Внутренняя опись документов: полезная информация для руководителей и специалистов

Внутренняя опись документов представляет собой перечень бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника. Она позволяет зафиксировать состав документов на момент трудоустройства работника, а также отслеживать изменения по мере пополнения личного дела.

Назначение и суть внутренней описи документов

Главное предназначение внутренняя опись документов - это возложение ответственности за сохранность бумаг личного дела на конкретного специалиста по кадрам. Благодаря описи можно быстро заметить пропажу или порчу каких-либо бумаг и установить, кто должен за это отвечать.

Таким образом, наличие описи полезно и для предприятия, и для его работников. Опись позволяет предотвратить возможные конфликты и претензии со стороны сотрудников по поводу ненадлежащего хранения их личных документов.

Кто и как должен составлять опись документов

Составление описи документов личного дела входит в обязанности специалиста по кадрам. Однако на небольших предприятиях эту работу может выполнять секретарь или даже руководитель организации. Главное требование - составитель описи должен иметь соответствующую квалификацию и четко представлять порядок заполнения документа. Это важно для обеспечения достоверности и полноты данных.

Внутренняя опись документов может заполняться как вручную, так и на компьютере с последующей распечаткой необходимого количества экземпляров. Как правило, оформляется один экземпляр описи на каждое личное дело. При составлении описи важно максимально точно и подробно перечислить все документы личного дела на момент ее заполнения. Также необходимо следить за дальнейшим обновлением данных по мере изменения состава документов.

Основные требования к оформлению описи

Внутренняя опись документов может составляться как вручную, так и на компьютере. При ручном заполнении следует использовать линейку, карандаш и ручку для аккуратности. При компьютерном оформлении удобнее сразу распечатать нужное количество экземпляров документа. Опись можно создать на фирменном бланке организации или на чистом листе А4.

Основную информацию в «внутренней описи документов» лучше представлять в виде таблицы для наглядности и удобства поиска данных. В ней должны быть колонки: порядковый номер, наименование документа, дата, примечания. При заполнении описи важно тщательно проверять точность внесенных данных. Недопустимы ошибки и внесение недостоверной информации. Если опись состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы. Это облегчит работу с документом.

Какие документы вносить в опись личного дела

В «внутреннюю опись документов» подлежат внесению не только основные документы вроде трудовой книжки, дипломов об образовании и т.п. Необходимо включать сюда:

• копии приказов и распоряжений в отношении данного сотрудника;
• списки научных работ, сведения об ученых степенях;
• наградные листы и поощрения;
• результаты аттестаций и квалификационных экзаменов;
• отчеты о повышении квалификации;
• иные документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника в организации.

При дополнении личного дела новыми бумагами, информация об этом также заносится в опись с указанием даты и причин внесения данных.

Порядок ведения и обновления описи

Внутренняя опись документов составляется при приеме нового сотрудника на работу. Таким образом фиксируется изначальный перечень документов личного дела. По мере накопления новых бумаг, связанных с трудовой деятельностью, их также необходимо учитывать в описи с указанием даты и причины внесения данных. Факты изъятия документов из личного дела для каких-либо нужд также отмечаются в описи с последующей регистрацией возврата в личное дело.

При каждом обновлении внутренней описи документов новые данные вносятся на имеющиеся свободные строки. Если места недостаточно, можно добавить новые листы, сделав на них ссылку в первоначальной описи. При увольнении работника внесение изменений в опись прекращается. Незаполненные строки перечеркивают, указывают дату увольнения, ставят подпись ответственного лица. Затем опись вместе со всем личным делом передается в архив организации.

В архиве личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет. Внутренняя опись документов позволяет упорядочить хранение бумаг и облегчает поиск необходимых сведений при обращении к архиву.

Ответственность за достоверность данных в описи

Ответственность за достоверность данных, внесенных во внутреннюю опись документов, несет специалист по кадрам или иное лицо, которое составляло опись. При заполнении этого документа недопустимы различного рода неточности, ошибки, тем более умышленное внесение ложных сведений. В случае выявления подобных нарушений виновный сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Благодаря точной и достоверной «внутренней описи документов» можно оперативно заметить пропажу или порчу бумаг личного дела и установить степень ответственности лица, которое занималось его хранением и обеспечением сохранности. Таким образом, опись является своего рода юридическим документом, на основании которого возможно решение спорных и конфликтных ситуаций в отношении документов работника.

