Форма регистрации документов: виды и особенности заполнения

Правильно организованный документооборот - залог эффективной работы любой организации. Выбор оптимальной формы регистрации документов позволяет быстро ориентироваться в информационных потоках и оперативно находить нужные сведения. В этой статье мы подробно рассмотрим все основные формы регистрации, их достоинства и недостатки. Это поможет вам выбрать лучший вариант для вашей компании.

Журнальная форма регистрации документов

Журнальная форма регистрации документов представляет собой запись данных о документах в специальный регистрационный журнал. Журнал имеет табличную форму и содержит следующие графы:

• дата и регистрационный номер;
• корреспондент (для входящих документов) или адресат (для исходящих);
• краткое содержание документа;
• резолюция или отметка об исполнении.

Регистрационным номером в журнальной форме является порядковый номер записи. Журналы могут вестись отдельно для разных видов документов:

• журнал регистрации входящих документов;
• журнал регистрации исходящих документов;
• журнал регистрации внутренних документов.

Например, журнал регистрации входящих документов может иметь следующий вид:

Основное достоинство журнальной формы регистрации - простота ведения. Недостатки: ограниченное количество поисковых признаков и сложность оперативного поиска документов.

Карточная форма регистрации документов

При карточной форме регистрации данные заносятся не в журнал, а на отдельные регистрационные карточки. Для каждого документа заполняется своя карточка установленной формы. Чаще всего используются два вида карточек:

• регистрационная карточка;
• регистрационно-контрольная карточка (РКК).

РКК содержит более подробные данные о документе и этапах его исполнения. Например:

• реквизиты корреспондента;
• дату поступления и регистрационный номер;
• аннотацию содержания;
• сведения о передаче на исполнение;
• отметки о ходе исполнения.

Пример заполнения РКК:

Достоинства РКК - наличие большего числа поисковых реквизитов и возможность отражения этапов работы с документом. К недостаткам относится больший объем ручного труда при заполнении.

Автоматизированная регистрация документов в СЭД

Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать процесс регистрации документов. В СЭД фиксируются следующие основные реквизиты:

• данные об организации-авторе;
• вид и наименование документа;
• дата создания и регистрационный номер;
• краткое содержание;
• сведения о приложениях.

Каждому документу СЭД присваивает статус в зависимости от этапа обработки. Например:

• "Создан";
• "Подписан";
• "Доставлен";
• "На исполнении" и т.д.

Автоматизация позволяет ускорить процесс регистрации и снизить трудозатраты. Но требуются первоначальные вложения во внедрение СЭД.

Правила регистрации документов для оптимизации работы

Чтобы оптимизировать процесс регистрации документов, рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Вести нумерацию документов в рамках календарного года, обнуляя ее каждый год.
2. Использовать сокращенные обозначения рядом с регистрационными номерами.
3. Унифицировать формы регистрации для всех подразделений.
4. Установить единые правила регистрации для всех типов документов.
5. Добавлять в регистрационные формы реквизиты о способе поступления документов.

Это позволит быстрее ориентироваться в массивах документов и оперативно находить нужную информацию при поиске.

"форма регистрации документов" позволяет быстро найти сведения о любом документе и этапах его обработки.

Правильный выбор и грамотное применение форм регистрации существенно оптимизирует документооборот в организации.

Ошибки при регистрации документов

Несоблюдение правил регистрации документов может привести к различным ошибкам и неточностям. К типичным ошибкам относятся:

• Дублирование регистрационных номеров;
• Некорректное заполнение реквизитов;
• Отсутствие регистрационных данных;
• Несоответствие электронной и бумажной версий.

Подобные ошибки затрудняют поиск документов, приводят к потере важных сведений. Чтобы их избежать, следует тщательно контролировать процесс регистрации, регулярно проводить сверки данных на соответствие оригиналам.

