Кто такой офис-менеджер: должностные обязанности и квалификация
Офис-менеджер - одна из ключевых должностей в любой современной компании. Это специалист широкого профиля, от работы которого зависит комфортная атмосфера в коллективе и бесперебойное функционирование офиса.
Обязанности офис-менеджера
Основные обязанности офис-менеджера:
- Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами для оргтехники
- Ведение делопроизводства и документооборота
- Организация внутренних коммуникаций в компании
- Координация взаимодействия между подразделениями
- Администрирование офисных помещений
- Планирование и подготовка деловых встреч
По сути, офис-менеджер является административным директором компании, обеспечивающим слаженную работу всего коллектива. Его главная задача - создать максимально комфортные условия для эффективной деятельности сотрудников.
Требования к квалификации
Хотя профессия офис-менеджера не предъявляет жестких требований к образованию, наличие профильной подготовки является безусловным преимуществом. В идеале офис-менеджер должен иметь:
- Высшее экономическое или гуманитарное образование
- Курсы повышения квалификации в сфере делопроизводства и офис-менеджмента
- Опыт административной работы от одного года
- Владение офисными программами и оргтехникой
- Знание основ документооборота
- Навыки систематизации информации
Личные качества
Помимо профессиональных компетенций, офис-менеджер должен обладать определенными личностными качествами:
- Стрессоустойчивость
- Многозадачность
- Коммуникабельность
- Ответственность
- Организованность
Работа связана с большими объемами информации, необходимостью координировать множество процессов и тесно взаимодействовать с самыми разными людьми. Офис-менеджер должен успешно справляться с такой нагрузкой.
Перспективы карьерного роста
Хотя изначально должность относится к линейному административному персоналу, у офис-менеджера есть возможности карьерного роста, например:
- Руководитель отдела делопроизводства
- HR-менеджер
- Административный директор
Опытный офис-менеджер со временем может занять более высокую руководящую позицию в компании.
| Плюсы профессии | Минусы профессии |
|
|
Подводя итог, отметим, что профессия офис-менеджера является очень востребованной в наши дни. Успешный офис-менеджер способен выстроить эффективную работу компании и претендовать на ключевые управленческие позиции.
Рабочий день офис-менеджера
Рассмотрим, как проходит типичный рабочий день офис-менеджера. Офис-менеджер начинает свой рабочий день, как правило, с проверки наличия канцтоваров и расходных материалов. Нужно убедиться, что у сотрудников есть все необходимое для бесперебойной работы.
В течение дня офис-менеджер тесно взаимодействует с руководителями различных подразделений компании. Он является связующим звеном между отделами, координирует общие задачи.
Нередко в рабочий процесс вмешиваются форс-мажорные обстоятельства - сбои техники, отсутствие сотрудников, срочные задачи. Такой специалист как офис-менеджер должен уметь быстро реагировать на подобные ситуации.
Кто такой офис-менеджер? Тот, кто занимается закупками всего необходимого для офиса и взаимодействует с поставщиками товаров и услуг. Это может быть канцелярия, оргтехника, услуги уборки или ремонта.
В конце рабочего дня или недели офис-менеджер готовит различные отчеты о своей деятельности. Он систематизирует информацию о расходах, выполненных задачах, оставшихся вопросах.
Планирование бюджета офиса
Важной частью работы офис-менеджера является планирование и контроль бюджета, выделяемого на нужды офиса. Необходимо грамотно спланировать расходы на канцтовары, расходные материалы, услуги так, чтобы этих средств хватило на весь отчетный период.
Взаимодействие с руководством
Офис-менеджер тесно взаимодействует с руководством компании, выполняя их поручения, информируя об оперативных вопросах, согласовывая важные решения по администрированию офиса.
В обязанности офис-менеджера также входит контроль исполнительской дисциплины - как своевременно сотрудники выполняют задачи, насколько эффективно используют рабочее время, как расходуют выделенные ресурсы.
Ведение делопроизводства
Работа с документами - неотъемлемая часть деятельности офис-менеджера. Необходимо оперативно и грамотно работать с входящими, исходящими и внутренними документами организации.
Офис-менеджер имеет возможность проанализировать, насколько эффективно выстроены бизнес-процессы в компании, подготовить предложения по их оптимизации для повышения общей результативности.
Взаимодействие офис-менеджера с кадровой службой
Эффективная работа офис-менеджера невозможна без тесного взаимодействия с HR-специалистами и кадровой службой компании. Необходим обмен информацией о сотрудниках, их потребностях, рабочих графиках, отпусках и так далее.
Офис-менеджер зачастую выступает связующим звеном между организацией и поставщиками, подрядчиками. Ему приходится принимать претензии по качеству поставленных товаров, выполненных работ и оперативно решать эти вопросы.
Взаимозаменяемость офис-менеджеров
В крупных компаниях работает целый штат офис-менеджеров. Важно, чтобы они могли взаимозаменять друг друга, оперативно ориентироваться в общих задачах и при необходимости подменять коллег.
При наличии в штате нескольких офис-менеджеров важно четко разграничить их полномочия и зоны ответственности, чтобы избежать конфликтов и повысить эффективность работы.
Аутсорсинг функций офис-менеджера
Некоторые организации прибегают к аутсорсингу отдельных функций офис-менеджера - например, закупкам канцтоваров или услугам уборки помещений. Это помогает оптимизировать расходы.
Повышение квалификации офис-менеджеров
Для поддержания профессионального уровня и развития навыков офис-менеджерам важно регулярно проходить обучение на специализированных курсах и тренингах.
Многие компании внедряют систему аттестации для оценки эффективности работы офис-менеджеров и выявления направлений развития их компетенций.
Мотивация и стимулирование офис-менеджеров
Для повышения вовлеченности и результативности офис-менеджеров необходима продуманная система мотивации с использованием как материальных, так и нематериальных инструментов.
Применение специализированного программного обеспечения помогает оптимизировать работу офис-менеджеров за счет автоматизации рутинных процессов.
Ключевые KPI офис-менеджера
Для объективной оценки деятельности офис-менеджеров необходимо использовать сбалансированную систему KPI: скорость обработки запросов, удовлетворенность сотрудников, оценки руководства и другие.
В обязанности офис-менеджера входит контроль соблюдения правил техники безопасности и охраны труда сотрудниками. Необходимо следить за исправностью электропроводки, средств пожаротушения и так далее.
Работа офис-менеджера с жалобами сотрудников
Офис-менеджер выступает связующим звеном между рядовыми работниками и руководством. Ему приходится принимать жалобы сотрудников на условия труда, конфликтные ситуации в коллективе и оперативно реагировать.
От офис-менеджера часто требуется не только функциональная организация рабочего пространства, но и эстетическое оформление - подбор дизайна, элементов декора для создания определенной атмосферы.
Для обеспечения контрольно-пропускного режима и безопасности в офисе офис-менеджер находится в тесном контакте с охраной компании.
Нетипичные задачи офис-менеджера
Иногда на офис-менеджера возлагаются дополнительные задачи, нетипичные для этой должности - закупка подарков клиентам, общение с госорганами, инвентаризация и другие.