Протокол – это официальный документ?
Слово протокол у всех на слуху. Работники офисов регулярно слышат его во время собраний, полицейские используют в своей профессиональной деятельности, а главы государств и дипломаты вынуждены придерживаться диктуемых им правил. Что же такое протокол? Это мы выясним ниже.
Значение понятия протокол
Как немалое количество иных терминов, данное слово имеет несколько значений. Все зависит от сферы деятельности, в которой применяется искомое понятие. Итак, рассмотрим самые распространенные ситуации, когда принято говорить о протоколе.
Если речь идет о деловой среде, то протокол – это документ, описывающий происходящее событие (собрание, совещание, совет директоров и т.д.).
Мы уже упоминали выше о полицейских, которые также часто составляют подобный документ. В данном случае подразумевается установление факта преступления или правонарушения.
В международном формате протокол - это свод правил, которых следует придерживаться при официальных встречах между представителями власти, а также дипломатическими деятелями. Например, существует протокол встреч глав государств или нанесения визита президенту.
Однако в данной статье остановимся именно на понятии деловых протоколов.
Протокол встречи
Бизнес-встречи – это неотъемлемая часть всех процессов в деловой среде. Проходить они могут официально, с учетом назначенного времени и только в помещении офиса. Также весьма популярны и неформальные деловые свидания. Во втором случае можно обойтись без протокольных подтверждений разговора. Если же встреча официальная, то она должна быть письменно оформлена по всем правилам.
Протокол ведет секретарь или другое лицо, обладающее такими полномочиями. Чтобы не отставать от хода беседы, постарайтесь выяснить примерный список вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. Не лишним будет также наличие диктофона, чтобы не упустить детали, ведь протокол – это очень подробное описание делового мероприятия.
Следует записать имена тех, кто присутствует, а также отсутствующих. Для себя можно сделать пометки относительно месторасположения всех, кто пришел на встречу, чтобы без ошибок указать авторство тех или иных слов.
В начале каждого собрания определяется порядок рассмотрения вопросов, обязательно запишите его дословно.
Если на встрече было голосование, то укажите его итоги (сколько человек проголосовали "за", а сколько – "против"). В случае, когда на собрании было небольшое количество присутствующих, вы имеете возможность также отметить фамилии и имена всех проголосовавших.
Не откладывайте оформление протокола в долгий ящик, ведь за это время вы можете забыть детали встречи.
Протокол переговоров
Переговоры отличаются от обычной деловой встречи тем, что на них обычно обсуждается один или пара вопросов, которые играют большую роль для обеих сторон. В данном случае протокол – это возможность зафиксировать все нюансы разговора и требования сторон. Не всегда рассматриваемый вопрос решается сразу же после первых переговоров, поэтому директорам или прочим сотрудникам необходимы время и полная информация о встрече.
Протокол переговоров оформляется по тому же принципу, что и любой деловой документ.
В нем необходимо указать дату описываемого события, номер документа и полный вариант названия. Далее идет введение, в котором обязательно указывается список присутствующих и главные вопросы для обсуждения.
В основной части информация обычно делится на три части: «Слушали», «Выступили», «Постановили». В полной версии протокола дословно цитируются слова всех выступавших.Также в некоторых случаях оформляется выписка из протокола, дублирующая определенную его часть.