Заявление на материальную помощь: кому положена финансовая поддержка?

Любой сотрудник в трудной жизненной ситуации может обратиться к работодателю с просьбой о материальной помощи. Хотя выплата помощи не является обязанностью работодателя, многие компании оказывают финансовую поддержку в чрезвычайных обстоятельствах.

Чтобы получить материальную помощь от компании, необходимо написать заявление на имя руководителя. В нем следует подробно изложить суть проблемы и приложить подтверждающие документы.

Какие ситуации считаются уважительной причиной для получения материальной помощи

Чтобы получить материальную помощь от работодателя, нужно иметь уважительную причину. К таким причинам обычно относят следующие жизненные ситуации:

• Тяжелое финансовое положение из-за низкой зарплаты или отсутствия других источников дохода
• Необходимость лечения или проведения дорогостоящей операции
• Подготовка ребенка к школе
• Рождение ребенка
• Свадьба
• Смерть близких родственников

Как правило, работодатели положительно реагируют на просьбы о материальной помощи, если они обоснованы такими уважительными причинами. При этом в заявлении важно четко обозначить, какая именно жизненная ситуация сложилась и какую сумму вы просите выделить.

Однако иногда работодатели могут оказать материальную помощь и без наличия таких серьезных оснований, просто проявляя заботу о своих сотрудниках. Главное - как можно подробнее обосновать необходимость получения помощи в заявлении.

Как правильно написать заявление на материальную помощь от работодателя

Чтобы правильно написать заявление на материальную помощь от работодателя, необходимо соблюсти определенные требования к его структуре и содержанию.

• В заявлении должны быть указаны полные фамилия, имя и отчество заявителя, а также его должность и место работы.
• Необходимо четко сформулировать просьбу о выделении материальной помощи с указанием ее размера.
• Обязательно нужно указать уважительную причину, по которой требуется финансовая поддержка (например, рождение ребенка, смерть близких, лечение).
• К заявлению следует приложить документы, подтверждающие наличие трудной жизненной ситуации (копии свидетельств, справки и т.д.).

Заявление должно быть написано на имя руководителя организации, подписано заявителем с расшифровкой подписи и указанием даты.

При соблюдении всех формальных требований к оформлению заявления и наличии уважительной причины для выделения материальной помощи вероятность получения финансовой поддержки от работодателя значительно повышается.

Образец заявления на материальную помощь при рождении ребенка

Генеральному директору ООО "Пример" Иванову И.И. от ведущего специалиста отдела продаж Петрова П.П.

Заявление. Прошу оказать мне материальную помощь в связи с рождением у меня ребенка. 14 марта 2023 года у меня родилась дочь - Петрова Мария Петровна. Свидетельство о рождении ребенка прилагается. В связи с появлением ребенка в семье возникли дополнительные расходы на приобретение детских товаров, необходимой одежды, средств гигиены. Кроме того, супруга в настоящее время находится в декретном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. В связи с этим семейный бюджет существенно сократился. Учитывая сложившиеся обстоятельства, прошу выплатить мне материальную помощь в размере 15 000 рублей. С уважением, Петров П.П. 15 марта 2023 г.

К данному заявлению необходимо приложить копию свидетельства о рождении ребенка, заверенную в установленном порядке. Образец свидетельства о рождении:

Необходимые реквизиты и структура заявления о выделении средств от работодателя

Чтобы правильно составить заявление на материальную помощь от работодателя, необходимо соблюсти определенные требования к его реквизитам и структуре.

• В верхнем левом углу заявления указываются данные работодателя: ФИО полностью, должность, название организации.
• Справа располагаются личные данные работника: ФИО полностью, должность, наименование подразделения, в котором он работает.
• Заявление, как правило, начинается словами: «Прошу оказать материальную помощь...» или «Прошу выплатить материальную помощь...».

Далее в заявлении обязательно должны быть указаны:

1. Причина, по которой требуется финансовая помощь.
2. Краткое описание ситуации, обосновывающее необходимость материальной помощи.
3. Дата, к которой требуются денежные средства.
4. Запрашиваемая сумма материальной помощи.
5. Перечень документов, прилагаемых к заявлению.
6. Личная подпись заявителя и расшифровка подписи.
7. Дата написания заявления.

