6-НДФЛ: как отразить больничный лист? Правила заполнения 6-НДФЛ

Больничный лист – неотъемлемая часть трудовых отношений. Рано или поздно бухгалтер сталкивается с вопросом: как правильно отразить больничный в форме 6-НДФЛ? В этой статье мы подробно разберем все тонкости и нюансы, чтобы вы точно знали, как действовать в любой ситуации.

Краткая история больничного в России

Впервые больничные листы появились в СССР в 20-х годах прошлого века. Сотрудники получили право на оплачиваемый отпуск по болезни. До этого рабочие могли рассчитывать лишь на поддержку профсоюзов и страховых касс.

С тех пор порядок оформления и оплаты больничного претерпел множество изменений. Самые значимые произошли в последние годы.

Электронные больничные с 2022 года

С 1 июля 2022 все больничные оформляются только в электронном виде. Бумажные листки нетрудоспособности ушли в прошлое. Теперь врачи выдают электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН).

Для работодателей это облегчает работу. Не нужно собирать и проверять бумажные больничные. Все данные автоматически поступают в ФСС. При необходимости работодатель может запросить ЭЛН в фонде.

Статистика по больничным в России

По данным ФСС в 2021 году было выдано 88 млн больничных на общую сумму 784 млрд рублей. В среднем 1 больничный длился 11 дней, а затраты работодателей составили 5,6 тыс. руб на один листок.

Чаще всего россияне болеют осенью и зимой. Летом количество заболеваний снижается.

Первые 3 дня оплачивает работодатель

Согласно законодательству, первые 3 дня больничного при общем сроке до 14 дней оплачивает работодатель.

Работник должен предоставить листок нетрудоспособности в первый день выхода на работу. Работодатель в течение 10 календарных дней должен оформить пособие по временной нетрудоспособности и выплатить его.

Далее оплачивает ФСС

Начиная с 4-го дня нетрудоспособности пособие выплачивает Фонд социального страхования. Работодателю нужно направить в ФСС данные о больничном в установленный срок.

Таким образом, работодатель выплачивает пособие только за первые 3 дня, остальное берет на себя ФСС.

Особенности открытых больничных

Если врач выдал открытый листок нетрудоспособности, который не закрыт к моменту выхода на работу, работодатель также выплачивает пособие за первые 3 дня.

Удаленные сотрудники

Если сотрудники работают удаленно, порядок выплаты больничных не меняется. Работодатель оплачивает первые 3 дня, далее ФСС.

НДФЛ с больничных в 2022-2023 годах

Больничные входят в перечень доходов, которые облагаются НДФЛ. Как правильно удержать и уплатить налог с больничных?

Ставка НДФЛ 13%

Пособия по больничным облагаются подоходным налогом по ставке 13%. Это стандартная ставка НДФЛ для физических лиц.

Сроки уплаты НДФЛ

НДФЛ с больничных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором производилась выплата. Например, если больничный выплачен 5 мая, НДФЛ перечисляется до 31 мая.

Ответственность за нарушения с НДФЛ

За неудержание или несвоевременную уплату НДФЛ с больничных работодателю грозит штраф 20% от суммы, подлежащей уплате.

НДФЛ с переходящих больничных

Если больничный переходит с декабря 2022 года на январь 2023 года, НДФЛ удерживается и перечисляется по общим правилам. Дата получения дохода не влияет.

Отражение больничных в 6-НДФЛ

Посмотрим, как конкретно отразить больничные листы в форме 6-НДФЛ в 2022 и 2023 годах.

• Порядок заполнения 6-НДФЛ за 2022 год

В 6-НДФЛ за 2022 год больничный отражается в том периоде, когда фактически была осуществлена выплата.

Например, если больничный выплачен в ноябре 2022 года, его нужно включить в 6-НДФЛ за 3 квартал.

Новые правила заполнения 6-НДФЛ с 2023 года

С 2023 года изменился порядок заполнения 6-НДФЛ. Теперь больничный включают в тот период, когда производилось удержание НДФЛ.

Допустим, НДФЛ удержан в январе 2023 года. Значит, больничный надо отразить в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года.

Пример заполнения 6-НДФЛ с больничными

Рассмотрим конкретный пример, как отразить в 6-НДФЛ больничный лист за ноябрь 2022 года при выплате пособия в декабре 2022 года.

В 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года эти данные включаются в раздел 2. В разделе 1 указывается только НДФЛ, перечисленный в декабре 2022 года.

Особенности переходящих больничных

"Переходящие" больничные, которые оплачиваются в разных отчетных периодах, отражаются в 6-НДФЛ отдельно за тот период, когда была произведена выплата.

Больничные в налоговом и бухгалтерском учете

Кроме 6-НДФЛ больничные влияют на другие аспекты налогового и бухгалтерского учета.

• Влияние на налог на прибыль организаций

Суммы больничных, оплаченных за счет работодателя, можно включить в расходы, уменьшающие налог на прибыль.

Если организация доплачивает к больничному до среднего заработка, такая доплата тоже учитывается в расходах, если есть соответствующие нормы в колдоговоре.

• Больничные и страховые взносы

С сумм больничных страховые взносы работодателем не начисляются и не уплачиваются.

• Отражение в бухучете

В бухгалтерском учете пособия по больничным отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию".

Начисленный НДФЛ отражается по дебету счета 69 и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Актуальные вопросы по больничным

Рассмотрим некоторые актуальные вопросы, которые возникают у бухгалтеров при работе с больничными в 2022-2023 годах.

• Больничные для ИП и самозанятых

Для индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан действует упрощенный порядок оформления больничных. Они могут открыть электронный лист нетрудоспособности через личный кабинет на сайте ФСС.

Пособие ИП и самозанятым выплачивает ФСС со 2-го дня нетрудоспособности.

• Особенности удаленных больничных

При удаленной работе сотрудники также оформляют электронный лист нетрудоспособности. Работодатель вправе проверить обоснованность выдачи такого больничного.

Оплата больничных для удаленщиков осуществляется по общим правилам.

• Типичные ошибки с больничными

Одна из распространенных ошибок - несоблюдение сроков предоставления сведений о больничных в ФСС. Это влечет штрафы.

Также нередки случаи неправильного расчета пособий, например, при неполном рабочем дне в организации.

Вопросы и ответы по больничным

Вопрос: Можно ли уволить сотрудника, если он слишком часто болеет?

Ответ: Да, если работник часто и длительно болеет, это может стать основанием для увольнения по инициативе работодателя. Но в каждом конкретном случае нужно оценивать обстоятельства.

Вопрос: Как быть, если сотрудник не предоставил больничный вовремя?

Ответ: В таком случае дни нетрудоспособности могут считаться прогулом. Но если есть уважительные причины, работодатель может принять больничный и оплатить его.

Полезные советы по работе с больничными

Дадим несколько полезных советов для бухгалтеров, которые помогут избежать ошибок при работе с больничными.

• Порядок приема больничных от сотрудников

Разработайте в организации четкий регламент приема и регистрации больничных листов от сотрудников. Это позволит избежать накладок и пропусков.

• Контроль правильности оформления

Проверяйте корректность заполнения данных в больничных листах, чтобы минимизировать риск отказа ФСС в выплате пособий.

• Систематизация данных по больничным

Сводите всю информацию о больничных сотрудников в одну таблицу или файл. Это упростит работу с данными.

• Избегайте типичных ошибок

Внимательно перепроверяйте расчеты пособий, соблюдайте сроки уплаты НДФЛ и отчетности в ФСС. Так вы исключите распространенные ошибки по больничным.