Номенклатурный номер: справочник и классификация
Номенклатурный номер представляет собой уникальный код, присваиваемый каждому наименованию материально-производственных запасов (МПЗ) организации. Он играет важнейшую роль в организации складского и бухгалтерского учета, позволяя быстро идентифицировать конкретный объект среди всего многообразия ТМЦ.
Понятие номенклатурного номера
Номенклатурный номер представляет собой постоянное цифровое, буквенное или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому наименованию материала, продукции, товара, под которым они внесены в номенклатурный перечень .
Под номенклатурой понимается систематизированный перечень наименований ТМЦ с указанием их отличительных признаков:
- единицы измерения
- артикулы
- сорта
- марки
- типоразмеры
Если в номенклатуре указаны учетные цены, она обычно называется номенклатурой-ценником .
Структура номенклатурного номера
Структура номенклатурного номера ТМЦ может иметь следующий вид:
- первые две цифры – номер синтетического счета
- третья – номер субсчета
- четвертая – группа ценностей
- пятая – подгруппа
- остальные цифры и буквы – характеристика ТМЦ (сорт, марка, размер и т.п.)
Например, номенклатурный номер 105631271АА1 можно интерпретировать следующим образом:
- 10 – счет 10 "Материалы"
- 5 – субсчет "Сырье и материалы"
- 63 – группа "Металлопрокат"
- 127 – подгруппа "Листовой прокат"
- 1АА1 – конкретный вид металлопроката (сорт стали, толщина листа и т.п.)
Такая структура номенклатурного номера позволяет быстро определить, к какой группе относится тот или иной материал.
Использование в складском учете
В складском учете номенклатурный номер играет ключевую роль, поскольку на основании номенклатурного справочника (перечня) организуется аналитический учет всех материалов.
На каждый номенклатурный номер открывается отдельный лицевой счет в книгах складского учета. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и номенклатурные номера. В лицевом счете фиксируется вся информация о движении определенного вида материалов:
- наименование
- единица измерения
- цена
- остатки на начало и конец периода
- обороты по поступлению и списанию
Номенклатурный номер обязательно указывается во всех первичных документах по движению материалов (накладных, актах и т.д.), что позволяет быстро и правильно отразить каждую операцию по соответствующему лицевому счету.
Таким образом, использование номенклатурных номеров является основой организации складского учета в любой компании.
Использование в бухгалтерском учете МПЗ
В бухгалтерском учете номенклатурный номер также играет важную роль. С введением в действие ПБУ 5/01 разрешено использовать в качестве единицы учета МПЗ не только номенклатурный номер, но и партию товара, однородную группу и т.п. Выбор зависит от характера МПЗ и порядка их движения.
Однако в любом случае номенклатурный номер остается одним из основных идентификаторов видов запасов. Он используется для оценки МПЗ одним из методов:
- по себестоимости каждой единицы
- по средней себестоимости
- ФИФО
- ЛИФО
Особенности применения для готовой продукции
Для готовой продукции, которая предназначена для продажи, также используются номенклатурные номера. Это позволяет организовать аналитический учет продукции по конкретным наименованиям, сортам, размерам.
Номенклатурный номер готовой продукции обычно включает:
- код вида продукции (изделия)
- артикул, характеризующий конструктивные особенности
- код цвета, фасона и т.д.
Например: 4210013724БЖ - стул офисный модели "Люкс" с синей обивкой.
Особенности применения для товаров
Для учета товаров, приобретаемых для дальнейшей перепродажи, номенклатурные номера формируются по другим правилам. В номере обычно отражаются:
- код поставщика (2 цифры)
- код группы товаров (2 цифры)
- порядковый номер товара в группе (3-5 цифр)
То есть товары группируются по видам и по поставщикам для удобства анализа. Например: 0123007 - мобильный телефон Samsung модели X, седьмой по счету у первого поставщика.
Особенности при конфигурировании продукции
При использовании технологий конфигурирования продукции под заказ также применяются определенные правила формирования номенклатурного номера.
В номер конфигурации могут входить:
- номер шаблона продукта
- коды активных опций (аналитик)
- разделители
- атрибуты компонентов.
Стандартизация номенклатурных номеров
Для удобства взаимодействия между предприятиями целесообразно использовать унифицированные системы кодирования номенклатурных номеров на основе государственных или отраслевых стандартов.
Например, в России действует Государственный классификатор продукции (ГКП), представляющий собой систематизированный свод кодов и наименований продукции (работ, услуг).
Использование кодов ГКП в структуре номенклатурных номеров облегчает идентификацию продукции при межотраслевом взаимодействии, сопоставление данных в информационных системах и т.д.
Автоматическая генерация номенклатурных номеров
В условиях большой номенклатуры ТМЦ процесс присвоения уникальных номенклатурных номеров может быть трудоемким. Поэтому целесообразно использовать автоматизированные системы.
Системы класса ERP, MES, PLM, СЭД и другие позволяют настроить правила генерации номенклатурных номеров в соответствии с принятыми в компании стандартами. Это повышает оперативность учета и снижает вероятность ошибок.
Интеграция номенклатурных справочников
Для комплексной автоматизации управления предприятием важно организовать интеграцию номенклатурных справочников между различными информационными системами.
Это позволяет исключить дублирование данных, повысить достоверность учета и оперативность обмена информацией между подразделениями компании.
Для решения задач интеграции применяются различные технологии: репликация данных, обмен через файлы данных, использование единого централизованного справочника.