Какие документы прилагать к заявлению для подтверждения оснований

Чтобы работодатель мог объективно оценить ситуацию и принять решение о выделении материальной помощи, к заявлению необходимо приложить подтверждающие документы.

В зависимости от основания для получения финансовой поддержки это могут быть следующие документы:

• При рождении ребенка - копия свидетельства о рождении.
• При вступлении в брак - копия свидетельства о браке.
• При смерти близких родственников - копия свидетельства о смерти.
• При лечении или операции - медицинские документы, подтверждающие диагноз и необходимость лечения, с указанием предполагаемых расходов.
• При тяжелом материальном положении в семье - документы о доходах всех членов семьи за последние 3-6 месяцев.

Также по запросу работодателя могут быть предоставлены иные документы, подтверждающие наличие оснований для оказания материальной помощи согласно трудовому или коллективному договору организации.

Приложенные к заявлению подтверждающие документы повышают шансы на положительное решение вопроса о выделении средств. При их отсутствии работодатель вправе отказать в материальной помощи.

Основания для отказа в материальной помощи со стороны работодателя

Несмотря на то, что работник правильно оформил заявление на материальную помощь и приложил все необходимые подтверждающие документы, работодатель может отказать в ее выделении.

Основными причинами для отказа являются:

• Отсутствие или некорректное оформление подтверждающих документов.
• Несоответствие заявленной причины и приложенных документов.
• Наличие у работника дисциплинарных взысканий.
• Отсутствие средств у работодателя.
• Превышение установленного лимита на материальную помощь в текущем году.

Также согласно трудовому или коллективному договору организации могут быть предусмотрены дополнительные основания для отказа в предоставлении материальной помощи по заявлению работника.

В какие сроки рассматривается заявление и происходит выплата средств

Сроки рассмотрения заявления на материальную помощь и выплаты средств зависят от внутренних правил и положений, действующих в конкретной организации.

Как правило, согласно трудовому кодексу РФ, работодатель обязан рассмотреть любое письменное заявление работника и дать письменный ответ в течение 30 дней с момента получения.

Однако на практике этот срок зачастую сокращается до 7-14 рабочих дней в зависимости от срочности и оснований, указанных в заявлении на материальную помощь.

Документы передаются для рассмотрения непосредственно в бухгалтерию или отдел кадров. Если работодатель примет положительное решение, уполномоченные лица в течение 1-3 рабочих дней подготавливают необходимые приказы, после чего происходит сама выплата материальной помощи.

Таким образом, общий срок с момента подачи заявления на материальную помощь до получения денежных средств, как правило, составляет от 2 до 4 недель.

Куда подавать заявление на получение денежной помощи от компании

Чтобы получить материальную помощь от организации-работодателя, работнику необходимо составить соответствующее заявление и передать его вместе с подтверждающими документами:

• В бухгалтерию компании, если процедура оказания материальной помощи регламентирована внутренними локальными актами (приказами, положениями), а также если размер помощи превышает 4 000 рублей.
• В отдел кадров, если компания небольшая и все кадровые вопросы решаются именно этим подразделением. Как правило, в таких фирмах сумма оказываемой материальной помощи невелика.
• Непосредственно руководителю компании (директору, генеральному директору), если речь идет о серьезной ситуации и требуется оперативное решение вопроса.

Секретарь либо помощник руководителя принимает заявление, регистрирует его и передает для рассмотрения непосредственно самому директору или в бухгалтерию/отдел кадров в зависимости от установленного в компании порядка.

Подавать заявление рекомендуется в письменном виде для регистрации документа, но в некоторых небольших компаниях возможна и устная форма обращения за материальной помощью.

Максимальный размер материальной помощи, не облагаемой налогом

Согласно действующему законодательству РФ, материальная помощь, оказываемая работодателем своим сотрудникам, не облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ), если ее размер не превышает 4 000 рублей за календарный год. Эта сумма установлена пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ и является единой для всех получателей материальной помощи в организации.

