Как подписать документ электронной подписью PDF: инструкция

Электронная подпись позволяет заверить документы в цифровом формате так же легко, как вы ставите обычную подпись на бумаге. Давайте разберемся, зачем нужна электронная подпись для PDF, как ее получить и как подписывать документы.

Зачем нужна электронная подпись для документов

Электронная подпись выполняет несколько важных функций при работе с документами:

Придает юридическую силу цифровым документам, делая их пригодными для официального документооборота
Упрощает процесс согласования и утверждения договоров, контрактов, сделок - можно обойтись без личной встречи и подписания бумажных документов
Экономит время на обработку, согласование и утверждение документов за счет автоматизации процессов
Сокращает расходы на печать и доставку большого количества бумажных документов курьерами или почтой

Таким образом, электронная подпись сегодня - это не просто дань моде или попытка казаться инновационной компанией. Это реальный инструмент повышения эффективности бизнеса и оптимизации документооборота.

Как выглядит электронная подпись на документе

Визуально электронная подпись на документе может выглядеть как:

Изображение рукописной подписи
Изображение печати компании или организации
Текст с фамилией, должностью, названием компании

Это видимая часть электронной подписи, которая позволяет сразу определить, кто подписал документ.

Помимо этого, электронная подпись содержит невидимую часть - цифровой код, который:

Подтверждает подлинность самой подписи
Подтверждает неизменность подписанного документа
Идентифицирует конкретное физическое или юридическое лицо, которое поставило подпись

Такой цифровой код формируется на основании секретного криптографического ключа, который есть только у владельца подписи. Подделать или изменить такую электронную подпись крайне сложно.

Существуют также разные виды электронных подписей:

Простая электронная подпись - подтверждает авторство документа, но не обладает строгой защитой от подделок
Усиленная квалифицированная электронная подпись - эквивалент собственноручной подписи, который признается на уровне закона во всех странах

Поддерживаемые форматы документов для электронной подписи

Современные решения для электронной подписи поддерживают широкий спектр форматов документов, включая:

PDF - наиболее распространенный формат для хранения и обмена документами
Различные форматы MS Office: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX
Графические форматы: JPG, TIFF, PNG, GIF и другие
Аудио форматы: MP3, WAV, OGG
Видео форматы: AVI, MP4, MOV, MKVD и другие
Текстовые форматы: TXT, RTF, CSV, XML

Таким образом, практически любой тип контента сегодня можно подписать электронной подписью - от сканов договоров до видеороликов и аудиозаписей.

Однако наиболее часто электронную подпись используют именно для подписания документов в формате PDF. Это связано с тем, что PDF:

Является кроссплатформенным, его могут открывать на всех операционных системах и устройствах
Хорошо сохраняет оригинальную верстку документа
Позволяет подписать сразу весь документ, а не отдельные страницы
Не допускает незаметного редактирования и внесения изменений после подписания

Поэтому дальше мы рассмотрим процесс электронной подписи документов именно в формате PDF.

Получение электронной подписи

Чтобы начать подписывать документы электронной подписью, нужно ее получить. Существует два основных варианта:

Купить электронную подпись в одном из коммерческих удостоверяющих центров
Сгенерировать электронную подпись самостоятельно, если есть соответствующие знания в области криптографии и работы с сертификатами

Рассмотрим каждый из вариантов подробнее.

Коммерческие удостоверяющие центры

Самый простой и удобный способ - приобрести электронную подпись в специализированном удостоверяющем центре. В России насчитывается более 100 таких компаний, среди крупнейших можно назвать КриптоПро, Калуга Астрал, СКБ Контур и другие.

В удостоверяющем центре можно приобрести как бесплатные, так и платные варианты электронных подписей. Платные сертификаты обеспечивают повышенную степень защиты от подделок, поэтому чаще используются для юридически значимого электронного документооборота с контрагентами и госорганами.

Самостоятельная генерация

Криптопро PDF и некоторые другие программы позволяют сгенерировать самоподписанный сертификат прямо на вашем компьютере, без обращения в удостоверяющий центр.

Однако такие подписи не обладают полноценной юридической силой, их скорее можно использовать для внутреннего документооборота в небольшой компании или для личных нужд.

Требования и процедура получения

Чтобы получить электронную подпись, потребуется:

Заполнить заявку с паспортными данными
Подтвердить свою личность (удостоверяющий центр проверит паспортные данные)
Оплатить стоимость выбранного тарифа электронной подписи
Получить на руки носитель с сертификатами (токен или смарт-карту) либо получить сертификаты по электронной почте
Установить криптопровайдер и сертификаты на компьютер

Всю эту процедуру поможет пройти техподдержка компании-поставщика электронной подписи.

Программное обеспечение для работы с электронной подписью

Чтобы подписать или проверить электронную подпись на документах PDF, потребуется специальное программное обеспечение.

Рассмотрим наиболее популярные варианты. Популярный пакет программ Adobe Acrobat содержит встроенные инструменты для работы с электронными подписями в формате PDF:

Подписание документов
Проверка подписей
Управление сертификатами подписей
Настройка параметров подписания

Это удобно, поскольку не требуется устанавливать и изучать дополнительное ПО. Достаточно приобрести лицензию Adobe Acrobat и можно сразу начать работать с электронными подписями.

Плагин КриптоПро PDF

Криптопро PDF - это дополнительный модуль для Acrobat Reader, который также позволяет подписывать и проверять подписи в PDF документах.

Основные возможности:

Интеграция в интерфейс Adobe Reader
Поддержка технологии КриптоПро
90 дней бесплатной работы

Cryptopro PDF удобен для организаций, у которых уже внедрены решения КриптоПро для усиленной квалифицированной электронной подписи.

Онлайн сервисы

Для быстрого и удобного подписания PDF документов без установки дополнительных программ существуют онлайн сервисы вроде Контур.Диадок, Сбис и другие.

Достаточно загрузить документ в личный кабинет, выбрать сертификат подписи и нажать кнопку "Подписать". Готовый подписанный PDF можно скачать или отправить контрагенту.

Подписание PDF документа электронной подписью

Как же конкретно подписать документ электронной подписью в формате PDF? Рассмотрим последовательность действий на примере Acrobat Reader с модулем Криптопро PDF .