Каждое предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать систему и форму ведения налогового и бухгалтерского учета. Превалирующими принципами формирования бухгалтерских данных являются: достоверность, прозрачность, доступность восприятия, возможность получения отчета о любом активе или виде расчетов, исключение утечки данных и их искажения.
Применяемые формы и системы учета
Совокупность документов, регистров, отчетов бухгалтерского учета, последовательность и порядок их заполнения, внешний вид являются определяющими для формы учета. Принято выделять несколько их видов:
- Мемориально-ордерная система учета.
- Журнально-ордерная система учета.
- Упрощенная система.
Наиболее широко распространенной системой ведения на предприятии бухгалтерского учета принято считать журнально-ордерную форму. В современных условиях автоматизации процессов создано множество вариантов программного обеспечения, которые ориентированы на получение максимального результата. При использовании бухгалтерских программ четкие границы между формами и системами учета отсутствуют, так как формирование отчета любого вида занимает минимальное количество времени и прилагаемых усилий.
Общие характеристики журнально-ордерной системы учета
В основе данной системы лежит принцип систематизации и накопления данных, отраженных в первичных документах. Запись информации в регистрах происходит одновременно с учетом хронологической последовательности. Основными документами системы являются: журнал-ордер, накопительная (вспомогательная) ведомость, главная книга и сальдовый баланс. Для более подробного раскрытия информации по аналитическому учету может применяться карточка и оборотная ведомость счета. Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей. Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов.
Порядок заполнения регистров
Заполнение журналов-ордеров происходит по кредитовому признаку операции, т. е. данные, отраженные в первичных документах, суммируются по кредиту конкретного счета и записываются в соответствующий регистр. При этом корреспондирующий по дебету регистр отражается в нем же, что позволяет применять метод двойной записи в одном документе. Каждый журнал-ордер - это ведомость, построенная по шахматному принципу, сформированная по кредиту одного или нескольких подобных (близких по содержанию) счетов.
Суммовое значение хозяйственной операции ставится на пересечении строки и колонки регистра. Для примера можно взять журнал-ордер 2, предназначенный для отражения информации по кредиту счета №51 «Расчетный счет», в дебет счетов 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68, 66, 76, 71, 70, 73, 75 и т. д.
Журнал-ордер №2
№ записи | Дата | 50 | 71 | 60 | 75 | 55 | 70 | 66 | 68 | Итого по Кредиту |
1 | 11 мая 2010 | 2,0 | 2,0 | |||||||
2 | 12 мая 2010 | 57,0 | 57,0 | |||||||
3 | 13 мая 2010 | 15,0 | 15,0 | |||||||
4 | 16 мая 2010 | 20,0 | 15,0 | 35,0 | ||||||
5 | 19 мая 2010 | 13,0 | 13,0 | |||||||
6 | 25 мая 2010 | 10,0 | 35,2 | 3,5 | 7,3 | 56,0 | ||||
Итого | 35,0 | 2,0 | 70,0,0 | 10,0 | 15,0 | 35,2 | 3,5 | 7,3 | 178,0 |
Здесь отражены следующие операции:
- 10.05.2010 с расчетного счета выдано в подотчет 2,0 единиц.
- 12.05.2010 перечислены средства поставщикам сырья и материалов, 57,0 единиц.
- 13.05.2010 - снятие наличных в кассу предприятия, 15,0 единиц.
- 16.05.2010 переведены средства на специальный счет (аккредитив) в размере 15,0 ед.
- 16.05.2010 - снятие наличных в кассу (20,0 ед.) на хозяйственные нужды.
- 17.05.2010 перечислено поставщикам 13,0 единиц за поставленный товар.
- 25.05.2010 произведены выплаты учредителям в размере 10,0 единиц.
- 25.05.2010 перечислена зарплата сотрудникам организации в размере 35,2 единиц.
- 25.05.2010 перечислено в счет уменьшения суммы задолженности по займу 3,5 ед.
- 25.05.2010 произведено перечисление средств в бюджет (НДС, авансовый платеж) 7,3 единиц.