Возможность получения работником копии описи документов

Согласно действующему законодательству, работник имеет право получить от работодателя копию описи документов своего личного дела. Это закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ, согласно которой работник имеет право знакомиться со всеми документами, хранящимися в его личном деле, в том числе с описью документов личного дела. Работодатель обязан по требованию работника выдать ему надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой и находящихся в его личном деле. За выдачу копий документов плата с работника не взимается.

Таким образом, работник вправе потребовать от работодателя предоставить ему копию описи документов личного дела. Работодатель не имеет права отказать в этом требовании. Копия описи должна быть заверена надлежащим образом (подписью уполномоченного лица и печатью организации). Стоит отметить, что работник может ознакомиться только с описью своего личного дела. Доступ к описям документов других работников ему предоставлен быть не может в целях соблюдения законодательства о защите персональных данных.

Также работодатель не обязан предоставлять работнику оригинал описи, достаточно копии этого документа. Оригинал описи должен храниться в личном деле работника. Получить копию описи работник может как в период работы в организации, так и после увольнения. Сроков давности для обращения с таким требованием к работодателю законодательством не установлено.

Таким образом, наличие у работника копии описи документов личного дела - его законное право, закрепленное Трудовым кодексом РФ. Это позволяет ему в любой момент получить информацию о том, какие именно документы хранятся в его личном деле у работодателя.

Особенности электронного ведения описи

В настоящее время все больше компаний переходят на электронный документооборот и ведут личные дела сотрудников в электронном виде. Это касается и описи документов личного дела. При использовании электронной описи ее составление и ведение максимально упрощается. Опись легко сформировать в виде таблицы в программах типа Excel. Это позволяет оперативно вносить данные о новых документах, фиксировать факты изъятия бумаг из дела и их возвращения.

Также электронная опись легко копируется, распечатывается, передается по локальной сети. При необходимости работнику можно сразу выслать копию описи его личного дела по электронной почте. Важная особенность электронной описи документов личного дела - возможность установить разграничение прав доступа к ней. Доступ для просмотра и редактирования может быть предоставлен только ответственным за ведение кадрового делопроизводства сотрудникам.

Также в электронной описи удобно реализовывать функции автоматического подсчета количества документов по различным параметрам, автоматического формирования нумерации, обновления дат и другие полезные функции. Вместе с тем, электронная опись документов личного дела должна распечатываться и подписываться ответственным лицом. Такая распечатка хранится в бумажном личном деле сотрудника наряду с другими документами. Таким образом, переход на электронную форму внутренней описи документов личного дела существенно упрощает работу с ней и повышает удобство использования этого документа в кадровом делопроизводстве.

Как правильно хранить и архивировать опись

После того, как сотрудник увольняется, ведение его личного дела и соответствующей описи прекращается. Выдавать дело ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив организации вместе с описью. На последней после внесения заключительной записи все оставшиеся пустые строки перечеркиваются, чтобы не допустить внесения в дальнейшем каких-либо несанкционированных сведений.

1. Опись хранится в составе всего личного дела и отправляется на архивное хранение.
2. Сроки хранения личных дел в архиве организации могут быть различными в зависимости от категории уволенных сотрудников.

При увольнении руководителя организации его личное дело вместе с описью документов должно храниться в архиве постоянно, без уничтожения. Дела других сотрудников обычно хранятся 75 лет. После истечения установленного срока они подлежат экспертизе ценности документов, по результатам которой принимается решение об их дальнейшей судьбе.

Таким образом, правильное хранение и своевременная архивация личных дел с описями документов позволяет обеспечить их сохранность и конфиденциальность на длительный период.

Плюсы и минусы внутренней описи для организации

Внутренняя опись документов личных дел сотрудников является необязательным, но весьма полезным элементом кадрового делопроизводства. У такого документа есть ряд существенных преимуществ:

• Опись облегчает учет хранящихся в личных делах бумаг, позволяет оперативно находить нужные сведения о работнике.
• Благодаря наличию описи можно избежать утрат документов из личных дел, так как будет точно известно, что именно там должно находиться.
• Опись снимает ответственность с организации за ненадлежащее хранение документов, перекладывая ее на плечи конкретного сотрудника.

