Личная карточка работника - форма Т-2: как правильно заполнить и оформить

С 1 сентября 2021 года работодатели больше не обязаны вести личные карточки сотрудников по форме Т-2. Но многие продолжают это делать, поскольку такой документ содержит полезную информацию о работниках. Как именно заполнить форму Т-2? На что обратить внимание и какие документы потребуются? Обо всем этом — в нашем материале.

1. Что представляет собой личная карточка работника по форме Т-2

Личная карточка по форме Т-2 – это документ кадрового учета, который содержит основные персональные данные работника, а также информацию о его трудовой деятельности в организации.

«Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности».

Карточка по форме Т-2 заполняется в первый рабочий день человека, принятого на работу по трудовому договору. Ведется она на протяжении всего срока работы сотрудника в данной организации. В последний день карточка закрывается и отправляется в архив.

Личная карточка Т-2 имеет разделы:

• Общие сведения о работнике
• Данные о воинском учете
• Информация о приеме и переводах на другую работу
• Сведения об отпусках
• Дополнительные данные

В карточке фиксируются все кадровые события, происходящие с сотрудником на протяжении периода его работы.

2. На каком основании заполняется личная карточка Т-2

Заполнение личной карточки Т-2 производится на основании следующих документов, предоставляемых работником:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка
• Документы об образовании
• Военный билет
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
• Другие необходимые документы

Также некоторые данные заносятся в личную карточку со слов самого работника. Это касается таких сведений, как:

• Знание иностранных языков
• Адрес фактического места жительства
• Состав семьи

Особенности есть при заполнении раздела о воинском учете. Здесь данные берутся из военного билета и других документов призывника или военнообязанного.

3. Какие сведения содержатся в личной карточке Т-2

В личной карточке работника формы Т-2 отражается следующая информация:

Кроме того, в личной карточке Т-2 может фиксироваться следующее:

• Повышение или подтверждение работником своей квалификации
• Наличие водительских прав, личного транспорта
• Инвалидность сотрудника
• Другие дополнительные сведения

Таким образом, личная карточка по форме Т-2 является очень информативным документом о работнике и его трудовой биографии в организации.

4. Как вносить изменения в личную карточку Т-2

В процессе работы сотрудника в организации в его личную карточку по форме Т-2 могут вноситься различные изменения и дополнения. Это связано с кадровыми перемещениями работника, изменениями персональных данных, исправлением ошибок и неточностей.

Порядок внесения правок в бумажную версию личной карточки Т-2 следующий:

• Неверные или устаревшие данные зачеркиваются одной чертой
• Рядом или сверху записываются новые актуальные сведения
• Внесенные изменения заверяются подписью ответственного сотрудника с указанием даты

Если исправления вносятся в сведения, которые ранее подтверждались подписью самого работника, желательно взять у него подпись и после внесения поправок.

5. Как хранится и используется информация из личной карточки

В период работы сотрудника его личная карточка хранится в отделе кадров организации. Поскольку форма Т-2 содержит конфиденциальные персональные данные, доступ к ней должен быть ограничен.

Для этого приказом руководителя утверждается перечень должностных лиц, имеющих право работать с личными карточками. Как правило, это только сотрудники кадровой службы.

6. Сроки хранения личных карточек уволенных работников

После увольнения персонала их личные карточки Т-2 отправляются в архив организации, где хранятся следующие сроки:

• Уволенные после 1 января 2003 года – 50 лет хранения
• Уволенные до 1 января 2003 года – 75 лет хранения

По истечении указанных сроков карточки Т-2 могут быть уничтожены.

7. Можно ли вести личные карточки в электронном виде

Согласно разъяснениям Минтруда, допускается ведение личных карточек Т-2 в электронной форме. При этом изменения в карточке должны заверяться электронными подписями кадровика и работника.

Также возможно получать от сотрудников подписи под подтверждение кадровых документов дистанционно, путем обмена электронными файлами.

8. Могут ли запросить личные карточки контролирующие органы

Несмотря на отсутствие прямого требования по ведению личных карточек Т-2, трудовая инспекция или другие контрольно-надзорные органы могут потребовать предоставить им формы на сотрудников организации.

Поэтому, если работодатель продолжает заполнять личные карточки для персонала, ему следует быть готовым предъявить эти документы по запросу проверяющих.

9. Основные ошибки при заполнении личной карточки Т-2

Чтобы избежать проблем при проверках, важно грамотно заполнять личную карточку сотрудника. Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при этом.

• Неполные, неточные или устаревшие данные
• Несвоевременное внесение изменений при кадровых перемещениях работника
• Отсутствие заверяющих подписей кадровика или самого сотрудника

Тщательность и аккуратность при оформлении карточки Т-2 поможет избежать конфликтных ситуаций с проверяющими.

10. Когда личная карточка перестает вестись

Завершение ведения личной карточки Т-2 происходит в два этапа:

1. При увольнении работника
2. По истечении сроков архивного хранения уволенного персонала (50 или 75 лет)

До этого момента работодатель обязан обеспечивать сохранность карточек как документов по личному составу организации.

