Номер кассового чека: где указан и как использовать

Кассовый чек является важнейшим документом, подтверждающим факт покупки товара или оказания услуги. Без корректно оформленного чека покупатель не сможет вернуть товар или отстоять свои права в случае возникновения спорной ситуации с продавцом. Для предпринимателя чек - это способ легально оформить сделку и избежать претензий налоговых органов. Поэтому знание требований к реквизитам чека, в том числе к его номеру, крайне важно как для продавцов, так и для покупателей.

Обязательные реквизиты кассового чека

Кассовый чек представляет собой документ установленной формы, который выдается контрольно-кассовой техникой (ККТ) на бумажном носителе или в электронном виде при осуществлении расчетов.

Основные требования к реквизитам чека установлены Федеральным законом No 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». В частности, в статье 4.7 Закона указано, что в кассовом чеке должны присутствовать:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации-продавца;
• ИНН продавца;
• признак расчета (получение средств от покупателя или возврат);
• наименование товаров, работ, услуг;
• стоимость товаров, работ, услуг с учетом скидок и наценок;
• стоимость с учетом налогов;
• форма расчета (наличными или электронными);
• должность и ФИО кассира;
• и другие реквизиты.

Более детальные требования к реквизитам чеков прописаны в Приказе ФНС России НоЕД-7-20/662@ от 14.09.2020 г. В нем указаны форматы представления информации, требования к размеру полей и шрифтов.

Дополнительные обязательные реквизиты могут потребоваться для чеков по отдельным видам товаров и операций. Например, для алкогольной и табачной продукции указываются штрихкоды, для маркированных товаров - коды маркировки.

Номер кассового чека и его значение

Где указан номер кассового чека? Согласно действующему законодательству, у кассового чека есть два обязательных номера - номер чека за смену и номер фискального документа (номер ФД).

Номер чека за смену - это порядковый номер, присваиваемый каждому чеку в рамках одной смены работы ККТ. Он начинается с 1 и увеличивается на 1 при печати каждого последующего чека. Нумерация обнуляется при открытии новой смены.

Номер ФД является уникальным идентификатором чека, не повторяющимся на протяжении всего срока службы фискального накопителя ККТ. Он присваивается каждому фискальному документу (чеку, отчету, корректировке) в порядке возрастания.

Номер ФД позволяет однозначно идентифицировать каждый чек при передаче данных в налоговые органы. А номер чека за смену нужен для внутреннего учета в организации, а также для поиска документа покупателем.

Место номера чека в документе

Расположение номера чека в документе законодательно не регламентировано. На практике номер чека за смену обычно находится в начале документа, сразу после реквизитов организации. А номер ФД, как правило, указывается в самом конце чека перед штрих-кодами.

Номер чека за смену можно найти по надписям "No", "# " или "Номер чека". А номер ФД обозначается буквами "ФД" и цифрами.

Например:

Как видно из примеров, номера чеков могут располагаться в разных местах документа. Главное, чтобы оба номера присутствовали.

В электронном чеке номер ФД является единственным обязательным номером. Номер чека за смену в электронном формате не требуется.

Проверка подлинности кассового чека

Проверить подлинность полученного кассового чека можно несколькими способами.

1. С помощью мобильного приложения ФНС "Проверка чека". Для этого нужно отсканировать QR-код на чеке.
2. На сайте ФНС в разделе "Проверка чека". Потребуется вручную ввести номер ФД, номер фискального накопителя и фискальный признак документа.
3. На сайте оператора фискальных данных, обслуживающего ККТ продавца. Также потребуется ввод номеров вручную.

Если по результатам проверки выявлены нарушения, следует обратиться к продавцу для разъяснения ситуации, а при необходимости - в контролирующие органы.

Проверка чеков нужна:

• Покупателю - чтобы убедиться в подлинности чека.
• Продавцу - для контроля работы ККТ.
• Налоговым органам - для выявления нарушений в применении ККТ.

Поэтому рекомендуется сохранять чеки после совершения покупок и периодически проверять их.

Восстановление номера утерянного или испорченного чека

Если чек утерян или испорчен, то для восстановления его номера необходимо:

1. Обратиться к продавцу и описать ему ситуацию.
2. Указать известные реквизиты покупки: дату, время, сумму, наименование товара.
3. Попросить продавца найти чек по имеющимся данным и восстановить номер.

ККТ хранит информацию о платежах в течение 30 дней. За это время восстановить номер чека обычно не составляет труда.

