Помогут сделать лучше любую презентацию: самые полезные сочетания клавиш в Microsoft PowerPoint, о которых знают не все

Как профессионалу или студенту в современном мире, скорее всего, в какой-то момент работы вам придется сделать презентацию со слайдами. В деловой, академической и других сферах они помогают показать новые идеи или открытия, разъяснить статус организации, сделать прогнозы на будущее и многое другое. Главным среди приложений и программного обеспечения, используемых для создания таких слайд-шоу, является Microsoft PowerPoint. Как и в Microsoft Word и Excel, использование горячих клавиш расширяет возможности работы. Вот самые полезные из них — от фундаментальных до продвинутых.

Основные сочетания клавиш

Основные сочетания клавиш, которые работают в программном обеспечении Microsoft Office, а также в некоторых других приложениях для обработки документов, действительно являются хорошим способом начать знакомство с горячими клавишами. Большинство из них основаны на клавишах:

• Control (Ctrl);
• Alternate (Alt);
• Shift;
• Function (Fn).

На устройствах macOS почти в каждом используется одна или несколько клавиш:

• Command (Cmd);
• Control (Ctrl);
• Option;
• Shift;
• Function (Fn).

Хотя эти основные сочетания клавиш служат разным целям для каждого приложения, они обычно имеют одну и ту же схему. В частности, в PowerPoint вы можете использовать клавиатуру, чтобы (в Windows и macOS):

• открыть документ презентации — Ctrl + O и Cmd + O;
• создать новый документ презентации — Ctrl + N и Cmd + N;
• распечатать набор слайдов — Ctrl + P и Cmd + P;
• сохранить презентацию, над которой работаете, в формате PowerPoint — Ctrl + S и Cmd + S;
• или в файле другого типа — Fn + F12 и Cmd + Shift + S.

Основные сочетания клавиш также позволяют (в Windows и macOS):

• отменять шаги — Ctrl + Z и Cmd + Z;
• и повторять шаги — Ctrl + Y и Cmd + Y.

А когда вы закончите работу или захотите сделать перерыв, вы можете (в Windows и macOS):

• закрыть определенную презентацию на экране — Ctrl + W и Cmd + W;
• или приложение PowerPoint — Ctrl + Q и Cmd + Q.

Для форматирования элемента

Зайдя в само приложение, также довольно просто взаимодействовать как с текстовыми, так и с нетекстовыми элементами на слайде с помощью сочетаний клавиш (в Windows и macOS):

• вырезать — Ctrl + X и Cmd + X;
• скопировать — Ctrl + C и Cmd + C;
• вставить — Ctrl + V и Cmd + V.

Кроме того, если вы хотите выполнить любую из этих команд для нескольких элементов на слайде, вы можете выделить их с помощью Ctrl + A в Windows и Cmd + A в macOS.

Если говорить о выборе, сочетания клавиш в PowerPoint позволяют более динамично выбирать объекты на слайде. Например, с текстовыми элементами вы можете расширить выделенный текст (в Windows и macOS):

• на один символ вправо — Shift + → и Shift + Option + →;
• на один символ влево — Shift + ← и Shift + Option + ←;
• на одно слово вправо — Ctrl + Shift + → и Shift + Option + →;
• на одно слово влево — Ctrl + Shift + ← и Shift + Option + ←.

Если вы собираетесь использовать более широкий охват, есть ярлыки для расширения:

• на одну строку вверх — Shift + ↑;
• на одну строку вниз — Shift + ↓.

Для форматирования текста

Есть горячие клавиши, которые помогут форматировать буквенно-цифровые символы. Подобно Microsoft Word и другим приложениям, вы можете сделать текст или числа в PowerPoint (в Windows и macOS):

• полужирным — Ctrl + B и Cmd + B;
• курсивом — Ctrl + I и Cmd + I;
• подчеркнутым — Ctrl + U и Cmd + U.

Более того, вы можете использовать сочетания клавиш для (в Windows и macOS):

• переключения регистра букв между прописными и строчными буквами — Shift + F3 и Fn + Shift + F3;
• изменения текста в формате нижнего индекса — Ctrl + = и Cmd + Shift + –;
• в формат верхнего индекса — Ctrl + Shift + Plus и Cmd + Shift + Plus;
• увеличения размера шрифта — Ctrl + Shift + > и Cmd + Shift + >.

Для нетекстового форматирования

При работе с текстом вы можете вставлять в слайды какую-либо форму: изображения, фигуры и даже текстовые поля. Если эти элементы не вставлены в размер или форму, которые вы предпочитаете для презентации, вы можете отформатировать их с помощью горячих клавиш. Наиболее полезными могут оказаться сочетания клавиш для (в обеих ОС):

• увеличения ширины — Shift + →;
• уменьшения ширины — Shift + ←;
• увеличения высоты — Shift + ↑;
• уменьшения высоты — Shift + ↓.

Если объект неправильно размещен на слайде, вы можете переместить его с небольшими отступами в любом направлении. Клавиши направления вверх, вниз, влево и вправо соответствуют перемещению объекта на устройствах Windows и macOS. Другие сочетания клавиш на основе объектов включают:

• группирование выделенных объектов — Ctrl + G и Cmd + Option + G;
• разгруппирование — Ctrl + Shift + G и Cmd + Option + Shift + G.

Для навигации по слайдам

Как правило, существует две категории сочетаний клавиш для навигации по слайдам в PowerPoint: те, которые позволяют перемещаться по слайду, и те, которые позволяют перемещаться между разными слайдами в одной и той же презентации. В текстовых полях на слайде есть сочетания клавиш для перемещения курсора (в Windows и macOS):

• на одно слово вправо — Ctrl + → и Option + →;
• на одно слово влево — Ctrl + ← и Option + ←;
• на один абзац выше — Ctrl + ↑ и Cmd + ↑;
• на один абзац ниже — Ctrl + ↓ и Cmd + ↓.

