Содержание протокола инвентаризационной комиссии. Образец заполнения

Инвентаризация - важный этап контроля в любой организации. Протокол инвентаризационной комиссии подводит итог проверки и помогает разрешить спорные ситуации в будущем. Давайте разберемся, как правильно оформить этот документ.

Назначение протокола инвентаризационной комиссии

Протокол инвентаризационной комиссии нужен для того, чтобы:

• Резюмировать итоги проведенной инвентаризации;
• Зафиксировать решения и предложения комиссии;
• Помочь в будущем разрешить спорные ситуации с недостачами или излишками;
• При наличии расхождений доказать правомерность взыскания ущерба с виновных лиц.

Это необязательный документ, но его наличие повышает надежность результатов инвентаризации. Давайте далее разберемся с основными моментами его создания.

Когда составляется протокол

Протокол инвентаризационной комиссии готовится на заключительной стадии инвентаризации после подсчета результатов:

1. На заседании комиссии по итогам проведенных мероприятий.
2. После пересчета имущества и финансовых обязательств.
3. Для подведения итогов работы.

В Методических указаниях по инвентаризации не прописана обязанность по составлению такого документа.

Решение об оформлении протокола прописывается в учетной политике компании.

Кто подписывает протокол

Подписание протокола инвентаризационной комиссии происходит в следующем порядке:

1. Все члены инвентаризационной комиссии ставят подписи.
2. Первым подписывает председатель комиссии.
3. Затем по порядку все остальные члены комиссии.
4. После подписания протокол передается руководителю организации на рассмотрение.
5. Руководитель принимает окончательное решение по итогам инвентаризации с учетом мнения комиссии.

Такой порядок позволяет избежать в дальнейшем разночтений и споров.

Основные разделы протокола

Протокол инвентаризационной комиссии включает следующие основные пункты:

1. Дата и место проведения заседания комиссии.
2. Состав комиссии с указанием председателя и всех членов.
3. Повестка дня заседания.
4. Обсуждаемые вопросы и итоги обсуждения каждого из них.
5. Решения и предложения комиссии по результатам инвентаризации:
   Способы устранения выявленных расхождений; Меры по недопущению недостач в дальнейшем; Рекомендации по оптимизации хранения и учета и другие.
6. Подписи всех присутствующих членов инвентаризационной комиссии

Более подробно содержание протокола инвентаризационной комиссии раскрыто в следующих разделах статьи.

Что отражают в заключении комиссии

Заключение инвентаризационной комиссии по итогам инвентаризации включает в себя:

• Выводы и решения по результатам проведенной проверки;
• Предложения по устранению выявленных расхождений данных;
• Объяснения причин обнаруженных недостач или излишков;
• Мнения материально-ответственных лиц по фактам отклонений;
• Решение о том, кого признать виновным в выявленных нарушениях.

Подробный протокол заседания инвентаризационной комиссии образец приведен в следующем разделе.

Образец протокола инвентаризационной комиссии

Рассмотрим конкретный протокол инвентаризационной комиссии образец с заполненными данными:

Обсуждение вопроса и решение комиссии:

1. Утвердить недостачу основных средств в размере 10 000 руб.

2. Признать начальника склада Иванова И.И. виновным в выявленной недостаче.

3. Рекомендовать руководству взыскать сумму ущерба с Иванова И.И.

Подписи:

Председатель Иванов И.И. Член Петров П.П. Член Сидоров С.С.

Особенности протокола для бюджетных учреждений

Протокол инвентаризационной комиссии образец для государственных и муниципальных учреждений имеет свою специфику:

• Титульный лист с полным наименованием учреждения и его реквизитами;
• Указание конкретного предмета инвентаризации;
• Даты начала и окончания инвентаризации;
• Перечень выявленных расхождений по видам имущества;
• Обоснованные выводы комиссии и конкретные предложения.

Остальные разделы заполняются аналогично коммерческим организациям.

Алгоритм составления протокола инвентаризации

Пошаговый порядок работы при подготовке протокола инвентаризационной комиссии образец заполнения:

1. Составить протокол заседания комиссии.
2. Напомнить членам комиссии об ответственности за достоверность данных.
3. Получить подписи всех членов комиссии.
4. Передать документ руководителю на утверждение.
5. Дождаться издания приказа по итогам инвентаризации.
6. Передать документы в бухгалтерию.
7. Хранить протокол не менее 5 лет.

При соблюдении этих этапов составление протокола рабочей инвентаризационной комиссии образец не вызовет затруднений.

Рекомендации по заполнению

При заполнении протокола инвентаризационной комиссии образец следует учитывать несколько важных моментов:

• Указывать конкретную дату и адрес проведения заседания;
• Перечислять всех членов комиссии с указанием должностей;
• Формулировать повестку дня предельно четко;
• Детально описывать ход обсуждения и принятые решения;
• Следить за тем, чтобы протокол подписали все члены комиссии без исключения.

Соблюдение этих рекомендаций позволит составить полноценный, юридически значимый документ.

Типичные ошибки

Рассмотрим типичные ошибки при составлении документа:

Типичные ошибки при составлении протокола инвентаризации

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении протокола инвентаризационной комиссии:

• Неточное или неполное указание даты и места заседания;
• Отсутствие полных фамилий, имен, отчеств и должностей членов комиссии;
• Неконкретная или размытая формулировка повестки дня;
• Поверхностное изложение хода обсуждения вопросов;
• Отсутствие подписи хотя бы одного члена комиссии.

Подобные упущения могут поставить под сомнение юридическую силу документа.

Риски при нарушениях

Если допустить ошибки при составлении протокола инвентаризации, возможны следующие негативные последствия:

1. Оспаривание результатов инвентаризации в суде.
2. Отказ признавать материальную ответственность и взыскивать ущерб за недостачи.
3. Невозможность оперативно выявить виновного и потребовать возмещения убытков.
4. Затруднение контроля за сохранностью имущества в дальнейшем.

Чтобы избежать этого, важно грамотно составлять протокол с соблюдением всех правил.

Особые ситуации

Рассмотрим нестандартные ситуации, которые могут возникнуть при составлении протокола инвентаризации:

• Отказ материально-ответственного лица от подписания протокола;
• Обнаружение фактов хищения или порчи имущества;
• Необходимость проведения внеплановой инвентаризации.

В подобных случаях также требуется правильно заполнить протокол с отражением всех нюансов ситуации.