводства в организации.

Обучение персонала работе в автоматизированных системах

Чтобы извлечь максимум пользы из внедрения программы, важно провести обучение сотрудников:

• Организовать тренинги и вебинары разработчиков системы;
• Подготовить подробные инструкции для пользователей;
• Назначить ответственное лицо для консультаций;
• Предусмотреть период адаптации и отладки.

Правильно организованное обучение ускорит внедрение программы и повысит отдачу от ее использования.

Риск-ориентированный подход к организации внутреннего контроля

Для оптимизации контрольных процедур рекомендуется:

1. Выявить ключевые риски в учете кадров;
2. Оценить вероятность ошибок для разных операций;
3. Спланировать проверки с учетом уровня риска.

Это позволит сосредоточить ресурсы на наиболее проблемных участках учета персонала.

Ключевая роль мониторинга в системе внутреннего контроля

Для обеспечения эффективности внутреннего контроля кадров важен регулярный мониторинг:

• Анализ результатов проверок;
• Оценка динамики нарушений;
• Корректировка контрольных процедур.

Постоянный мониторинг и адаптация системы внутреннего контроля к изменяющимся условиям - залог ее результативности.