Что касается навигации между слайдами, сочетания клавиш довольно просты. Вы можете (в Windows и macOS):

• перейти к предыдущему слайду — PgUp и Cmd + ↑;
• перейти к следующему слайду — PgDn и Cmd + ↓;
• перейти к первому слайду — Ctrl + Home и Cmd + Fn + ←;
• перейти к последнему слайду — Ctrl + End и Cmd + Fn + →.

Для навигации по вкладкам

Помимо перемещения внутри и между слайдами в презентации также можно переключаться между вкладками с помощью горячих клавиш. Если вы будете реализовывать переходы и анимацию в слайд-шоу, то вы найдете эти сочетания чрезвычайно полезными. Кроме того, они настроены так, чтобы их никогда не забывали.

При нажатии клавиши Alt буква или комбинация букв и цифр, соответствующая вкладке, появится под именем этой вкладки на ленте. Затем вы можете нажать эту букву, чтобы перейти к соответствующей вкладке:

• N — «Вставка»;
• G — «Дизайн»;
• K — «Переходы»;
• A — «Анимации»;
• S — «Слайд-шоу»;
• R — «Обзор»;
• W — «Просмотр».

Но это еще не все. Эти же кнопки распространяются на возможности и функции, размещенные на вкладках. Например, после нажатия Alt + N для перехода на вкладку «Вставка» комбинации букв или букв и цифр также появляются на нескольких панелях этой вкладки. Нажатие этих символов либо развернет панель, чтобы открыть дополнительные параметры, либо выполнит функцию, если она только одна:

• T — панель «Таблицы»;
• SI — «Слайды»;
• SH — «Фигуры»;
• M — «SmartArt»;
• C — «Диаграммы» на панели «Иллюстрации»;
• ZG — «Изображения».

Для режимов просмотра

Пользователи устройств macOS заметят, что кнопки навигации по вкладкам не работают на их устройствах, как на ПК с Windows. С другой стороны, есть клавиши режимов просмотра, которые работают только на MacOS. Когда программное обеспечение Microsoft PowerPoint по умолчанию открывается в обычном режиме, пользователи macOS могут использовать ярлыки для переключения в другие режимы просмотра, включая:

• Slide Sorter View — Cmd + 2;
• Notes View — Cmd + 3;
• Outline View — Cmd + 4;
• Presenter View — Option + Enter;
• Slide Show View — Shirt + Cmd + Enter;
• или вернуться к Normal View — Cmd + 1.

Вы также можете использовать сочетания клавиш Cmd + Plus или Cmd + Minus для увеличения или уменьшения слайда, отображаемого в данный момент на экране. Пользователи ПК с Windows могут переключать режимы, используя «Сортировщик слайдов», «Режим чтения» и «Показ слайдов».

Для вставки и удаления

Если вам когда-либо было трудно работать с вкладкой «Вставка» в PowerPoint, то сочетания клавиш помогут вам быстрее получить нужную команду. Вы можете использовать их для вставки:

• изображения — Alt + N + P в Windows;
• формы — Alt + H + S в Windows;
• нового слайда в текущую колоду — Ctrl + M в Windows и Cmd + Shift + N в macOS;
• или даже добавить в презентацию Word Art — Alt + N + W в Windows.

Такой же уровень гибкости существует, когда речь идет об использовании сочетаний клавиш для удаления текстовых элементов на слайде. Вы можете легко удалить (в Windows и macOS):

• один символ влево — Backspace и Delete;
• вправо — Delete и Fn + Delete;
• одно слово влево — Ctrl + Backspace в Windows;
• одно слово вправо — Ctrl + Delete в Windows.

Для презентаций

Презентация в виде слайд-шоу является ожидаемой целью при работе в PowerPoint. Все горячие клавиши, которые мы упоминали выше, предназначены для того, чтобы помочь вам сделать наилучший набор слайдов для вашей презентации, но и передача информации на слайдах должна быть без помех.

1. Чтобы начать слайд-шоу с первого слайда, независимо от того, какой слайд в данный момент находится на экране, просто нажмите F5 в Windows и Cmd + Shift + Return в macOS.
2. Если вместо этого вы предпочитаете начать слайд-шоу с текущего слайда, вы можете использовать Shift + F5 в Windows и Cmd + Return на устройствах macOS.
3. Левая клавиша направления на устройствах Windows и macOS будет выполнять предыдущую анимацию, а правая — следующую; если анимация не выполняется, то эти клавиши направления просто перемещают презентацию на предыдущий или следующий слайд соответственно.
4. Клавиша Escape завершит слайд-шоу после презентации как на устройствах Windows, так и на устройствах macOS.

Еще полезные клавиши

Есть несколько других сочетаний, которые могут пригодиться при использовании PowerPoint (в Windows и macOS):

• «Найти» — Ctrl + F и Cmd + F;
• «Найти и заменить» — Ctrl + H и Cmd + H;
• гиперссылка — Ctrl + K и Cmd + K;
• проверка орфографии — F7 и Cmd + Option + L;
• функция тезауруса — Shift + F7 и Cmd + Option + Shift + R.

Владелец бизнеса или руководитель компании может использовать сочетания клавиш для добавления символов, представляющих интеллектуальную собственность бизнеса. Три основных символа:

• товарный знак — (+ TM +) в Windows и Option + 2 в macOS);
• авторское право — (+ C +) в Windows и Option + G в macOS;
• зарегистрированная торговая марка — (+ R +) в Windows и Option + R в macOS.