Приказ об утверждении должностной инструкции: образец

Должностная инструкция - это важный документ, регламентирующий трудовые обязанности работника. Но чтобы она начала действовать, ее необходимо утвердить приказом руководителя.

Назначение должностной инструкции

Должностная инструкция - это локальный нормативный акт организации, в котором устанавливаются конкретные трудовые функции, права, ответственность и обязанности работника в соответствии с его должностью и квалификацией.

Приказ об утверждении должностной инструкции необходим для того, чтобы юридически закрепить положения инструкции и обеспечить ее обязательность для исполнения всеми работниками организации.

• Должностная инструкция позволяет:
• четко регламентировать обязанности сотрудника;
• избежать дублирования функций;
• рационально распределить нагрузку;
• повысить исполнительскую дисциплину.

Отсутствие утвержденной инструкции может повлечь:

1. наложение штрафов при проверке трудовой инспекцией;
2. возникновение трудовых споров;
3. снижение эффективности работы персонала.

Порядок разработки и утверждения

Приказ об утверждении должностных инструкций издается руководителем организации после того, как инструкции будут разработаны ответственным специалистом.

Согласно ТК РФ, разработка должностных инструкций входит в обязанности работодателя (ст. 22 ТК РФ).

Руководитель может поручить разработку инструкций:

• начальнику отдела кадров;
• менеджеру по персоналу;
• юристу организации;
• или сторонней организации по договору аутсорсинга.

Разработчик анализирует должностные обязанности работников, предусмотренные в штатном расписании, внутренних положениях компании, квалификационных справочниках. На основе этого формируется содержание инструкции для конкретной должности.

Готовые инструкции в обязательном порядке должны быть согласованы с юристом организации перед утверждением. Юрист проверит инструкции на соответствие требованиям трудового законодательства и внесет необходимые правки или дополнения.

После согласования юристом руководитель организации издает приказ об утверждении должностной инструкции.

В приказе указываются реквизиты утверждаемых инструкций и сотрудники, на которых они распространяются. Также в приказе дается поручение ознакомить работников с инструкциями.

Без подписи руководителя и соответствующего приказа должностная инструкция не имеет юридической силы.

Структура и содержание приказа

Приказ об утверждении должностной инструкции должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и место принятия;
• порядковый номер;
• заголовок к тексту;
• подпись руководителя.

В заголовке приказа указывается его краткое содержание: "Об утверждении должностной инструкции...".

Текст приказа включает:

1. мотивировочную часть (основание принятия решения);
2. распорядительную часть (решение об утверждении инструкции);
3. указание на приложение к приказу;
4. ответственных за исполнение;
5. подпись.

К приказу в качестве приложения добавляется копия утверждаемой должностной инструкции.

Порядок ознакомления сотрудников

В приказе об утверждении должностной инструкции обычно указывается поручение ознакомить с ней всех работников, на которых она распространяется, под подпись.

Ознакомление может производиться:

• лично руководителем подразделения;
• специалистом HR-службы;
• иным лицом, указанным в приказе.

По факту ознакомления с инструкцией работник ставит подпись и дату на листе ознакомления, который прилагается к приказу.

Приказ о должностных инструкциях образец

В отдельных случаях приказ может оформляться не на каждую инструкцию, а сразу на все. Образец такого приказа:

В связи с утверждением нового штатного расписания организации, в соответствии со ст. 22 ТК РФ приказываю:

1. Утвердить должностные инструкции согласно перечню (Приложение No 1).

2. Заместителю директора по персоналу Иванову И.И. ознакомить под подпись указанных в перечне работников с инструкциями в срок до 01.06.2023.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Внесение изменений в должностные инструкции

Утвержденные должностные инструкции могут периодически пересматриваться и обновляться. Это может потребоваться в таких случаях:

• изменение трудового законодательства;
• внесение поправок в локальные акты организации;
• оптимизация бизнес-процессов и функционала;
• перераспределение обязанностей между работниками.

Изменения в инструкции вносятся ее разработчиком, обычно HR-специалистом или юристом. Обновленный вариант вновь направляется на проверку и согласование юристу организации.

Порядок утверждения обновленных инструкций

После того как изменения в должностную инструкцию внесены и проверены, руководитель компании издает новый приказ об их утверждении.

В приказ вносятся те же реквизиты, что и при первоначальном утверждении. Указывается, что прежний приказ утрачивает силу и вступает в действие обновленная инструкция.

Ознакомление работников с изменениями

Все работники, чья инструкция обновилась, подлежат ознакомлению с новой редакцией под подпись, как и с первоначальным вариантом.

Если сотрудник отказывается знакомиться или ставить подпись об ознакомлении, составляется соответствующий акт.

Контроль за исполнением инструкций

После ознакомления работников с должностными инструкциями и ввода их в действие, руководитель организации или руководитель подразделения должны обеспечить контроль за их исполнением.

Это может выражаться в плановых или внеплановых проверках выполнения сотрудниками возложенных на них трудовых функций.

Результаты контроля могут оформляться документально и служить основанием для применения мер дисциплинарной или материальной ответственности к работнику в случае выявленных нарушений.