Методы контроля в менеджменте: как повысить эффективность управления компанией

Контроль - ключевой элемент эффективного менеджмента. Правильный выбор и применение методов контроля позволяет компаниям достигать поставленных целей. Давайте разберемся, какие существуют методы контроля в менеджменте и как их эффективно применять.

Сущность и функции контроля в менеджменте

Контроль в менеджменте представляет собой процесс наблюдения и проверки соответствия фактических результатов запланированным целям. Основные функции контроля:

  • Наблюдение за ходом выполнения работ
  • Проверка качества и сроков выполнения
  • Корректировка деятельности при отклонениях
  • Оценка результатов и сравнение с целями

Цель контроля - обеспечить достижение запланированных результатов и выявить возможные риски. К задачам контроля относят:

  1. Сбор и анализ информации
  2. Выявление отклонений
  3. Корректировка деятельности
  4. Принятие управленческих решений

Виды и формы контроля

По времени проведения контроль делится на:

  • Предварительный - до начала работ
  • Текущий - в процессе работ
  • Заключительный - по завершении работ

По источнику контроль бывает:

  • Внешний - со стороны внешних организаций
  • Внутренний - со стороны самой компании

По характеру проведения выделяют:

  • Обязательный контроль - предусмотрен законодательством
  • Инициативный контроль - по инициативе компании

По способу осуществления контроль бывает:

  • Сплошной - проверка по всем позициям
  • Выборочный - проверка отдельных позиций

Методы контроля в менеджменте

Традиционными методами контроля являются:

  • Наблюдение
  • Анализ документов
  • Опросы и анкетирование
  • Тестирование
  • Эксперимент
  • Анализ

К современным методам контроля относятся:

  • Бенчмаркинг
  • Контроллинг
  • Аудит
  • Мониторинг

Выбор конкретных методов контроля зависит от целей, объема проверки, вида деятельности.

Грамотное сочетание разных методов позволяет повысить эффективность контроля в компании.

Рассмотрим подробнее некоторые из наиболее распространенных методов контроля.

Наблюдение

Метод наблюдения заключается в непосредственном контроле процесса или результата работы. Наблюдение может быть открытым или скрытым. При открытом наблюдении сотрудники знают, что за ними следят. При скрытом наблюдении контролеры действуют тайно.

Плюсы метода наблюдения:

  • Получение объективных данных
  • Выявление проблем в реальном времени

Минусы:

  • Требует больших трудозатрат
  • Риск субъективности оценки

Анализ документов

Анализ документов - изучение различных отчетов, первичных документов. Позволяет получить информацию о результатах работы.

Плюсы:

  • Относительно низкие затраты
  • Возможность анализа больших объемов данных

Минусы:

  • Риск искажения данных в документах
  • Анализ прошлых результатов, а не текущего процесса

Опрос

Метод опроса заключается в получении необходимой информации путем вопросов сотрудникам. Может проводиться в устной или письменной форме.

Преимущества опроса:

  • Быстрота получения информации
  • Возможность уточнения ответов

Недостатки:

  • Субъективность ответов
  • Невозможность проверить достоверность

Эксперимент

Эксперимент заключается в введении контролируемых изменений для оценки реакции объекта. Проводится в специально созданных условиях.

Плюсы метода:

  • Получение объективных данных
  • Оценка причинно-следственных связей

Минусы:

  • Сложность проведения
  • Риск непредсказуемых результатов

Тестирование

Тестирование предполагает оценку знаний и навыков сотрудников с помощью специальных тестов.

Преимущества тестирования:

  • Объективность результатов
  • Возможность автоматизации

Недостатки:

  • Трудоемкость разработки тестов
  • Ограниченность оценки только знаний и навыков

Бенчмаркинг

Бенчмаркинг - это сравнение показателей компании с лучшими компаниями отрасли. Позволяет выявить слабые места и наметить пути развития.

