Пошаговое руководство по составлению сопроводительного письма к проекту

Сопроводительное письмо к проекту - важный документ, который помогает избежать недоразумений при передаче проектной документации заказчику или партнерам. Давайте разберемся, как правильно его составить и рассмотрим рекомендации по составлению писем в нестандартных ситуациях и отмечаются типичные ошибки, которых следует избегать.

1. Зачем нужно сопроводительное письмо к проекту

Сопроводительное письмо к проекту - это своего рода опись документов, которые вы отправляете вместе с ним. Это письмо выполняет несколько важных функций:

• Подтверждает факт отправки всех необходимых документов
• Позволяет проследить судьбу проекта по регистрационным номерам письма
• Содержит инструкции и сроки по работе с проектом

Такое письмо прикладывают, например, при отправке проектно-сметной документации для экспертизы или тендерного предложения на конкурс.

2. Какие документы могут сопровождаться таким письмом

Чаще всего сопроводительным письмом снабжают следующие проектные документы:

1. Проектно-сметную документацию для строительных работ
2. Техническое задание на разработку продукта
3. Эскизный проект промышленного объекта
4. Коммерческое предложение с техническими характеристиками
5. Тендерную заявку на участие в конкурсе

Сопроводительные письма могут понадобиться и к другим документам: презентациям, сметам, отчетам об исследованиях и т.д. Главное, чтобы в комплекте было несколько бумаг, которые нужно систематизировать.

Однако бывают ситуации, когда сопроводительное письмо избыточно. Например, если речь идет об отправке одного единственного документа с очевидным содержанием, достаточно просто сделать на нем отметку о получении.

3. Кто должен составлять сопроводительное письмо в организации

Сопроводительное письмо в организацию обычно готовит специалист по документообороту: делопроизводитель, секретарь, помощник руководителя.

Если в штате нет такой должности, этим могут заниматься:

• Бухгалтер - при отправке финансовых документов
• Менеджер по продажам - при передаче коммерческих предложений
• Инженер-проектировщик - при пересылке проектов и чертежей

В обязанности составителя входит:

1. Подготовка описи всех отправляемых документов
2. Контроль комплектности и количества экземпляров
3. Регистрация исходящего письма

Подписывать сопроводительное письмо должно уполномоченное лицо согласно документообороту организации. Чаще всего подписант - директор или его заместитель.

Такой выбор подписанта позволяет соблюсти правила делового этикета.

4. Структура сопроводительного письма к проекту

Сопроводительное письмо к проекту в обязательном порядке должно содержать:

1. Реквизиты и наименования отправителя и получателя
2. Дату и регистрационный номер письма
3. Ссылку на основание или договор
4. Краткую информацию о прилагаемых документах
5. Перечень приложений и их краткое описание
6. Сведения об объеме и количестве экземпляров
7. Сроки исполнения и требования к получателю
8. Контакты исполнителя для оперативной связи
9. Подпись руководителя или уполномоченного лица

Пример такой структуры:

1. ООО "СтройКомплект"
2. от 15.05.2022 No 145-01/22
3. На основании договора No 123 от 01.01.2022
4. Направляем проектно-сметную документацию
5. 1. Проект No 2 - 5 экз. на 200 листах; 2. Смета - 1 экз. на 5 листах
6. Итого: 6 экз. на 205 листах
7. Срок согласования и возврата - 10 рабочих дней
8. Контактное лицо Иванов Иван Иванович, тел. +7 911 222 33 44
9. Директор Сидоров С.С.

Такая структура позволяет оперативно найти любые данные о полученном комплекте документации.

5. Оформление приложений в сопроводительном письме

Перечень приложений - ключевой элемент сопроводительного письма. При его составлении важно:

• Перечислить приложения в порядке их важности
• Указать их наименования и количество экземпляров
• Отметить для каждого общее количество листов

Например:

1. Проектная документация "Административное здание по ул. Лесная, 15" - 4 экз. на 300 л. каждый
2. Локальный сметный расчет - 1 экз. на 20 л.
3. Пояснительная записка к проекту - 3 экз. на 15 л. каждый

Если приложений много, их можно систематизировать по тематике, например:

1. Проектно-сметная документация
2. Проект - 4 экз. на 300 л.
3. Смета - 1 экз. на 20 л.
4. Сопутствующие документы
5. Пояснительная записка - 3 экз. на 15 л.
6. Геодезические изыскания - 2 экз. на 250 л.

Такая группировка повышает наглядность.

6. Особые случаи составления сопроводительных писем

Бывают ситуации, когда сопроводительное письмо приходится составлять в нестандартных условиях.

К письмам других организаций

Если вы пересылаете далее чье-то письмо, со своими комментариями или дополнениями, укажите это в сопроводительном письме. Например:

В дополнение к письму ООО "Север" от 05.05.2022 No 322 направляем расчеты возможной экономии при внедрении нового оборудования.

От физических лиц

Для удобства можно разработать типовые бланки сопроводительных писем и предлагать заполнить их посетителям - физическим лицам:

• ФИО, паспортные данные
• Перечень прилагаемых документов
• Контакты, по которым с вами можно связаться

При большом количестве приложений

Если приложений больше 5-7, удобнее составить опись на отдельном листе. А в письме дать ссылку:

Согласно описи от 15.05.2022 No 123 прилагаем пакет документов на оплату.

Если приложения остаются в организации

Бывает, сопроводительное письмо уходит, а приложенные проект или смета остаются в компании в работе. Тогда в письме нужно объяснить ситуацию получателю.

Для нескольких адресатов

Если письмо адресовано сразу нескольким организациям, уточните, кому именно предназначен каждый комплект приложений.

7. Регистрация и хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо по уведомлению или любому другому документу в обязательном порядке регистрируется в журнале исходящей документации с присвоением порядкового номера.

Получив сторона при входящей регистрации также ставит на письме свой входящий номер и дату.

Хранят такие письма вместе с приложениями к ним или отдельно - в соответствии с номенклатурой дел организации.

Сроки хранения зависят от вида приложенных документов.

8. Типичные ошибки

Чтобы избежать проблем при работе с сопроводительными письмами, необходимо контролировать:

• Полноту данных об адресате и описаниях приложений
• Соответствие приложений перечню и указанному количеству
• Правильность оформления всех реквизитов
• Выбор подписанта в соответствии с получателем и видом документа

Тщательная проверка позволит избежать недоразумений и ускорит работу с документами.