Правила выдачи и образец справки о приеме на работу
Справка о приеме на работу бывает нужна в самых разных ситуациях - при оформлении кредита, получении визы, устройстве ребенка в садик. Давайте разберемся, какие существуют виды таких справок и правила их оформления.
Общие сведения о справке о приеме на работу
Справка о приеме на работу - это документ от работодателя, подтверждающий факт трудоустройства конкретного лица в организации.
Такая справка может потребоваться:
- при получении кредита в банке
- при подаче документов на визу
- при устройстве ребенка в детский сад
- в суде
- в службе занятости и других ситуациях
Различают несколько разновидностей справок о приеме на работу:
- Справка о факте приема на работу - указывается должность, дата приема, нет данных о зарплате;
- Справка о приеме на работу с указанием заработной платы;
- Справка о будущем трудоустройстве (например, для выпускников вузов).
Выдает такую справку работодатель - руководитель организации или уполномоченное лицо.
Порядок получения справки работником
Чтобы получить от работодателя справку о приеме на работу, работник должен написать соответствующее заявление. В нем указывается:
- фамилия, имя и отчество работника
- должность
- причина выдачи справки (в какую организацию будет предъявлен документ)
- перечень сведений, которые должны быть отражены в справке
- дата и личная подпись
Согласно Трудовому кодексу РФ такую справку работодатель обязан предоставить в течение 3 рабочих дней.
Отказать могут только если запрашиваемые сведения не относятся к трудовой деятельности работника.
Например, нельзя получить информацию о семейном положении других сотрудников.
Если отказали необоснованно, решение работодателя можно обжаловать в суде.
Правила оформления справки о приеме на работу
Требований к оформлению справки немного. Главное - указать достоверную информацию и правильные реквизиты фирмы. Обязательно:
- название организации
- ИНН, ОГРН
- юридический и фактический адрес
- номер телефона
- банковские реквизиты
Структура справки может варьироваться, но обычно выглядит так:
| Наименование организации |
| ФИО и должность работника |
| Дата приема на работу |
К справке о приеме на работу может прилагаться приказ о приеме. В этом случае делается отметка о наличии приложения.
Документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо, ставится печать при ее наличии.
Образцы справок о приеме на работу
Рассмотрим несколько вариантов образцов справок о приеме на работу.
Стандартная справка
Самый распространенный образец выглядит так:
СПРАВКА
Дана Иванову Ивану Петровичу (паспорт серия 1234 No 123456) в том, что он принят на работу в ООО "Ромашка" на должность менеджера по продажам с 1 сентября 2023 года.
Образец справки с указанием зарплаты
Если справка нужна для получения кредита, в ней обязательно указывают размер заработной платы работника:
Доводим до Вашего сведения, что Иванов Иван Петрович работает в нашей компании в должности менеджера со 2 февраля 2022 года по настоящее время. Ежемесячный доход Иванова И.П. составляет 35 000 рублей.
Справка о будущем трудоустройстве
Выпускникам учебных заведений выдают справку со сведениями о предстоящем трудоустройстве:
Дана Иванову Ивану Петровичу, студенту 4 курса Экономического института, в том, что он будет принят на работу в ООО "Ромашка" на должность экономиста после окончания обучения с 1 сентября 2023 года.
Образец справки для осужденных
Лицам, освободившимся из мест лишения свободы, выдают справку следующего содержания:
Дана Иванову И.П. в том, что он принят на работу в ООО "Строймонтаж" с 5 августа 2023 г. на должность разнорабочего с испытательным сроком 2 месяца.
Оформление медицинской справки при приеме на работу
Согласно Трудовому кодексу РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить медицинскую справку об отсутствии противопоказаний.
Образец медицинской справки:
Дана Иванову Ивану Петровичу в том, что он прошел обязательный предварительный медицинский осмотр. Противопоказаний для работы в должности менеджера не выявлено.
Такая справка действительна 3 месяца с даты выдачи, после чего необходимо пройти осмотр повторно.
Заполнение бланка справки о приеме на работу
Работодатели могут использовать типовой бланк справки о приеме на работу. В нем указывают:
- наименование организации;
- ФИО, должность и дату приема работника;
- подпись ответственного лица;
- печать организации.
Форма справки в соответствии с требованиями работодателя
Иногда справку о приеме на работу приходится оформлять несколько раз из-за неправильного заполнения.
Чтобы этого избежать, уточните заранее, какая форма справки требуется, какие реквизиты указывать.
Особенности заполнения справки о приеме на работу
Рассмотрим некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание при заполнении справки о приеме на работу:
- Указание полного наименования должности. В справке должность работника указывают со всеми деталями, без сокращений. Например, "ведущий менеджер отдела продаж", "главный бухгалтер", "мастер цеха No 2" и т.д.
- Даты начала и окончания испытательного срока. Если работник принят с испытательным сроком, в справке отражают две даты - начало испытания и дата, когда оно заканчивается.
- Указание временного характера работы. Для временных и сезонных работников в справке должна содержаться соответствующая пометка. Например, "принят на время декретного отпуска Ивановой М.С.".
- Отражение условий и срока трудоустройства. Если справка выдается с целью подтверждения будущего трудоустройства, обязательно прописывают условия и конкретную дату, когда планируется оформить работника.
- Подписание справки руководителем и кадровиком. Желательно, чтобы справку подписали сразу два лица - как руководитель организации, так и сотрудник HR-службы или отдела кадров.
Хранение кадровых документов о работниках
Кадровая служба обязана вести учет документов о трудовой деятельности сотрудников. В их числе - справки о приеме и увольнении, приказы, личные дела.
Это нужно как минимум для подтверждения трудового стажа работников. Но при необходимости по архивным данным можно восстановить справки за все время работы в компании.
Выдача справок о работе бывшим сотрудникам
Многие интересуются, могут ли бывшие работники получать справки о своей трудовой деятельности после увольнения. Давайте разберемся:
- Право на получение справки после увольнения. Согласно Трудовому кодексу РФ, бывший сотрудник имеет право обратиться к работодателю за любыми справками, связанными с его работой - как при увольнении, так и спустя много лет.
- Срок хранения кадровых документов. Компания обязана хранить сведения о работниках в течение 75 лет. За это время человек может получить необходимую справку о трудовом стаже, размере зарплаты и так далее.
- Отказ в предоставлении сведений. Отказать бывшему сотруднику могут, если запрашиваемая информация содержит персональные данные других людей или коммерческую тайну предприятия.
Электронные трудовые книжки и справки о работе
С 2020 года в России вводится электронный формат трудовых книжек вместо бумажных. Что это значит для получения справок о работе?
Теперь работодатели будут хранить сведения о каждом сотруднике в единой электронной базе Пенсионного фонда РФ. А справки выдавать по этим данным.
Главный плюс в том, что теперь справки можно будет получать онлайн, без лишней волокиты. Документ будет доступен в личном кабинете ПФР.