11. Личная карточка Т-2 в эпоху цифровизации

В условиях стремительной цифровизации и внедрения электронного документооборота возникает вопрос о целесообразности продолжения ведения личных карточек в бумажном формате.

С одной стороны, перевод кадрового делопроизводства в электронный вид повышает оперативность работы с данными. С другой – требует дополнительных финансовых затрат на внедрение системы и обучение персонала.

12. Плюсы и минусы ведения электронных личных карточек Т-2

Давайте рассмотрим основные преимущества и недостатки перехода на электронные карточки сотрудников:

• Плюсы: Высокая скорость поиска и обработки данных Удобство внесения изменений и дополнений Экономия офисного пространства и расходных материалов
• Минусы: Требуются финансовые вложения в программное обеспечение и технику Необходимо обучение персонала новым IT-навыкам Риск потери базы данных при технических сбоях

13. Баланс традиций и новаций при ведении личных карточек

Идеальным вариантом представляется постепенный, взвешенный подход к внедрению электронного формата личных карточек Т-2.

Это позволит сочетать преимущества цифровизации учета кадров и соблюдение традиций кадрового делопроизводства, сложившихся десятилетиями.

14. Опыт передовых компаний по внедрению электронных личных карточек

Ряд крупных российских и зарубежных компаний уже в той или иной степени перевели личные карточки сотрудников в цифровой формат. Какие положительные примеры можно отметить?

• Внедрение облачных HR-систем для автоматизации процессов управления персоналом
• Использование электронных подписей работников для удаленного подтверждения кадровых документов
• Перенос архивов личных карточек в специализированные хранилища электронных данных

15. Выгоды для бизнеса от перехода на электронные личные карточки Т-2

Хотя первоначальное внедрение электронного документооборота требует вложений, дальнейшее использование цифровых технологий в кадровом учете приносит компаниям конкретные выгоды:

• Снижение трудозатрат на работу с документами
• Повышение скорости и гибкости бизнес-процессов
• Улучшение внутреннего контроля и прозрачности данных

Это положительно влияет на эффективность бизнеса в целом.

16. Перспективы развития электронных личных карточек

Совершенствование технологий электронного документооборота открывает новые горизонты для развития цифровых личных карточек сотрудников, в том числе:

• Интеграция HR-систем с другими информационными базами предприятия
• Использование технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных операций
• Перенос карточек в системы распределенных реестров для повышения защищенности данных

17. Риски и угрозы при внедрении электронных личных карточек

Наряду с очевидными плюсами, переход на электронный формат личных карточек Т-2 несет в себе и определенные риски информационной безопасности.

К основным угрозам относятся:

• Утечка персональных данных сотрудников
• Несанкционированный доступ к конфиденциальной информации
• Искажение или блокировка данных в результате хакерской атаки

18. Как минимизировать риски при внедрении электронных личных карточек

Для снижения рисков целесообразно предпринять следующие меры защиты:

• Внедрение системы разграничения прав доступа пользователей
• Использование средств электронной подписи и шифрования данных
• Регулярное резервное копирование и восстановление базы данных

19. Обучение персонала работе с электронными личными карточками

Важным этапом является повышение IT-компетенций сотрудников, которые будут работать с системой электронного кадрового документооборота.

Необходимо проведение как минимум следующих обучающих мероприятий:

• Ознакомительный тренинг по использованию программного комплекса
• Инструктаж по требованиям информационной безопасности
• Мастер-классы по применению электронной подписи

Подводя итог, можно констатировать, что перспективы внедрения электронных технологий в работу с личными карточками сотрудников достаточно многообещающие.

Главным условием успеха является взвешенный комплексный подход, учитывающий как возможности цифровизации, так и традиции отечественного кадрового делопроизводства.

Экспертные прогнозы по внедрению электронных личных карточек

По прогнозам экспертов кадрового делопроизводства, в ближайшие 5 лет более 80% российских компаний малого и среднего бизнеса перейдут на ту или иную форму электронного учета данных о сотрудниках.

Преимущественно будут внедряться облачные кадровые информационные системы, не требующие создания дорогостоящей локальной IT-инфраструктуры.

Зарубежный опыт использования электронных HR-систем

Многие крупные западные корпорации уже давно и успешно используют цифровые системы управления человеческими ресурсами. На их примере российский бизнес может перенимать лучшие практики в этой сфере.

Основные направления для заимствования опыта:

• Комплексная автоматизация кадровых процессов
• Интеграция HR-платформ с другими информационными системами
• Применение технологий искусственного интеллекта в управлении персоналом

Перспективы применения технологий искусственного интеллекта в работе с электронными личными карточками

Одним из перспективных направлений является использование возможностей искусственного интеллекта для работы с данными личных карточек сотрудников, в том числе:

• Автоматизированный сбор и структурирование информации
• Прогнозирование потребности в персонале и бюджетов на него
• Подбор кандидатов на вакантные должности

Внедрение инноваций без шоковой терапии

Завершая тему электронизации личных карточек Т-2, еще раз подчеркнем важность постепенного, взвешенного подхода к технологическим инновациям в этой сфере.

Только так можно избежать неоправданных рисков и издержек и добиться долгосрочного положительного эффекта для бизнеса.