Если номер чека виден, но частично испорчен, процесс восстановления упрощается, так как по остальным реквизитам чека его можно найти в базе ККТ.

Сохраняйте чеки после покупок, чтобы при необходимости можно было восстановить утерянный номер!

Ответственность за нарушение правил оформления чека

За нарушение правил оформления кассовых чеков для организаций и индивидуальных предпринимателей предусмотрены штрафы.

Наиболее распространенные нарушения:

• Отсутствие обязательных реквизитов в чеке
• Некорректное заполнение реквизитов
• Невыдача чека покупателю

Рекомендации по хранению и использованию кассовых чеков

Чтобы избежать проблем при возврате товаров и разрешении спорных ситуаций, покупателям рекомендуется:

• Всегда требовать чек и проверять наличие обязательных реквизитов.
• Сохранять чеки после совершения покупок.
• Периодически проверять подлинность чеков онлайн.

Продавцам также важно:

• Регулярно проводить техобслуживание ККТ.
• Контролировать корректную нумерацию чеков.
• Хранить все выданные чеки в течение 5 лет.

Для удобства можно использовать специальные сервисы для хранения и учета чеков. Это поможет быстрее найти нужный чек при необходимости.

Пример чеков-бланков различных организаций

Чеки-бланки могут различаться в зависимости от вида деятельности компании и используемого программного обеспечения ККТ. Рассмотрим примеры.

В чеке розничного магазина подробно расписан ассортимент и указаны цены каждой позиции.

В кафе чек выдается с расшифровкой заказа по наименованиям блюд и их количеству.

В чеке службы такси указывается стоимость поездки, пройденное расстояние, время.

Как видно из примеров, чеки могут существенно отличаться по содержанию, но обязательные реквизиты присутствуют во всех случаях.

Где указан номер кассового чека. Расшифровка данных на чеке ФН

На кассовом чеке в самом низу обычно располагается строка, начинающаяся с ФН. Она содержит служебную информацию, важную для налоговых органов.

Расшифровка данных ФН на чеке:

• ФН - фискальный накопитель, идентификатор ККТ.
• ФД - фискальный документ, уникальный номер чека.
• ФП - фискальный признак документа, контрольная сумма чека.
• ШФД - шифрование фискальных данных, признак безопасности.

Эти данные формируются ККТ автоматически и позволяют налоговикам проверить законность чека и достоверность информации в нем.

Автоматизация работы с фискальными чеками

Для упрощения работы с чеками можно использовать специальные программные решения, позволяющие:

• Формировать и печатать чеки на ККТ.
• Передавать данные чеков в ФНС через ОФД.
• Хранить электронные копии выданных чеков.
• Быстро искать чек по номеру или реквизитам.
• Формировать отчеты по чекам за период.

Такие системы значительно упрощают работу с чеками для предпринимателей и экономят время персонала.

Использование кассовых чеков для налоговых вычетов

Кассовые чеки могут использоваться физическими лицами для получения налоговых вычетов. Например, при оплате обучения, лечения, покупке лекарств и т.д.

Для этого необходимо:

1. Сохранить оригиналы или копии чеков.
2. Проверить чеки на подлинность через сервисы ФНС.
3. Указать перечень чеков и общую сумму в налоговой декларации.

Важно, чтобы в чеке были указаны ИНН, наименование организации и вид услуги. Также рекомендуется сохранять договоры на оказание услуг.

Порядок хранения кассовых чеков

Согласно законодательству, организации обязаны хранить первичные учетные документы, в том числе кассовые чеки, в течение 5 лет.

Рекомендуется соблюдать следующий порядок хранения:

• Раз в месяц формировать реестр выданных чеков.
• Подшивать чеки в папки в хронологическом порядке.
• Хранить в сухом помещении, исключающем повреждение.
• По истечении срока уничтожать с составлением акта.

Также можно использовать электронный архив чеков. Главное - обеспечить сохранность данных в течение 5 лет.

Как вернуть товар по чеку без указания цены

Иногда в чеке не указана цена товара, например, если продавец освобожден от применения ККТ. В таком случае при возврате товара рекомендуется:

1. Предъявить чек продавцу.
2. Указать наименование и дату покупки товара.
3. Предоставить товарный чек, если был выдан.
4. При отсутствии цены в чеке сослаться на Закон о защите прав потребителей.

Согласно закону, возврат возможен без документа, подтверждающего цену, если есть свидетели покупки. Поэтому продавец не может отказать в возврате только на основании отсутствия цены.