Таким образом, если сотрудник получил от работодателя материальную помощь в размере не более 4 000 рублей за год, эта сумма не облагается НДФЛ и не учитывается при расчете налогооблагаемой базы для уплаты налога на доходы физических лиц. Соответственно, с нее не удерживается и не перечисляется в бюджет НДФЛ.

Если же размер материальной помощи превышает 4 000 рублей за год, то сумма сверх этого лимита облагается НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). При этом учитывается общая сумма материальной помощи, оказанная работодателем сотруднику за календарный год, а не размер каждой отдельной выплаты.

Также стоит отметить, что ограничение по сумме материальной помощи, не облагаемой НДФЛ, применяется отдельно по каждому основанию для ее выплаты. Например, если сотрудник в течение года получил от работодателя 2 000 рублей в связи с рождением ребенка и 3 000 рублей в связи со смертью близкого родственника, то обе эти суммы не будут облагаться НДФЛ, поскольку по каждому основанию лимит в 4 000 рублей не превышен.

Таким образом, при соблюдении установленного законом ограничения материальная помощь является хорошим способом оказания работодателем поддержки сотрудникам в сложных жизненных ситуациях без дополнительной налоговой нагрузки для получателя.

Кроме того, оказание материальной помощи в размерах, не превышающих 4 000 рублей за год, также не учитывается при определении налоговой базы для уплаты страховых взносов. Это регулируется статьей 422 Налогового кодекса РФ.

Материальная помощь при потере близких родственников от работодателя

Потеря близких людей - это всегда тяжелое испытание. Особенно болезненно переживают уход из жизни родителей, супругов, детей. Кроме морального потрясения, такая утрата часто влечет за собой необходимость нести дополнительные материальные расходы.

В этой ситуации многие работодатели идут навстречу своим сотрудникам и оказывают им единовременную материальную помощь. Это позволяет хоть как-то облегчить тяжесть утраты и помочь оплатить расходы на похороны.

Основанием для оказания такой помощи служит заявление сотрудника на имя руководителя организации. В тексте заявления нужно указать:

• причину обращения за материальной помощью - конкретно указать, какой близкий родственник умер (отец, мать, супруг(а), сын, дочь и т.д.), его ФИО, дату и возраст смерти;
• просьбу выделить определенную сумму материальной помощи в связи с понесенными расходами на организацию похорон.

К заявлению обязательно нужно приложить копию свидетельства о смерти близкого родственника. Это необходимо в качестве документального подтверждения факта смерти.

Сумму материальной помощи можно указать в заявлении ориентировочно, исходя из предполагаемых расходов на похороны. Окончательное решение о размере выделяемых средств принимает руководитель организации.

Если в компании есть Положение об оказании материальной помощи, то размер выплаты может быть определен заранее для таких ситуаций. Например, 5000 рублей в связи со смертью близкого родственника первой степени родства.

Рассмотрев заявление и приложенные документы, руководитель принимает решение об оказании материальной помощи, ее размере и источниках выплаты. Это может быть прибыль организации, специально сформированный для таких случаев резервный фонд и т.д.

При положительном решении издается приказ о выплате работнику материальной помощи в связи со смертью близкого родственника. В приказе указываются ФИО сотрудника, сумма матпомощи, основание для выплаты.

Выдача денежных средств производится через кассу организации или перечисляется на банковскую карту сотрудника. Материальная помощь при потере близких выдается работнику в полном объеме, без удержания налога на доходы физических лиц.

Таким образом, материальная поддержка в трудной жизненной ситуации со стороны работодателя помогает сотруднику хотя бы частично возместить расходы, связанные с похоронами близкого человека. А главное - чувствовать, что в это нелегкое время он не остался один на один со своим горем.

К сожалению, не все работодатели проявляют такое участие и идут навстречу сотрудникам в подобных обстоятельствах. Но есть и положительные примеры гуманного отношения к людям. И в такие моменты особенно ценно чувствовать поддержку коллектива и руководства.

Получение финансовой поддержки от компании на лечение и операцию

Тяжелое заболевание или необходимость проведения дорогостоящей операции могут поставить человека и его семью в сложное финансовое положение. В такой ситуации материальная помощь от работодателя будет как нельзя кстати.

