Телефонизация офиса: особенности, требования и рекомендации

Телефонная связь - неотъемлемая часть работы любого офиса. Как грамотно организовать телефонию, чтобы повысить эффективность бизнеса? В этой статье мы рассмотрим все аспекты телефонизации офиса.

1. Виды телефонной связи в офисе

Существует несколько основных видов организации телефонной связи в офисе:

• Аналоговая телефонная связь
• Цифровая телефонная связь
• IP-телефония
• Гибридные системы

Аналоговая телефонная связь

Аналоговая телефония использует непрерывный электрический сигнал для передачи голоса по проводным телефонным линиям. Для организации офисной АТС применяют аналоговые мини-АТС различной емкости.

Преимущества аналоговой связи:

• Простота подключения и эксплуатации
• Надежность работы
• Низкая стоимость оборудования

Недостатки:

• Высокая стоимость междугородних и международных звонков
• Ограниченное количество одновременных звонков
• Сложность масштабирования при росте компании

Цифровая телефонная связь

Цифровая телефония преобразует аналоговый сигнал в цифровой код для передачи по выделенным цифровым каналам связи. Используют цифровые (электронные) АТС большой емкости.

Преимущества:

• Высокое качество связи
• Большое число абонентов и телефонных линий
• Легкость управления и администрирования

Недостатки:

• Высокая стоимость оборудования
• Сложность подключения и настройки
• Зависимость от оператора связи

IP-телефония

IP-телефония использует цифровую передачу голоса через сеть Интернет. Для этого голос кодируется в IP-пакеты и передается по протоколу IP.

Преимущества IP-телефонии:

• Низкая стоимость междугородних и международных звонков
• Гибкость и масштабируемость
• Расширенные возможности и сервисы

Недостатки:

• Зависимость от качества интернет-соединения
• Более высокая стоимость оборудования
• Необходимость настройки QoS

Гибридные системы

Гибридная телефония объединяет в себе элементы традиционной аналоговой телефонии и IP-телефонии. Это позволяет использовать преимущества обоих решений.

Преимущества гибридных систем:

• Совместимость с аналоговыми телефонами и факсами
• Низкая стоимость внутренней связи
• Расширенные возможности IP-телефонии

К недостаткам можно отнести сложность настройки и более высокую стоимость по сравнению с чисто аналоговыми АТС.

2. Выбор типа АТС

После определения вида телефонной связи, необходимо выбрать конкретный тип АТС. Рассмотрим основные варианты.

Виды АТС

Существует 3 основных типа АТС для офиса:

1. Мини-АТС
2. Офисная (корпоративная) АТС
3. Виртуальная АТС

Разберем подробнее каждый из вариантов.

Функции и возможности АТС

При выборе АТС необходимо обратить внимание на следующие функциональные возможности:

• Количество подключаемых внутренних абонентов
• Количество внешних линий
• Наличие АОН и АВН
• IVR (голосовое меню)
• Очереди вызовов и группы операторов
• Запись разговоров
• Интеграция с CRM и ПО

Чем больше возможностей предоставляет АТС, тем легче настроить удобную маршрутизацию вызовов и автоматизировать работу.

Критерии выбора АТС

Основные критерии выбора телефонной станции для офиса:

• Требуемое количество абонентов и телефонных линий
• Необходимый функционал АТС
• Стоимость оборудования и лицензий
• Стоимость установки и настройки
• Расходы на обслуживание
• Возможность масштабирования

Рекомендации по подбору АТС

Для небольших офисов оптимальным решением станут недорогие мини-АТС с ограниченным функционалом.

Крупным компаниям имеет смысл рассмотреть масштабируемые IP-АТС или гибридные АТС с расширенными возможностями.

Виртуальная АТС хорошо подойдет для стартапов и удаленных сотрудников благодаря гибкости и низким начальным вложениям.

3. Выбор телефонных номеров

Помимо типа АТС, важно выбрать подходящие телефонные номера. Рассмотрим основные варианты.

Виды телефонных номеров

Для офиса можно выбрать:

• Городские номера
• Федеральные номера
• Номера 8-800 (бесплатные звонки)
• Многоканальные номера

Каждый тип номера имеет свои особенности.

Особенности разных типов номеров

Городские номера удобны для работы в конкретном регионе и создания локального бренда.

Федеральные номера позволяют принимать звонки со всей России за местный тариф.

Номера 8-800 привлекают клиентов возможностью бесплатных звонков.

Многоканальные номера дают возможность обрабатывать большой поток входящих вызовов.

Критерии выбора номера

При выборе номеров учитывают:

• Охват аудитории
• Возможность запоминания номера
• Стоимость подключения
• Ежемесячную абонентскую плату
• Стоимость входящих звонков

Рекомендации по подбору номеров для офиса

Для компаний, работающих с местными клиентами, оптимальны городские номера.

