Образец письма для организаций о смене их банковских реквизитов и платежных данных
Своевременное информирование контрагентов об изменении банковских реквизитов и платежных данных является важной обязанностью любой организации. Несоблюдение этого требования может привести к серьезным негативным последствиям как для самой организации, так и для ее контрагентов.
Обязанность организаций сообщать об изменении реквизитов
В соответствии со статьей 431 Гражданского кодекса РФ, организации обязаны своевременно информировать контрагентов об изменении своего местонахождения, а также об изменениях в цепочке собственников организации и о смене руководителя.
Статья 431. Последствия уклонения стороны от внесения изменений в договор
К реквизитам, которые могут меняться и о которых необходимо сообщать контрагентам, относятся:
- наименование организации
- организационно-правовая форма
- ИНН, КПП
- юридический и фактический адреса
- банковские реквизиты (номер счета, наименование банка, БИК и др.)
- контактные данные (номер телефона, электронная почта, ФИО ответственных лиц)
В образце письма о смене реквизитов организации часто прописывается непосредственно в договорах с контрагентами в разделе "Порядок ведения переписки". Там же оговариваются способы и сроки направления уведомления об изменениях.
Несвоевременное информирование контрагентов может повлечь такие негативные последствия:
- Невозможность исполнения обязательств из-за перечисления платежей по недействительным реквизитам
- Нарушение налогового законодательства, если в документах указан неактуальный юридический адрес организации
- Недействительность сделок c ненадлежащей стороной договора
По рекомендации Минфина РФ, организации должны уведомлять контрагентов и налоговые органы об изменении реквизитов в течение 10 дней.
Каким образом можно информировать об изменении реквизитов
Чаще всего для оперативного информирования контрагентов используют такие способы:
- Направление обновленных реквизитов по запросу контрагента
- Рассылка информационных писем об изменениях по электронной почте
- Публикация обновленных реквизитов на официальном сайте организации
Для подтверждения факта надлежащего уведомления рекомендуется направлять юридически значимые документы об изменении реквизитов заказным письмом с уведомлением о вручении или получать подпись ответственного лица контрагента при вручении уведомления.
Образец письма о смене банковских реквизитов организации может быть составлено как в свободной форме, так и по типовым шаблонам. Главное, чтобы в нем содержалась вся необходимая информация.
| Наименование организации | Новые реквизиты |
| Дата начала действия изменений | Подпись ответственного лица |
Такое уведомление целесообразно направить заблаговременно, как минимум за 10 дней до вступления изменений в силу.
Уведомление об изменении банковских реквизитов: как правильно оформить
При составлении уведомления об изменении банковских реквизитов организации рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Использовать официальный бланк организации
- Указывать исходящий номер и дату документа
- Делать ссылку на основной договор с контрагентом
- Подробно перечислять измененные реквизиты
- Указывать дату начала действия новых реквизитов
- Ставить подпись генерального директора или иного уполномоченного лица
В качестве образца уведомления можно использовать следующую форму:
Начало образца документа
Далее идет текст уведомления со всеми необходимыми реквизитами. Образец заканчивается подписью ответственного лица.
Конец образца документа
Образец письма смене реквизитов организации поможет избежать ошибок при заполнении уведомления и сэкономит время составителей документа.
Способы доставки уведомления об изменении реквизитов
Чтобы подтвердить факт надлежащего уведомления контрагентов, рекомендуется использовать следующие способы отправки информационных писем и уведомлений:
- Почтовое отправление с уведомлением о вручении
- Передача курьером с отметкой о получении
- Отправка по электронной почте с последующим звонком
Оригинал уведомления с отметкой о получении должен оставаться в документах организации. Рекомендованный срок хранения таких уведомлений составляет не менее 5 лет.
Ответы на типовые вопросы об уведомлении контрагентов
Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы касательно уведомления контрагентов об изменении реквизитов.
Нужно ли уведомлять налоговые органы?
Согласно законодательству, банки самостоятельно уведомляют налоговые органы о смене реквизитов клиентов. Поэтому организациям и ИП делать это не требуется.
Можно ли ограничиться электронным уведомлением?
Да, если в договоре с контрагентом оговорен электронный документооборот. Главное, чтобы была возможность подтвердить факт получения контрагентом такого уведомления.