Образцы протоколов заседаний комиссий: как правильно оформить и что включить

Протоколы заседаний комиссий - скучная формальность или важный рабочий документ? Читайте нашу статью, чтобы разобраться в тонкостях оформления этих бумаг и использовать протоколы с максимальной пользой для дела! Узнайте, какие секреты скрывает кажущаяся простой форма протокола.

Назначение и функции протоколов заседаний

Протокол заседания комиссии - это официальный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов повестки дня на заседании комиссии и принятые решения.

Основные функции протокола заседания:

• юридическое закрепление решений комиссии;
• распределение обязанностей и определение ответственных лиц;
• контроль исполнения поручений;
• разрешение разногласий при исполнении решений.

Протоколы бывают развернутые - с детализацией хода обсуждения, и сокращенные - только с решениями. Форма протокола зависит от вида комиссии.

Требования к оформлению протоколов

Любой протокол заседания комиссии должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование вида документа;
2. дата и номер протокола;
3. список присутствующих членов комиссии;
4. повестка дня;
5. текст с решениями;
6. подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания комиссии. Нумерация протоколов ведется отдельно для каждого вида комиссий в пределах календарного года. Например, протокол номер 3 заседания аттестационной комиссии от 15 марта 2023 года.

Структура текста протокола

Текст протокола структурируется в соответствии с повесткой дня и включает следующие элементы:

• Слушали: краткая информация о содержании вопроса.
• Выступили: основные тезисы выступлений по вопросу (при необходимости).
• Постановили (решили): принятое решение по сути вопроса.

Решение должно быть сформулировано четко, с указанием конкретных поручений и ответственных лиц.

Порядок подписания и утверждения протокола

Подписание протокола обязательно осуществляется председательствующим на заседании и секретарем комиссии. Другие члены комиссии могут, но не обязаны ставить подписи под протоколом.
Для придания юридической силы протоколы некоторых комиссий (аттестационных, экспертных) должны утверждаться руководителем организации.

Образец утверждения протокола заседания аттестационной комиссии:

Председатель аттестационной комиссии Петров П.П. Секретарь Иванов И.И.

С протоколом ознакомлен: Генеральный директор ЗАО "Ромашка" Сидоров С.С.

Регистрация и хранение протоколов заседаний

Все протоколы заседаний комиссий должны централизованно регистрироваться в журналах. Для каждого вида комиссий ведется свой журнал с порядковой нумерацией протоколов в пределах календарного года.

Регистрация обеспечивает учет и оперативный поиск протоколов по их реквизитам.

Формирование дел с протоколами

После регистрации отдельные протоколы и приложения к ним формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Материалы к заседаниям (повестки, доклады и т.п.) формируются отдельно от протоколов.

Сроки хранения протоколов заседаний

Образцы протоколов заседания комиссии и сами протоколы относятся к документам постоянного срока хранения, если иное не установлено для конкретных комиссий нормативными документами.

Использование данных протокола

Данные, зафиксированные в образце протокола заседания комиссии, используются для:

• контроля исполнения принятых комиссией решений;
• подтверждения полномочий лиц, принимавших то или иное решение;
• разрешения разногласий по вопросам, рассмотренным на заседании.

Оформление выписок из протоколов

При необходимости по запросу заинтересованных лиц могут выдаваться выписки из протоколов заседаний. Выписки подписываются секретарем комиссии и заверяются печатью.

Рекомендации по составлению протоколов

Чтобы правильно составить протокол заседания комиссии, рекомендуется:

• Заблаговременно подготовить повестку и оповестить членов комиссии о дате заседания;
• Во время заседания делать рабочие записи по ходу обсуждения вопросов;
• Не допускать в протоколе помарок, подчисток и неоговоренных исправлений.

Полезно разработать типовые формы протоколов и шаблоны для конкретных комиссий. Это облегчит процесс подготовки чистовых протоколов.

Типичные ошибки при оформлении протоколов

Несмотря на кажущуюся простоту, при составлении протоколов заседания комиссии часто допускают типичные ошибки:

• Некорректное указание даты и номера. В протоколе может быть указана другая дата, не соответствующая фактической дате заседания, или номер не соответствует порядку нумерации для данного вида комиссии.
• Отсутствие необходимых подписей. Протокол должен обязательно подписываться председательствующим на заседании и секретарем. Отсутствие этих подписей делает протокол недействительным.
• Некорректное формулирование решений. Решения и поручения в протоколах должны быть сформулированы предельно конкретно и понятно, иначе возникают разночтения при исполнении.