Плюсы метода:

  • Стимулирование развития
  • Ориентация на лучшие практики

Минусы:

  • Сложность поиска эталонов для сравнения
  • Риск копирования чужого опыта без адаптации

Контроллинг

Контроллинг - комплексная система сбора и анализа информации для принятия управленческих решений.

Преимущества контроллинга:

  • Комплексный подход
  • Ориентация на поддержку управления

Недостатки:

  • Высокие затраты на внедрение
  • Требование квалифицированного персонала

Аудит

Аудит - независимая проверка финансовой и хозяйственной деятельности компании.

Плюсы аудита:

  • Независимость и объективность
  • Высокая квалификация аудиторов

Минусы:

  • Высокая стоимость
  • Периодичность проверок

Мониторинг

Мониторинг - постоянное наблюдение за объектом для своевременного выявления изменений.

Преимущества мониторинга:

  • Оперативность получения данных
  • Непрерывность контроля

Недостатки:

  • Большой объем данных
  • Требование автоматизации

Контроль исполнения

Важной задачей контроля является проверка исполнения принятых решений и поручений. Для этого используются такие методы, как:

  • Контроль соблюдения сроков
  • Контроль качества исполнения
  • SMC (Система менеджмента качества)
  • KPI (Ключевые показатели эффективности)
  • PDCA (Планируй-Делай-Проверяй-Воздействуй)

Регулярный контроль исполнения позволяет своевременно корректировать работу и повышать ответственность сотрудников.

Финансовый контроль

Финансовый контроль направлен на проверку правильности формирования и использования денежных средств.

Основные методы финансового контроля:

  • Анализ бухгалтерской и финансовой отчетности
  • Проведение внутренних ревизий и аудита
  • Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Ключевые показатели финансового контроля - рентабельность, ликвидность, финансовая устойчивость.

Контроль персонала

Контроль персонала направлен на оценку эффективности и мотивации сотрудников.

Основные методы контроля персонала:

  • Анализ личных дел и отчетности
  • Наблюдение и опрос
  • Аттестация и оценка персонала

Контроль персонала позволяет повысить трудовую дисциплину и производительность.

Система контроля на предприятии

Для повышения эффективности контроля необходимо:

  • Разработать положение о контроле
  • Определить объекты, субъекты и методы контроля
  • Назначить ответственных лиц
  • Настроить информационное обеспечение
  • Внедрить автоматизацию контрольных процедур

Системный подход к контролю способствует достижению целей компании.

Повышение эффективности контроля

Для эффективного контроля важно:

  • Соблюдать основные принципы контроля
  • Избегать излишнего давления на персонал
  • Стимулировать инициативу сотрудников
  • Обеспечивать обратную связь по результатам

Роль руководителя - настроить систему контроля на конструктивную работу по развитию компании.

Риски при контроле

При осуществлении контроля существуют определенные риски:

  • Формальный подход - контроль ради галочки
  • Недостаток квалификации контролеров
  • Слабая мотивация персонала на проверки
  • Сопротивление изменениям после контроля

Чтобы минимизировать эти риски, необходимо:

  • Повышать квалификацию контролеров
  • Мотивировать сотрудников на конструктивный подход
  • Обеспечить обратную связь и разъяснение результатов

Автоматизация контроля

Автоматизация контрольных процедур позволяет:

  • Снизить трудозатраты на ручной сбор данных
  • Повысить оперативность контроля
  • Сформировать единую информационную базу
  • Проводить непрерывный мониторинг

Однако полностью заменить человека автоматизированные системы пока не могут.

Внутренний контроль и аудит

Внутренний контроль проводится силами самой компании. Внутренний аудит - это подразделение, которое помогает руководителям осуществлять контроль.

Различия внутреннего контроля и аудита:

  • Внутренний аудит более независим
  • Аудит проводит проверки, контроль - постоянное наблюдение
  • Аудит оценивает систему контроля

Внешний контроль

К внешнему контролю относятся:

  • Проверки госорганов
  • Аудит со стороны аудиторских компаний
  • Контроль со стороны партнеров и клиентов

Внешний контроль позволяет получить независимую оценку деятельности компании.

Комментарии