Образец служебной записки для премирования сотрудников организации

Премирование сотрудников является распространенным инструментом мотивации персонала. Выплата премий стимулирует рост производительности труда, повышает лояльность работников, способствует достижению целей компании. Однако премирование должно быть строго документально оформлено. Ключевым документом, обосновывающим законность выплаты премии конкретному сотруднику, является служебная записка.

Определение служебной записки о премировании персонала

Служебная записка - обязательный документ, обосновывающий премирование сотрудников организации. Без нее выплата премий будет считаться необоснованной.

Служебная записка является документом, подтверждающим законность и обоснованность материального вознаграждения сотрудников организации.

Кто подает служебную записку:

• Руководитель структурного подразделения
• Председатель профсоюзной организации
• Начальник отдела кадров
• Начальник финансово-экономического отдела
• Главный бухгалтер
• Иные должностные лица

Когда оформляется служебная записка:

Образец служебной записки о премировании сотрудников хранится 5 лет в отделе кадров или бухгалтерии согласно нормативным документам.

Особенности для бюджетных организаций

В бюджетных организациях вместо премии выплачивается стимулирующая надбавка со следующими параметрами:

Служебная записка может быть использована не только для назначения, но и для снижения размера приказа на премию. В этом случае обязательно указывается обоснование такого решения.

Можно ли премировать по одной служебной записке весь коллектив организации? Да, если премирование производится в соответствии с принятым в организации Положением о премировании.

Алгоритм составления служебной записки

Процесс подготовки служебной записки о премировании можно разбить на следующие этапы:

1. Определить основание для премирования в соответствии с локальными нормативными актами
2. Установить период, за который начисляется премия
3. Рассчитать размер премии
4. Подготовить проект служебной записки
5. Согласовать служебную записку с заинтересованными лицами
6. Передать служебную записку на утверждение руководителю
7. После утверждения передать служебную записку в бухгалтерию для начисления премии

Требования к оформлению служебной записки

При оформлении служебной записки рекомендуется:

• Использовать бланк организации
• Указывать исходящий номер и дату
• Соблюдать структуру текста и логику изложения информации
• Применять официально-деловой стиль
• Избегать орфографических и грамматических ошибок

Типичные ошибки при составлении служебной записки

1. Неправильное определение основания для премирования
2. Некорректный расчет размера премии
3. Отсутствие обязательных реквизитов
4. Нарушение локальных нормативных актов организации
5. Несоблюдение сроков подачи служебной записки

Порядок согласования и утверждения служебной записки

После составления служебную записку визируют заинтересованные лица, затем она поступает на утверждение руководителю организации. После утверждения записку передают в бухгалтерию.

Оформление служебной записки в программе 1С

Многие организации используют для ведения кадрового делопроизводства программу 1С. В ней можно формировать и печатать служебные записки о премировании.

1. В разделе "Кадровые документы" выбрать "Служебные записки"
2. Заполнить карточку служебной записки, указав все необходимые данные
3. Прикрепить файл с текстом служебной записки
4. Отправить документ на согласование и утверждение по маршруту
5. После утверждения записка автоматически попадает в нужную папку для хранения

Электронный документооборот служебных записок

Современные организации переходят на безбумажный документооборот с использованием систем электронного документооборота (СЭД). Это упрощает процесс согласования и хранения образца служебных записок и приказов на премию.

С помощью облачных сервисов, таких как Google Документы, можно совместно составлять и редактировать служебные записки, обеспечивая одновременный доступ к документу нескольких пользователей.