Как выставлять счет в 1С: порядок действий, создание нового документа и ввод данных
Счета - важнейший финансовый документ любой компании. Правильное и своевременное их оформление в 1С гарантирует стабильные расчеты с контрагентами.
Зачем и когда выставлять счета на оплату в 1С
Счет на оплату - это предложение поставщика или подрядчика покупать товары, работы или услуги на определенных финансовых условиях. Он содержит перечень отгружаемой продукции, выполненных работ, оказанных услуг, их стоимость, ставку НДС, условия оплаты и реквизиты сторон.
Выставление счетов на оплату обязательно в следующих ситуациях:
- При предоплате товаров, работ или услуг согласно условиям договора
- После отгрузки продукции с отсрочкой платежа
- Если это прямо предусмотрено договором между поставщиком и покупателем
Однако счета не являются обязательными документами. Стороны могут оформлять расчеты на основании:
- Товарной накладной
- Акта приемки-сдачи работ/услуг
- Универсального передаточного документа (УПД)
Тем не менее, своевременное выставление счетов в 1С имеет ряд преимуществ:
- Позволяет контролировать оплату и не допускать просрочек
- Является напоминанием для клиентов об обязательствах
- Служит дополнительным стимулом для оплаты товаров и услуг
А вот риски от невыставления счетов достаточно серьезны:
- Неполучение оплаты вовремя или вообще
- Недостаток оборотных средств для ведения бизнеса
- Судебные разбирательства и дополнительные издержки для взыскания задолженности
Поэтому большинство успешных компаний следуют правилу: счета выставляются сразу после отгрузки товаров или оказания услуг, либо до них, если требуется предоплата.
Нередко счета выписываются в 1С ежедневно или даже несколько раз в день. Это позволяет максимально ускорить документооборот и поступление денег для развития бизнеса.
Как подготовить 1С к выставлению счетов
Прежде как выставлять счет в 1с, нужно выполнить предварительные настройки в программе. Это позволит существенно сократить время на заполнение каждого счета в дальнейшем.
Настройка плана счетов
В плане счетов следует завести отдельные субсчета для учета расчетов с поставщиками и покупателями. Это позволит вести детальную аналитику по контрагентам и договорам.
Заполнение основных справочников 1С
Для быстрого выставления счетов также потребуется заполнить следующие справочники 1С актуальными данными:
- Контрагенты - реквизиты и контакты покупателей
- Договоры - финансовые условия по каждому клиенту
- Банковские счета - для указания в счетах
- Номенклатура - перечень товаров и услуг
Реквизиты контрагентов, цены и остатки по товарам должны регулярно проверяться и обновляться в 1С. Иначе это приведет к ошибкам в счетах.
Настройка прав доступа для пользователей 1С
Для корректной работы в 1С со счетами пользователям потребуются соответствующие права доступа на запись документов по следующим операциям:
- Работа со справочниками и настройками;
- Ввод новых документов по продажам;
- Редактирование и удаление ранее созданных счетов в 1С.
Где и как создавать счета на оплату в 1С:Бухгалтерия 3.0
Рассмотрим подробно, как выставить счет в 1с на конкретном примере программы 1С:Бухгалтерия 3.0.
Поиск нужного раздела для выставления счетов
Счета покупателям в Бухгалтерии 3.0 находятся в разделе меню слева:
- Продажи
- Счета покупателям
После перехода в этот пункт отроется журнал уже созданных счетов. Для ввода нового документа следует нажать кнопку "Создать".
Заполнение основных реквизитов счета в 1С:Бухгалтерия 3.0
При заполнении счета в Бухгалтерии 3.0 обязательными для ввода являются следующие реквизиты:
- Номер и дата счета (могут вводиться вручную или автоматически);
- Контрагент - выбор из справочника покупателей;
- Договор - привязывается к контрагенту;
- Валюта счета;
- Срок оплаты счета.
Добавление товарных позиций в счет 1С
После заполнения шапки документа переходим на вкладку "Товары и услуги" и нажимаем кнопку "Добавить". В открывшейся форме подбора выбираем нужный товар или услугу из справочника номенклатуры, вводим количество, цену и ставку НДС.
Для экономии времени можно загрузить позиции в счет путем копирования из уже имеющихся документов по продажам в 1С:Бухгалтерия.
Проверка заполнения обязательных реквизитов
Перед проведением счета в 1С:Бухгалтерия рекомендуется проверить заполнение обязательных реквизитов: номер, дата, контрагент, товарные позиции. Также следует контролировать корректность расчета сумм НДС, к оплате, выбор валюты.
Проведение и печать счета в 1С:Бухгалтерия 3.0
Готовый счет проводится с помощью кнопки "Провести и закрыть" в правом верхнем углу формы документа. После проведения его можно отправить контрагенту, распечатав или выгрузив печатную форму нажатием на кнопку "Печать".
Порядок предоставления скидок на счет в 1С:Предприятие 8.3
Как выставить счет фактуру в 1с 8 3, предоставляя скидку? Для этого в счете покупателю предусмотрено 2 варианта:
- Скидка по отдельной товарной позиции
- Общая скидка по всему документу
Сумма скидки автоматически учитывается при расчете всей суммы к оплате.
Контроль заполнения обязательных реквизитов
Перед проведением счета в 1С - выставить счет на оплату в 1с 8 3 рекомендуется проверить корректность следующих показателей:
- Заполнены ли все обязательные реквизиты;
- Правильно ли рассчитаны ли итоговая сумма к оплате с суммой по позициям и скидкам;
- Идентичны ли номера и даты счетов на бумажном и электронном носителе;
- Корректно ли указан срок оплаты счета.
Особенности счетов на предоплату и от отгруженных товаров в 1С:Предприятие 8.3
Выставить счет на оплату в 1с 8 3 можно как до отгрузки продукции, так и после нее. Рассмотрим оба варианта.
Счета на предоплату чаще всего выписываются на основании заказа или договора в случаях, когда требуется частичная или полная оплата до момента передачи товаров/услуг.
Если же счет выставляется после отгрузки, то его можно сформировать на основании товарной накладной или акта в 1С. Для этого в соответствующем документе используется пункт меню "Создать на основании" - "Счет покупателю". После этого счет будет автоматически заполнен позициями из исходного документа по отгрузке.
Проверка сумм НДС, к оплате и других показателей
Перед проведением и отправкой счета покупателю в 1С:Предприятие 8.3 следует дополнительно проконтролировать значения основных параметров документа:
- Сумма НДС произведения;
- Сумма без НДС;
- Итого к оплате с учетом налогов и скидок.
Сравнить эти показатели расчетные и итоговые значения в счете 1С. При расхождениях необходимо найти и исправить ошибку в документе.