Что означает в 1С "контрагенты"? Разбираемся со справочником программы для торговли
Справочник "Контрагенты" в программах на платформе 1С предназначен для хранения и обработки информации о юридических и физических лицах, с которыми взаимодействует предприятие. Это могут быть поставщики, покупатели, подрядчики, банки, государственные учреждения и другие организации. Зачем нужен этот справочник и как им правильно пользоваться - об этом поговорим в нашей статье.
Обзор справочника "Контрагенты" в 1С
Справочник "Контрагенты" присутствует практически во всех типовых конфигурациях системы 1С:Предприятие - как в решениях для бухгалтерского учета, так и в отраслевых решениях для разных видов деятельности.
Основное назначение этого справочника - хранение общих сведений о юридических и физических лицах, с которыми взаимодействует организация-пользователь программы 1С. Это позволяет избегать дублирования данных и ошибок при вводе одних и тех же реквизитов в разных документах.
Как правило, справочник "Контрагенты" имеет иерархическую структуру. Сверху располагаются группы контрагентов, например: поставщики, покупатели, бюджетные организации и т.д. Внутри каждой группы находятся элементы - карточки отдельных контрагентов.
Данные в справочнике можно просматривать как в виде списка, так и в иерархическом режиме. При иерархическом представлении сначала отображаются группы контрагентов, а затем элементы внутри групп.
Найти в справочнике конкретного контрагента можно с помощью быстрого поиска, указав его ИНН, наименование или другие известные реквизиты.
Создание и заполнение карточки контрагента
Чтобы добавить в справочник нового контрагента, следует нажать кнопку "Создать" и в открывшейся форме заполнить обязательные реквизиты.
Минимально необходимо указать ИНН и наименование контрагента. При вводе ИНН все остальные данные, такие как полное наименование, юридический адрес, ФИО руководителя и прочее, заполнятся автоматически из открытых источников через сервис интеграции 1С:Контрагент.
При желании наименование контрагента можно отредактировать вручную. Часто для этого используют сокращенный вариант, а в полном наименовании оставляют данные из официальных источников.
Если при заполнении ИНН система 1С выдает ошибку о том, что контрагент не найден, значит введен неправильный идентификационный номер. Необходимо проверить ИНН и ввести корректное значение.
В справочнике можно хранить историю изменения наименования и КПП контрагента. Это удобно, когда организация меняет свое название или реорганизуется.
Банковские счета контрагентов
В карточке контрагента можно завести один или несколько его банковских счетов, по которым будут производиться расчеты.
Для этого создается новый банковский счет, выбирается банк из справочника и вводится номер счета контрагента.
При необходимости для счета можно настроить автоматическую подстановку наименования плательщика и назначения платежа в документы по данному контрагенту.
Договоры с контрагентами в 1С
В справочнике контрагентов можно регистрировать заключенные с ними договоры.
Для этого создается карточка нового договора, указывается его вид (например, договор с покупателем), вводятся номер и дата.
К договору можно прикрепить сканы или фото подписанного договора, спецификаций и других важных документов.
Также в списке договоров можно пометить один из них как основной действующий. Это позволит автоматизировать подстановку данных этого договора в новые документы.
Анализ надежности контрагентов в 1С
Прежде чем начинать работать с новым контрагентом, полезно оценить надежность этой организации и ее финансовое положение.
Для этого в справочнике "Контрагенты" есть функция "Досье", которая формирует отчет со следующими данными:
- Выписка из ЕГРЮЛ
- Анализ бухгалтерской отчетности
- Расчет финансовых показателей
- Информация о проверках контрагента
Это поможет проверить контрагента и убедиться в его надежности, прежде чем заключать с ним сделки и договоры.
Контроль изменений данных о контрагентах
Сервис 1С:СПАРК Риски позволяет отслеживать любые изменения в сведениях о контрагентах, хранящихся в официальных источниках.