Каждая хозяйственная операция подтверждена первичным документом, на основании которого производится заполнение журнала-ордера. При снятии наличных в кассу предприятия используется приходный кассовый ордер (сч. 50), для перечисления денежных активов с расчетного счета компании различным контрагентам или бюджетам различных уровней – платежное поручение.
Ведомость
Журнал-ордер заполняется с первичных документов, но некоторые счета имеют достаточно большой объем аналитической информации, которая обрабатывается во вспомогательной ведомости, а ее суммовой итог за день относится в соответствующую ячейку регистра. Например, при расчетах с поставщиками и подрядными организациями за один день возможно проведение нескольких десятков перечислений в счет погашения (уменьшения) суммы задолженности или оплаты авансовых платежей. Для ведения аналитики составляется вспомогательная ведомость по 60 счету. В указанном примере 12.05.2010 года с расчетного счета предприятия перечислено 57,0 единиц средств, которые направляются различным контрагентам по соответствующим договорам или документам поставки. Для расшифровки данной суммы может быть составлен специальный документ.
Расшифровка счета 60
Дата | Сумма | Наименование контрагента | Основание |
12.05.2010 | 15,0 | ООО «Полет» | Договор поставки №34 от 10.01.2010 г. |
37,0 | ОАО «НПК» | Погашена задолженность по счет-фактуре №102 от 02.05.2010 г. | |
5,0 | ООО «Лира» | Авансовый платеж на основании счета №33 от 10.05.2010 г. | |
Итого | 57,0 |
Итог данной ведомости отражается в журнале-ордере №2, к аналитической расшифровке прилагаются подтверждающие операцию документы (платежные поручения с отметкой банка).
Номера регистров
Нумерации подлежит каждый журнал-ордер. Бланк представляет собой лист большого формата, в котором отражается множество граф для записи номеров счетов, корреспондирующих с кредитом выбранного счета (или группы). Записи операций ведутся ежедневно или по мере формирования первичных бухгалтерских документов, вспомогательных ведомостей. Журнал-ордер открывается на конкретный синтетический счет (группу аналогичных по содержанию счетов) ежемесячно, каждому присваивается постоянный номер.
- Форма № Ж-1 ведется по кредиту 50 счета.
- Форма № Ж-2 ведется по кредиту счета 51.
- Форма № Ж-3 - кредит счетов 56, 57, 55.
- Форма № Ж-4 - кредит счетов 92, 95, 93, 94, 90.
- Форма № Ж-6 - кредит 60 счета.
- Форма № Ж-7 - кредит 71 счета.
- Форма № Ж-8 - кредит счетов 06, 97, 09, 61, 67, 64, 63, 76, 75, 58, 73.
- Форма № Ж-10 - кредит счетов 70, 02, 10, 84, 20, 69, 23, 65, 29, 28, 26, 31, 44, 05.
- Форма № Ж-11 - кредит счетов 43, 41, 40, 46, 45, 62.
- Форма № Ж-12 - кредит счетов 82, 89, 96, 86, 87, 88, 85.
- Форма № Ж-13 - кредит счетов 01, 48, 03, 04, 47.
- Форма № Ж-14 - кредит счета 14.
- Форма № Ж-15 - кредит счетов 83, 81, 80.
- Форма № Ж-16 кредит счетов 11, 07, 08.
Закрытие регистров
Журналы-ордера по счетам заполняются на протяжении месяца, при закрытии каждого регистра суммируются обороты по кредиту в дебет указанных счетов. Данные синтетического учета проверяются на соответствие значениям вспомогательной ведомости, где отражены аналитические расшифровки. Полученные значения после сверки переносят в Главную книгу. Она открывается на каждый календарный год, содержит остатки на начало периода, ежемесячно заполняется оборотами по счетам и служит для составления промежуточного баланса (квартальный, месячный, полугодовой).
При закрытии года (отчетного периода) на основании данных, занесенных в Главную книгу, формируется бухгалтерский баланс. Для этого суммируются обороты всех журналов-ордеров за период, учитывается начальное сальдо, и в зависимости от типа счета (пассивный или активный), рассчитывается остаток на конец года. Журнально-ордерная система учета предназначена для ручной обработки данных. Ее основной отрицательной характеристикой является громоздкость журналов и регистров, поэтому оптимальным вариантом ее применения является автоматизация учета.