Регистрация отдельных видов документов

Есть особенности регистрации отдельных групп документов:

• Входящие - указывают реквизиты отправителя;
• Исходящие - отмечают факт отправки адресату;
• Внутренние - фиксируют исполнителей и резолюции.

Для каждой группы документов рекомендуется заводить свой регистрационный журнал или использовать соответствующие формы в СЭД.

Нормативно-методическая база регистрации

Процесс регистрации документов регламентируется следующими актами:

• Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело";
• Методические рекомендации по работе с документами в организациях;
• Локальные нормативные акты организации.

Соблюдение требований этих документов обязательно для организации правильного документооборота.

Исторический опыт регистрации документов

Издавна на Руси для учета документов использовались различные формы, в том числе летописи, книги, журналы. В XIX веке появились регистрационные карточки. В советский период применялись журналы, книги и картотеки. Исторический опыт показывает эволюцию форм регистрации от простых к более совершенным.

Какие формы регистрации документов используются в России

В современной России наряду с традиционными формами регистрации широко внедряются автоматизированные системы электронного документооборота. Но журналы и карточки также применяются, особенно при работе с бумажными документами. Выбор конкретной формы зависит от специфики деятельности организации.

Требования к оформлению регистрационных форм

Регистрационные формы должны оформляться с соблюдением следующих требований:

• Заполнение разборчивым почерком;
• Использование шариковой или гелевой ручки синего или черного цвета;
• Отсутствие исправлений и помарок;
• Соблюдение хронологии и единообразия записей.

Это позволит обеспечить сохранность информации и удобство работы с регистрационными данными.

Порядок внесения изменений в регистрационные данные

Изменения в регистрационные формы можно вносить только на основании соответствующих документов, например:

• Служебной записки об исправлении ошибки;
• Уточняющего письма от отправителя документа.

Все изменения должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.

Контроль правильности регистрационных данных

Для предупреждения ошибок необходим регулярный контроль регистрационных форм, который может осуществляться путем:

• Взаимных сверок данных ответственными лицами;
• Периодических выборочных проверок;
• Сопоставления регистрационных данных с оригиналами документов.

Выявленные в ходе контроля неточности должны оперативно исправляться.

Особенности регистрации электронных документов

Регистрация электронных документов имеет свои особенности:

• Обязательна электронная подпись;
• Автоматическое присвоение регистрационного номера;
• Указание электронного адреса отправителя.

Эти особенности обусловлены безбумажным характером электронного документооборота.

формы документов государственной регистрации

Существуют типовые формы документов для государственной регистрации различных объектов: юридических лиц, прав на недвижимость, актов гражданского состояния и других. Использование таких форм является обязательным.

Хранение документов с регистрационными данными

Документы, прошедшие регистрацию, подлежат хранению. Сроки хранения зависят от вида документа и его значимости. Особо ценные документы хранятся постоянно.

Регистрационные формы (журналы, карточки) хранятся:

• Журналы - постоянно в архиве;
• Карточки - 3-5 лет, затем уничтожаются.

Регистрационные данные в СЭД хранятся в электронном виде с обеспечением резервного копирования.

Экспертиза ценности документов с регистрационными данными

Перед передачей в архив проводится экспертиза ценности документов, в ходе которой определяются:

• Степень важности информации;
• Необходимость дальнейшего хранения;
• Сроки хранения.

По ее итогам на документах проставляются соответствующие отметки и архивные шифры.

Организация оперативного поиска документов

Для быстрого поиска зарегистрированных документов используются:

• Регистрационный номер;
• Дата документа;
• Корреспондент;
• Тематические рубрики.

В СЭД реализован расширенный поиск по всем реквизитам, что ускоряет процесс.

Анализ эффективности системы регистрации документов

Для оценки эффективности регистрации проводят анализ:

• Скорости регистрации и поиска документов;
• Количества ошибок и неточностей;
• Трудозатрат на ведение регистрационных форм.

По его результатам оптимизируется система регистрации документов.