Пример гарантийного письма: правила составления и оформления
Гарантийные письма - распространенный инструмент ведения бизнеса. Но не все знают тонкости их правильного составления. Давайте разберемся.
Что такое гарантийное письмо и зачем оно нужно
Гарантийное письмо - это документ, подтверждающий намерение компании или индивидуального предпринимателя выполнить определенные обязательства.
Отличие от других видов гарантий (банковских, поручительства) в том, что автор гарантирует исполнение собственных, а не чужих обязательств.
Такие письма используются в следующих ситуациях:
- Подтверждение намерения погасить задолженность
- Гарантия поставки товара или выполнения работ к определенному сроку
- Подтверждение возможности предоставить офис в аренду для регистрации компании
Гарантийные письма нужны для повышения доверия между контрагентами, подтверждения серьезности намерений.
Требования к оформлению гарантийного письма
Хотя законодательно требования не прописаны, сложились определенные правила оформления гарантийных писем.
Обязательные реквизиты
- Наименование компании
- Адрес местонахождения
- Контактные данные
- Подпись уполномоченного лица
Правила оформления бланка
Рекомендуется использовать официальный фирменный бланк с реквизитами, напечатанными типографским способом.
Это придает письму больший вес.
Требования к подписанту
Гарантийное письмо должен подписывать руководитель или лицо, имеющее доверенность на заключение договоров от лица компании.
Иначе письмо может быть признано недействительным.
Пример гарантийного письма
Рассмотрим конкретный пример гарантийного письма с правильным оформлением.
Реквизиты и структура
Письмо оформлено на фирменном бланке с указанием всех обязательных реквизитов компании:
- Полное наименование
- Юридический и фактический адрес
- ИНН, КПП, ОГРН
- Контактные телефоны
Текст письма начинается с указания вида документа:
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Далее идут сведения об адресате письма и само содержание - суть обязательства, которое берет на себя подписант.
В конце - подпись генерального директора, расшифровка подписи и печать.
Формулировки обязательств
В тексте используется слово "гарантируем", чтобы обозначить прямое обязательство выполнить определенное действие:
Настоящим ООО "Пример" гарантирует ООО "Партнер" оплату задолженности в размере 500 000 рублей не позднее 20.12.2023 г.
Ошибки при составлении гарантийного письма
Несмотря на кажущуюся простоту, при написании гарантийных писем часто допускаются типовые ошибки.
Неправильный подписант
Документ должен быть подписан руководителем компании или лицом, имеющим соответствующие полномочия. Иначе юридической силы оно не имеет.
Отсутствие идентификации автора
На бланке и в реквизитах должно быть достаточно данных, чтобы точно определить отправителя письма: ОГРН, ИНН, юридический адрес.
Некорректные формулировки
В тексте нельзя использовать расплывчатые формулировки типа "намереваемся", "планируем". Необходимы четкие обязательства с указанием сроков.
Последствия ошибок
Ошибки могут привести к тому, что письмо будет признано недействительным и не сможет использоваться как доказательство в суде.
Рекомендации по предотвращению
- Проверить полномочия подписанта
- Указать все необходимые реквизиты компании
- Использовать слово "гарантируем" и конкретные обязательства
Пример заполнения гарантийного письма
Рассмотрим пошаговое заполнение шаблона гарантийного письма.
Шаг 1. Выбор бланка
Лучше использовать официальный фирменный бланк компании. Если его нет - можно взять простой лист формата А4.
Шаг 2. Указание реквизитов
Необходимо разместить на бланке следующие данные:
- Полное наименование фирмы
- Юридический и фактический адреса
- ИНН, КПП, ОГРН
- Контактные телефоны и электронная почта
Шаг 3. Заголовок письма
Посередине листа над основным текстом указываем "Гарантийное письмо".
Шаг 4. Адресат
Указываем полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, которому адресовано письмо.
Шаг 5. Текст обязательств
Формулируем прямое обязательство выполнить определенное действие к конкретному сроку. Используем слова "гарантируем", "обязуемся" и т.д.
Шаг 6. Подпись
Письмо подписывает руководитель организации или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия на основании доверенности.
Шаг 7. Расшифровка подписи
Под подписью разборчиво указываем ФИО лица, подписавшего письмо.
Шаг 8. Печать
Ставим печать организации. Если печати нет - этот шаг можно пропустить.
Гарантийное письмо в судебной практике
Гарантийное письмо может фигурировать в качестве доказательства при рассмотрении споров в арбитражном суде.
Значение как доказательства
Гарантийное письмо - это письменное подтверждение наличия у организации определенных обязательств. Поэтому суд принимает такие письма в качестве доказательств.