Однако наряду с достоинствами у внутренней описи документов личных дел есть и определенные минусы, о которых стоит помнить:

• Дополнительные трудозатраты на составление и регулярное обновление описи.
• Необходимость выделения специально обученного для этих целей персонала или повышение квалификации имеющихся кадровых работников.
• Риск ошибок или неточностей при заполнении описи, что может привести к негативным последствиям для организации.

Таким образом, внутренняя опись документов личных дел, безусловно, является оправданной и перспективной для большинства организаций. Однако перед ее внедрением важно тщательно все взвесить и подготовиться, включая обучение персонала.

Часто задаваемые вопросы по теме

Внутренняя опись документов личных дел является полезным, но необязательным элементом кадрового делопроизводства. У многих специалистов по персоналу возникают вопросы относительно целесообразности ее применения.

Рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы по этой теме:

• Нужно ли составлять опись, если в штате всего несколько сотрудников?

  Даже при небольшом количестве персонала опись может быть полезна. Она позволит точно знать состав документов каждого личного дела и избежать их утраты.

• Можно ли хранить опись только в электронном виде без бумажной копии?

  Электронная опись удобна для оперативного доступа и редактирования, но наряду с ней рекомендуется иметь и бумажный вариант на случай сбоев в работе техники и программ.

• Нужно ли вносить в опись каждый вновь поступающий документ личного дела?

  Да, при расширении личного дела сотрудника все новые документы должны регистрироваться в описи для полноты данных о его составе.

Таким образом, наличие внутренней описи документов целесообразно для подавляющего большинства организаций, вне зависимости от их размера и сферы деятельности. Это позволяет повысить уровень учета и сохранности документов личных дел сотрудников.

Полезные образцы описей документов личных дел

Внутренняя опись документов личного дела сотрудника - важный элемент кадрового делопроизводства. Она позволяет учитывать все документы, которые хранятся в личном деле работника, фиксировать факты их изъятия и возврата. Хотя единого образца описи законодательством не установлено, можно использовать типовые формы, адаптируя их под нужды организации.

Рассмотрим пример заполнения типовой формы описи документов личного дела.

Для удобства ведения описи рекомендуется использовать электронные формы, которые позволяют оперативно вносить и изменять данные. Ниже пример электронной формы описи:

Рекомендации по внедрению описи в документооборот

Внедрение внутренней описи документов личных дел в кадровое делопроизводство организации - важный шаг для повышения эффективности работы с кадровыми документами. Чтобы процесс внедрения прошел успешно, рекомендуется придерживаться следующих советов:

• Разработать локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения описи документов личных дел в организации.
• Утвердить типовую форму описи с учетом специфики и потребностей организации.
• Определить ответственного сотрудника за ведение и хранение описей.
• Обеспечить ответственного сотрудника необходимыми техническими средствами и доступом к актуальным нормативным документам.
• Провести инструктаж ответственного сотрудника по порядку заполнения, учета и хранения описей.

При заполнении описи впервые рекомендуется:

• Внимательно изучить все документы личного дела и внести их в опись.
• Указывать точные наименования и реквизиты документов.
• Фиксировать дату и основание каждого поступления/изъятия документа.
• Регулярно проверять актуальность данных в описи при изменении состава документов.

Соблюдение этих рекомендаций поможет безболезненно внедрить опись документов личных дел в документооборот организации и извлечь максимум пользы от ее использования.

Выводы о пользе и перспективах применения описей

Подводя итог, можно сделать следующие выводы о пользе внутренней описи документов личных дел и перспективах ее применения:

• Опись позволяет организовать учет и контроль движения документов в личных делах сотрудников.
• Она исключает возможность утраты или порчи документов, устанавливает ответственность за их сохранность.
• Опись облегчает поиск необходимых документов в личных делах.
• Составление описи дисциплинирует кадровую службу, повышает исполнительскую дисциплину.

Внедрение описи не требует существенных материальных затрат, при этом эффект от ее использования может быть весьма ощутимым. Особенно актуально применение электронных форм описей, которые упрощают работу с документами.

В перспективе применение описей будет только расширяться по мере внедрения электронного документооборота и перехода на электронные личные дела сотрудников. Электронные описи позволят быстро вносить и отслеживать любые изменения в составе документов, что существенно повысит эффективность кадрового делопроизводства. Таким образом, внутренняя опись документов личных дел сотрудников является полезным и перспективным элементом современного документооборота организации.