Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с необходимостью составления большого количества документов, оформление которых привязано к унифицированным формам, а также носит управленческую и повседневную функцию (справки и приказы, доверенности и распоряжения). Довольно часто появляются вопросы о размерах полей и шрифта, месте постановки печатей и т.д.
Правила оформления документов регламентируются ГОСТами. Эти нормативно-правовые акты разработаны и утверждены на федеральном уровне. Требования, содержащиеся в них, носят рекомендательный характер. Они находят свое применение в распорядительных и организационных документах, которые включены в унифицированную систему. К ним относят распоряжения и постановления, решения и приказы, акты и протоколы, письма и т.д.
Правила оформления документов устанавливают перечень реквизитов, которые в них содержатся, а также требования к их оформлению. В приложениях к ГОСТам имеются образцы бланков. В связи с тем, что нормы по оформлению документов носят рекомендательный характер, каждый субъект хозяйствования должен издать локальный нормативный акт. В нем и будет закреплен его порядок делопроизводства.
Бланки, на которых изготавливаются документы, должны соответствовать форматам А4 или А5. Бумага при этом должна быть белого цвета. Допускается использование бланков светлых тонов. Правые поля документа не должны превышать десяти миллиметров. Остальные три – отделять текст от края листа расстоянием не менее двух сантиметров.
Правила оформления документов предусматривают возможность размещения на бланках:
- государственного герба России;
- герба субъекта РФ;
- эмблемы организации.
Правила оформления реквизитов документов регламентируют простановку этих знаков выше наименования субъекта хозяйствования. Еще ниже на бланке располагают справочные данные организации. Ими служат:
- номер государственной регистрации в органах налогового контроля ОГРН;
- ИНН/КПП, по оформлению в ИМНС;
- ОКУД, классифицирующийся как код формы составляемого документа;
- код ОКПО.
Общие правила оформления документов гласят, что реквизит, который является наименованием организации, должен соответствовать тому, который записан в уставных актах. Если у субъекта хозяйствования есть сокращенная аббревиатура, то она также должна быть указана. Обязательным справочным элементом является также наименование организации, которая выполняет функцию вышестоящей.
Номер документа, под которым он прошел процедуру регистрации, включает в себя порядковую цифру, которая может быть дополнена индексом, зафиксированным в номенклатуре дел, а также уведомлением об исполнителях, о корреспонденте и др.
Правила оформления документов предусматривают проставления наименования адресата. Им могут выступать как организации, так и подразделения, входящие в их структуру, а также физические и должностные лица. Утверждение документа производится либо при помощи подписи его уполномоченным лицом, либо путем составления отдельного акта. Бланк может быть передан исполнителям с резолюцией. Этот реквизит содержит в себе постановку определенной задачи, а также сроков ее исполнения.
В заголовке должен быть отражен вид документа, а также в него включают его краткое содержание. Основной текст, который составляется на государственном языке в соответствии с законодательными актами, оформляется в виде связного повествования, анкет, таблиц, а также соединений всех этих элементов. В первой части документа отражаются цели, которые преследует его издание, а во второй производятся решения, делаются выводы или просьбы, даются предложения.
В нижней части бланка проставляется реквизит подписи, а также согласования. Документ заверяется печатью. Она служит для того, чтобы подтвердить подлинность подписи, проставленной должностным лицом.
