Самый ценный ресурс – время: как его экономить, повышая эффективность бизнеса

Время и деньги очень важны в бизнесе. Тем не менее многие бизнесмены, как правило, знают гораздо больше о том, как тратить свои деньги, нежели о том, как использовать свое время. Слишком часто все идеи о контроле времени ограничиваются только двумя вопросами: «Что я буду делать сегодня?» или «Что мне делать дальше?».

Таким образом, первый шаг в управлении временем меняет ваше мнение о том, насколько важно не только время, но и управление временем. И тут важно изменить именно свое отношение, то есть осознать, что именно своими минутами, часами можно и нужно управлять.

Предприниматель и время

Так же, как хорошо управляемый бизнес должен тщательно разработать стратегию, чтобы определить, как тратить свои деньги, эффективный бизнесмен должен тщательно разработать стратегию, чтобы определить, как использовать свое время. Так же, как хорошо управляемый бизнес следует за бюджетом в расходовании денег, эффективный бизнесмен должен также следовать бюджету (или графику) в расходовании времени. И точно так же, как хорошо управляемый бизнес должен оценивать в конце каждого месяца, как его цели продаж и бюджеты реализованы в реальности, эффективные бизнесмены должны регулярно думать о том, как они управляли своим временем в предыдущем месяце или на предыдущей неделе. Вы просто не станете лучше управлять своим временем, если вы не готовы посвятить ему столько внимания.

Если вы можете успешно управлять своим временем, это действительно может помочь вашему бизнесу. Важной частью успешного управления временем является работа над структурированием и упорядочиванием функционирования компании. При этом необходимо рассматривать не только ежедневные цели и задачи, необходимо мыслить в более широких масштабах. Это вдвойне верно для малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников.

Приоритетность вашего времени

Первым шагом в эффективном управлении временем является не разработка графика, а разработка стратегии времени. Временная стратегия должна основываться на кратком перечне приоритетов и важнейших целей.

Вы начинаете с определения номер один. Например, поиск способа увеличения прибыли. Далее будет номер два, номер три и так далее. Этот краткий список приоритетов составляет основу для планирования вашего времени на каждую неделю в году.

Эти приоритеты могут быть идентичны ключевым частям вашей стратегии компании или они могут быть разными. Например, если стратегия вашей компании основана на качественном обслуживании клиентов, то тратить много времени на обслуживание клиентов может быть не лучшим использованием вашего времени, если у вас есть потрясающий менеджер по обслуживанию клиентов.

Сузить фокус

Фокус имеет решающее значение для управления временем, и чем меньше число приоритетов, на которых вы сосредоточены сразу, тем более продуктивным вы будете.

После установления основных приоритетов времени на год следует распределить их по неделям или месяцам. Нравится нам это или нет, но много нашего времени каждую неделю будет съедено не стратегическими предметами, которые мы не контролируем; следовательно, важно ограничить количество стратегических целей времени, которые мы имеем на каждую неделю. Таким образом, даже если у вас есть десять стратегических целей на год, вы можете сосредоточиться не более чем на одном или двух из них в любой конкретной неделе.

Например, на определенной неделе вы можете запланировать работу над своей целью номер один, такой как планирование улучшений для основной линейки продуктов компании, и второй целью, такой как переоценка маркетинговой программы дилера, но времени на другие цели, которые вы планируете достигать в течение других недель, просто уже не будет.

Планируйте блоки непрерывного времени

Каждую неделю вы должны составлять детальный план, который вы изменяете каждый день по мере необходимости. За исключением кризисных ситуаций, старайтесь, чтобы изо дня в день не менялись ваши стратегические приоритеты вне вашего графика.

Как правило, ваши основные стратегические приоритеты времени будут включать в себя такие виды деятельности, как планирование, мышление и развитие идей. В большей степени, чем повседневные проблемы, такая деятельность требует больших блоков непрерывного времени.

Постоянное прерывание убивает любую надежду на эффективное управление временем. Один из способов избежать переработок состоит в том, чтобы дать понять, что, когда ваша дверь закрыта, вы просто не работаете и не обсуждаете рабочие моменты. Другая — это регулярные встречи, как, например, каждую неделю, с людьми, с которыми вы взаимодействуете больше всего.

Избегайте ловушек времени!

Это некоторые ловушки времени, все из которых преследуют большинство людей, и что вы должны делать, чтобы избежать их.

• Проводить непропорционально большое количество времени в офисах, где находятся наиболее близкие по духу люди, в отличие от тех мест, где вы решаете наиболее важные вопросы.
• Тратить слишком много времени на получение ежедневных обновлений по поводу рутинной деятельности, а не ждать более значимого еженедельного резюме.
• Прыгать слишком охотно в рутину, более приятную и простую работу, откладывая более сложную и трудную задачу.
• Не начинать более важную работу первым делом утром.
• Не утруждать себя составлением расписания на каждый день.
• Суперзагруженное планирование. Каждый день так плотно забит встречами и задачами, что невозможно оставаться на ногах, и расписание быстро становится бессмысленным.
• Не тратить достаточно времени на размышления о том, как вы можете управлять своим временем лучше.