Федеральные номера подойдут для бизнесов федерального масштаба.

Номера 8-800 эффективны для интернет-магазинов и кол-центров.

Телемаркетингу и IT-компаниям имеет смысл рассмотреть многоканальные номера.

4. Выбор оборудования

Телефонизация офиса невозможна без соответствующего оборудования. Рассмотрим основные виды устройств для организации офисной телефонии.

Телефонные аппараты

Для совершения и приема звонков в офисе используются:

• Проводные телефонные аппараты
• Беспроводные телефоны (для офисов с Wi-Fi)
• Мобильные телефоны
• Программные телефоны (софтфоны)

Проводные аппараты обеспечивают стабильную связь и простоту подключения. Беспроводные телефоны удобны для офисов с Wi-Fi покрытием. Софтфоны позволяют совершать дешевые звонки через ПК. Мобильные телефоны обеспечивают мобильность сотрудников.

Абонентские пункты и шлюзы

Для соединения аналоговых телефонов с IP-АТС используются:

• Абонентские шлюзы FXS
• Абонентские пункты FXO

Шлюзы FXS подключают обычные телефоны и факсы в IP-сеть. Пункты FXO соединяют IP-АТС с телефонной линией.

Дополнительное оборудование

Для расширения возможностей офисной телефонии применяют:

• Гарнитуры и наушники
• Автосекретари и голосовые меню
• Оборудование для конференц-связи

Гарнитуры повышают удобство при частых и продолжительных звонках. Автосекретари разгружают операторов. Оборудование для конференций упрощает проведение совещаний.

Рекомендации по выбору оборудования для офиса

Для небольших офисов достаточно базовых проводных телефонов и шлюзов для подключения АТС.

В крупных компаниях стоит рассмотреть специализированные IP-АТС, многофункциональные телефонные аппараты, гарнитуры и оборудование для конференц-связи.

5. Проектирование структурированной кабельной сети

Телефонизация офиса требует создания структурированной кабельной сети (СКС) для соединения всех устройств.

Этапы проектирования СКС

Проектирование СКС включает:

1. Обследование помещений
2. Планирование топологии
3. Расчет потребностей в кабелях и портах
4. Выбор оборудования и элементов крепления
5. Разработку схемы прокладки кабеля

Правильное проектирование СКС - залог надежной и бесперебойной работы офисной телефонии.

Выбор типа кабеля

Для прокладки СКС используются:

• Витая пара категории 5e и выше
• Оптический кабель

Витая пара подходит для офисов площадью до 1000 м². Оптика используется на больших площадях и для соединения зданий.

Разводка кабельных линий

Существует три способа разводки кабеля:

1. Открытая прокладка по стенам и потолку
2. Закрытая прокладка в кабель-каналах
3. Скрытая прокладка в подвесных потолках, штрабах и коробах

Открытая прокладка проще и дешевле, но нарушает интерьер. Скрытая разводка эстетичнее, но требует строительных работ.

6. Телефонизация офиса за 1 день

Многие компании предлагают организовать телефонизацию офиса всего за 1 рабочий день. Как это возможно?

Этапы быстрой телефонизации

Быстрая телефонизация офиса включает:

1. Заключение договора
2. Доставка оборудования
3. Монтаж и настройка АТС
4. Тестирование
5. Обучение персонала

Все работы выполняются в течение рабочего дня бригадой из 2-3 человек.

Как сэкономить время

Возможности ускорения телефонизации офиса:

• Использование готовых решений
• Установка Wi-Fi IP-телефонов
• Применение виртуальной АТС
• Удаленная настройка через интернет

Готовые решения и виртуальная АТС позволяют сократить время настройки. Беспроводные телефоны ускоряют монтаж. Удаленный доступ упрощает администрирование.

7. Инструкция по телефонизации офиса

Рассмотрим пошаговую инструкцию по телефонизации офиса.

Этапы телефонизации

Поэтапная телефонизация офиса:

1. Выбор оператора связи
2. Заключение договора
3. Получение SIM-карт или номеров
4. Приобретение и настройка оборудования
5. Монтаж и подключение устройств
6. Настройка АТС и групп пользователей
7. Тестирование и исправление проблем
8. Обучение сотрудников

Рекомендации по телефонизации

Рекомендации для успешной телефонизации офиса:

• Подбирать надежного оператора связи
• Выделять достаточное время на монтаж и настройку
• Тестировать систему и устранять недочеты
• Проводить обучение сотрудников

Следуя этим советам, вы без проблем организуете телефонизацию офиса и настроите удобную систему для связи.