Каждый день проверяются данные в ЕГРЮЛ и других базах на предмет обновлений или возможных рисков.
Это дает возможность своевременно получать информацию о проблемах у контрагентов и предпринимать необходимые меры для защиты своих интересов.
Документы по контрагентам в 1С
В карточке контрагента можно посмотреть список всех документов, которые были сформированы по данному контрагенту ранее.
Это удобно при анализе расчетов и взаимодействия с конкретным поставщиком или клиентом.
Список документов можно фильтровать по организации или договору для более точного анализа.
Развитие функционала справочника
Типовые конфигурации 1С предоставляют довольно широкий набор возможностей для работы со справочником "Контрагенты".
Дополнительные опции можно реализовать с помощью специализированных сервисов (например, 1С:Контрагент, 1С:СПАРК Риски).
При необходимости справочник можно доработать и расширить под конкретные задачи и бизнес-процессы предприятия.
Например, добавить дополнительные реквизиты, настроить интеграцию со сторонними системами, создать специальные отчеты и обработки.
Для качественной доработки функционала справочника рекомендуется обращаться к профессиональным разработчикам 1С.
Структура справочника "Контрагенты"
Как уже отмечалось, справочник "Контрагенты" имеет иерархическую структуру. Рассмотрим основные объекты, из которых она состоит.
Верхний уровень занимают группы контрагентов. Это позволяет разбить контрагентов по категориям - например, поставщики, покупатели, бюджетные организации и так далее.
Группы могут включать в себя подгруппы. Например, поставщики могут делиться на поставщиков материалов, оборудования, услуг и так далее. Это дает дополнительные возможности для структурирования данных.
На нижнем уровне находятся непосредственно элементы справочника - карточки отдельных контрагентов с их реквизитами.
Реквизиты карточки контрагента
Карточка контрагента в справочнике содержит следующие основные реквизиты:
- Наименование
- ИНН
- КПП
- Юридический адрес
- Фактический адрес
- Банковские реквизиты
- Контактные данные
Помимо этого, в карточку можно внести дополнительную информацию, необходимую для учета и работы с данным контрагентом: реквизиты лицензий, вид деятельности, реквизиты договоров и так далее.
Вся введенная информация о контрагенте будет автоматически использоваться при заполнении документов, что позволяет избежать ошибок и ускорить работу с документацией в 1С.
Интеграция с внешними сервисами
Для расширения возможностей работы со справочником "Контрагенты" можно настроить интеграцию с внешними информационными сервисами.
Например, сервис 1С:Контрагент позволяет автоматически заполнять реквизиты контрагента по ИНН из базы данных ФНС. Это избавляет от необходимости ручного ввода.
Сервис 1С:СПАРК Риски интегрируется со справочником для мониторинга изменений по контрагентам в официальных источниках. Это помогает своевременно выявлять возможные риски при работе с контрагентами.
Кроме того, можно настроить обмен данными со справочником "Контрагенты" из внешних систем, например CRM, ERP и других.
Расширенный функционал справочника
Для решения специфических задач конкретного бизнеса справочник "Контрагенты" может быть расширен дополнительным функционалом.
Возможные направления расширения:
- Добавление пользовательских реквизитов
- Разработка дополнительных отчетов
- Создание обработок для импорта/экспорта данных
- Интеграция со специализированными внешними системами
- Программирование специфической бизнес-логики
Такие доработки позволяют максимально адаптировать справочник "Контрагенты" под нужды и процессы конкретного предприятия.
Рекомендации по использованию
Чтобы эффективно использовать возможности справочника "Контрагенты" в 1С, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Своевременно вносить данные о всех контрагентах
- Поддерживать информацию в актуальном состоянии
- Использовать встроенные механизмы проверки и мониторинга
- При необходимости расширять функционал под нужды бизнеса
- Организовывать регулярное резервное копирование данных
Следование этим правилам позволит постоянно иметь под рукой актуальную и достоверную информацию о ваших контрагентах.