Как правильно заполнить м 2 доверенность на получение материальных ценностей: руководство и типичные ошибки

Доверенности на получение материальных ценностей - распространенный документ в бизнесе. Но не все знают тонкости их правильного оформления. Узнайте, как грамотно составить доверенность по форме М-2, чтобы избежать проблем с получением товаров.

Общие требования к доверенности по форме М-2

Доверенность по форме М-2 - это стандартный документ, который выдается организацией или ИП для получения материальных ценностей. Он имеет унифицированный бланк и строгие правила заполнения.

Доверенности по форме М-2 выдаются сроком не более 15 дней, в исключительных случаях - до 1 месяца.

Рассмотрим основные требования к таким доверенностям:

• Выдавать доверенность по форме М-2 можно только штатным сотрудникам организации-доверителя;
• Доверенность составляется в единственном экземпляре с отрывным талоном;
• Должна содержать обязательные реквизиты: дата, данные доверителя и представителя, подпись руководителя;

Порядок заполнения лицевой стороны доверенности формы М-2

Лицевая сторона доверенности формы М-2 разделена на два блока. Рассмотрим, какие данные нужно указывать в каждом из них.

Левый блок лицевой стороны

В левой части доверенности указывают следующие сведения:

1. Наименование организации-доверителя;
2. ФИО, должность, паспортные данные представителя;
3. Срок действия доверенности.

Этот блок после заполнения доверенность отрывают по пунктиру и оставляют для учета выданных доверенностей.

Правый блок лицевой стороны

В правом блоке указывают:

• Данные доверителя;
• Подпись руководителя;
• Печать организации-доверителя.

Эту часть вместе с оборотной стороной доверенности передают представителю.

Как правильно заполнить оборотную сторону формы М-2

На обороте доверенность содержит таблицу, куда вносят:

• Перечень материальных ценностей для получения;
• Их количество в соответствующих единицах измерения.

Также на обороте указывают реквизиты документов, по которым эти ценности передаются (договоры, накладные, счета и т.д.).

Внизу оборотной стороны доверенности ставят подписи представителя, руководителя и главного бухгалтера организации-доверителя.

Таким образом, стандартная форма М-2 имеет четкую структуру заполнения для обеспечения учета и контроля выданных доверенностей в организации.

Кто имеет право подписывать доверенность формы М-2

Доверенность по форме М-2 должна быть подписана руководителем организации-доверителя или лицом, имеющим на это право согласно приказу и доверенности. Также обязательна подпись главного бухгалтера.

Если в момент оформления доверенности нет возможности поставить подпись главного бухгалтера, то:

1. На это время назначают исполняющего обязанности ГБ;
2. ИО главбуха ставит подпись в доверенности вместо основного.

Нужно ли ставить печать на доверенности формы М-2

Хотя по закону печать организации-доверителя не является обязательным реквизитом для доверенности, на практике большинство контрагентов требуют ее наличие на документе.

Рекомендуется ставить печать на доверенность формы М-2, чтобы избежать вопросов при получении материальных ценностей.

Порядок передачи оформленной доверенности представителю

Готовую доверенность по форме М-2 передают представителю под подпись с указанием даты в журнале регистрации таких доверенностей. Журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью организации.

При передаче доверенности:

• Представитель расписывается в журнале регистрации;
• Ему выдают отрывной талон с указанием срока действия доверенности.

Учет и хранение доверенностей формы М-2 после истечения срока

После того, как срок действия доверенности формы М-2 закончился, ее отрывной корешок сшивают с остальными отработанными доверенностями.

Такие сшитые корешки хранятся в течение установленного срока, но не менее 5 лет. После можно направить на уничтожение по акту.

Ответственность за нарушение правил оформления доверенности формы М-2

Если доверенность по форме М-2 заполнена с нарушением установленных правил, контрагент может отказать в выдаче материальных ценностей представителю.

Кроме того, к организации-доверителю могут быть применены следующие меры ответственности:

• Административный штраф;
• Уплата налога на добавленную стоимость, если передача ценностей облагается НДС;
• Возможность признания сделки недействительной.

Особенности доверенности формы М-2 в электронном виде

Помимо доверенности на бумажном бланке, оформить ее можно и в электронном виде, при соблюдении определенных условий:

• Наличие электронного документооборота между организациями;
• ЭЦП электронной доверенности;
• Согласие контрагента принимать такие документы.

При передаче электронной формы М-2 также ведется журнал учета и регистрации.

Когда доверенность формы М-2 не требуется

Доверенность на получение материальных ценностей по форме М-2 не оформляют в следующих случаях:

1. Товары получает лично руководитель или ИП;
2. Отдельно оговорено в договоре с контрагентом условие о получении без доверенности.

Однако даже при отсутствии письменной доверенности необходимо устно уведомить поставщика о лице, которое будет получать товар, и его данных.

Альтернативы доверенности формы М-2

Если по каким-то причинам использование стандартной формы М-2 невозможно или неудобно, существуют следующие альтернативные варианты на получение материальных ценностей:

• Доверенность в свободной форме;
• Доверенность по форме М-2а (при массовых отгрузках);
• Указание получателя прямо в договоре поставки.

Главное при этом – документально подтвердить полномочия лица, которое будет получать товары по сделке.

Рекомендации по заполнению формы М-2

Чтобы избежать проблем при использовании доверенности на получение материальных ценностей, рекомендуется:

1. Проверять актуальность бланка формы М-2;
2. Заполнять доверенность без помарок и исправлений;
3. Следить за сроком действия доверенности;
4. Периодически обновлять образцы подписей в документе.

Соблюдение этих несложных рекомендаций позволит избежать вопросов при работе с контрагентами.