Чтобы получить финансовую поддержку от компании на лечение или операцию, сотруднику необходимо написать соответствующее заявление на имя руководителя.

В тексте заявления нужно указать следующее:

• причина обращения - наличие тяжелого заболевания (можно указать диагноз) или необходимость проведения дорогостоящей операции (указать какой);
• просьба о выделении материальной помощи в связи с крайне затруднительным финансовым положением, обусловленным расходами на лечение/операцию;
• ориентировочная сумма запрашиваемой помощи.

К заявлению в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие наличие заболевания и необходимость лечения:

• копия медицинского заключения или выписка из истории болезни;
• рекомендации врача о проведении оперативного вмешательства;
• копии рецептов на лекарства;
• документы, подтверждающие расходы на лечение (чеки, квитанции об оплате медицинских услуг и пр.).

Эти документы необходимы для подтверждения обоснованности просьбы о материальной помощи на лечение/операцию.

Руководитель организации рассматривает заявление и представленные медицинские документы и принимает решение об оказании материальной помощи, ее размере и источниках.

При положительном решении издается приказ о выделении сотруднику материальной помощи на лечение/операцию. В приказе указываются:

• ФИО, должность работника;
• сумма материальной помощи;
• основание для выплаты - на лечение/операцию.

Средства перечисляются работнику в полном объеме, без удержания НДФЛ. Максимальный необлагаемый налогом размер выплаты в год - 4000 рублей.

Если сумма материальной помощи превышает этот лимит, то разница облагается НДФЛ в размере 13%.

Таким образом, при возникновении непредвиденных расходов на лечение тяжелого заболевания или проведение дорогостоящей операции, работник может обратиться к своему работодателю за оказанием материальной помощи. При соблюдении всех требований к оформлению заявления и предоставлению подтверждающих документов есть хорошие шансы получить эту помощь. Главное - не стесняться просить о поддержке в трудной жизненной ситуации.

Как оформить отпускные в виде материальной помощи от работодателя

Ежегодный оплачиваемый отпуск - это законодательно установленное право каждого работника. Однако многие компании, заботясь о своих сотрудниках, выплачивают дополнительно к основному отпуску еще и так называемые отпускные.

Отпускные представляют собой денежную выплату, которая осуществляется работодателем для материальной поддержки сотрудника во время его отдыха. По сути, это разновидность материальной помощи.

Согласно Трудовому кодексу РФ, отпускные не являются обязательной выплатой. Решение об их предоставлении принимает сам работодатель. Это может быть прописано в коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о материальной помощи и других локальных нормативных актах организации.

Чтобы получить отпускные в виде материальной помощи от работодателя, сотрудник должен написать соответствующее заявление.

Рекомендуемое содержание заявления:

• указание вида документа (заявление);
• наименование должности, ФИО, контактные данные руководителя, которому адресовано заявление;
• ФИО, должность, подразделение сотрудника;
• просьба о выплате материальной помощи в виде отпускных;
• срок и продолжительность отпуска;
• просьба перечислить отпускные на банковскую карту (реквизиты);
• дата написания заявления;
• подпись сотрудника.

К заявлению можно приложить копию приказа о предоставлении отпуска, если отпуск предоставляется вне графика.

Размер отпускных устанавливает работодатель. Это может быть фиксированная сумма для всех сотрудников или расчетный размер в зависимости от оклада, стажа, результатов работы.

Например, отпускные могут составлять:

• один дневной заработок за каждый день отпуска;
• одну недельную тарифную ставку;
• фиксированная сумма (например, 5000 рублей) и т.д.

Если сумма отпускных не превышает 4 000 рублей за год, то такая материальная помощь не облагается НДФЛ.

После рассмотрения заявления руководитель издает приказ о выплате работнику материальной помощи на отдых в размере установленных отпускных.

На основании приказа бухгалтерия оформляет расчетный листок, в котором отражается начисление отпускных, и перечисляет средства на карту сотрудника.

Таким образом, подав заявление и дождавшись соответствующего приказа, работник может получить от работодателя дополнительную материальную поддержку на время отдыха.