Как писать письмо на английском: типы и структура деловых писем

С вопросом о том, как писать письмо на английском, сталкиваются и школьники, и студенты, и взрослые (например, сотрудники различных компаний). Прежде всего, следует разобраться, какие типы писем существуют. Различают письма личного характера и деловые. Несмотря на то, что личные письма в английском языке также имеют особую структуру, наибольший интерес (и сложность) представляют собой письма делового содержания.

Деловое письмо на английском языке - это особый жанр письменного текста, который имеет жесткую структуру и требует использования специфических лексических средств - слов и оборотов. Кроме того, тексты деловых писем отличаются от обычных даже грамматически. Надо иметь в виду, что структурно и лексически письма отличаются в зависимости от того, американский или британский вариант используется, поэтому ответ на вопрос о том, как писать письмо на английском, может зависеть и от страны происхождения получателя вашего письма.

В плане структуры все деловые письма похожи: в правом верхнем углу располагается адрес отправителя и дата, ниже (слева) над телом письма - адрес получателя и обращение к нему. Как правило, в деловых письмах используются обращения типа Dear Sir/Madam, Dear Mr/Mrs Smith, в отдельных случаях используется безличное обращение - To whom it may concern. За обращением следует тело письма, после заключительной части письма - завершающая фраза и подпись отправителя, например Yours faithfully/Yours sincerely/Truly yours и имя и фамилия отправителя.

Общими являются и рекомендации по лексике и грамматике:

• избегать сокращенных форм, типа isn't, don't;
• использовать формальные связки и вводные слова, например, Therefore, However, First of all;
• не использовать разговорную лексику;
• отдавать предпочтение формальной лексике;
• выбирать грамматические формы, присущие формальному стилю, например, пассивный залог This problem is being currently discussed вместо активногоWe are currently discussing this problem.

То, как писать письмо на английском, зависит и от типа письма. Наиболее распространенные типы деловых писем: сопроводительное письмо о приеме на работу, письмо-жалоба, письмо-запрос и мотивационное письмо.

Сопроводительное письмо традиционно состоит из 4 параграфов. В первом вы сообщаете, по какому поводу пишете и откуда узнали о вакансии. Во втором - вкратце излагаете информацию о релевантном опыте и квалификации. Третий абзац содержит ваши соображения касательно того, почему вы являетесь идеальным кандидатом на данное место, а в заключительной части сообщаете о своей готовности предоставить дополнительные данные и пройти собеседование.

Письмо-жалоба, как правило, также состоит из 4 частей. В первой вы сообщаете, по какому поводу пишете, второй абзац содержит информацию о проблеме и предпринятых вами мерах. Третий параграф объясняет, какие неудобства и сложности повлекла за собой сложившаяся ситуация. И, наконец, в последней части следует сообщить, каких действий вы ожидаете от ответчика.

Мотивационное письмо - это тип официального письма, весьма актуальный для студентов и соискателей зарубежных грантов. Молодым людям, планирующим учиться в зарубежных университетах, необходимо знать о том, как писать письмо на английском, и в особенности уметь составлять мотивационное письмо, представляющее их академические данные, навыки и способности, круг интересов, планы на будущее. Как правило, университет или колледж выставляет свои требования по содержанию и оформлению мотивационного письма, и необходимо следовать им неукоснительно.

Вступительная часть письма призвана заинтересовать получателя письма кандидатурой пишущего. В основной части необходимо лаконично, но исчерпывающе представить информацию о своем образовании, знаниях и достижениях. Кроме того, следует рассказать о своих умениях и навыках, а также описать свои сильные стороны и личные качества. После ознакомления с этой частью письма, у получателя должно сложиться четкое представления о том, почему вы выбрали ту или иную специальность и почему данное учебное заведение является для вас оптимальным вариантом. В заключительной части можно описать свои профессиональные планы и карьерные ожидания. Не лишним будет еще раз упомянуть, каким именно образом учеба в данном университете поспособствует осуществлению вашей профессиональной мечты, а также о том, что вы со своей стороны можете предложить университету в академическом плане.

Поскольку документы, как правило, отправляются по почте, и знакомство с соискателем происходит заочно, сопроводительное или мотивационное письмо на английском должно быть качественно составлено, содержать всю необходимую информацию и представлять кандидата в выгодном свете.