Расчет среднесписочной численности работников - важная процедура для любой организации. Она позволяет определить среднее количество сотрудников за определенный период и используется для различных целей, таких как планирование фонда оплаты труда, расчет налогов и взносов, анализ эффективности деятельности предприятия.
Шаг 1. Определение периода расчета
Прежде всего, необходимо определить период, за который будет рассчитываться среднесписочная численность работников. Чаще всего это календарный год или отчетный период (квартал, полугодие, 9 месяцев).
Шаг 2. Подготовка данных о персонале
Для расчета потребуются кадровые документы за выбранный период: приказы о приеме, увольнении, переводе работников. На их основе составляется сводная таблица движения персонала. В ней для каждого работника указываются даты приема, увольнения или перевода на другую должность в течение рассматриваемого периода.
Шаг 3. Ежемесячный подсчет работников
Исходя из сводной таблицы, для каждого месяца рассматриваемого периода подсчитывается количество работников на первое число месяца. Учитываются как штатные сотрудники, так и внешние совместители. Полученные данные заносятся в таблицу ежемесячного учета.
Шаг 4. Расчет средней численности
Теперь для каждого месяца рассчитывается средняя численность работников. Для этого берутся данные с начала месяца и конца месяца. Средняя численность за месяц равна полусумме численности на начало и конец месяца.
Далее складываются полученные средние численности за все месяцы и делятся на количество месяцев в периоде. В итоге получается среднесписочная численность работников за период.
Шаг 5. Оформление документов
По результатам расчета составляется справка о среднесписочной численности работников за период. В ней указывается полученное число, а также данные, на основании которых оно рассчитано. Справка подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.
Таким образом, расчет среднесписочной численности работников - несложная, но важная процедура. Правильно выполненный расчет позволяет компании избежать ошибок и штрафов при сдаче отчетности и уплате налогов.
Шаг 6. Расчет с использованием программных продуктов
В настоящее время существуют специальные программы для автоматизации расчета среднесписочной численности работников. Это позволяет сократить время на обработку данных и исключить ошибки при ручных подсчетах.
Программы получают необходимые сведения о движении кадров из кадрового учета организации, автоматически формируют таблицы и производят расчеты по заданному алгоритму. Результаты можно вывести в удобном для анализа виде.
Шаг 7. Проверка правильности расчета
Даже при использовании специализированных программ важно проверить правильность полученных результатов. Для этого расчет проводится вручную параллельно с машинным.
Сравниваются данные ежемесячного учета работников и итоговые показатели среднесписочной численности. При обнаружении расхождений выявляются и устраняются ошибки в исходных данных или настройках программы.
Шаг 8. Хранение документов в электронном виде
После завершения расчета все документы - таблицы, справки, акты - можно перевести в электронный вид с использованием сканирования или специальных форм для ввода данных.
Электронные копии удобно хранить в базе данных, что позволяет оперативно осуществлять поиск нужных сведений. Кроме того, это снижает риск утери или порчи бумажных носителей.
Шаг 9. Использование результатов расчета
Полученные данные о среднесписочной численности работников используются для различных целей.
Во-первых, они нужны для заполнения унифицированных форм и отчетности, предоставляемой в государственные органы. Во-вторых, на их основе рассчитывается фонд оплаты труда. В-третьих, анализ динамики этого показателя позволяет оценить эффективность кадровой политики организации.
Шаг 10. Анализ динамики среднесписочной численности
Полезно проводить анализ динамики среднесписочной численности работников за ряд периодов - кварталов, лет. Это позволяет выявить тенденции в изменении кадрового состава организации.
Рост среднесписочной численности может означать расширение штата в связи с увеличением объемов работ. Снижение - оптимизацию расходов на персонал или сокращение производства.
Шаг 11. Сравнение плановых и фактических показателей
Полезно сопоставлять запланированную и фактическую среднесписочную численность работников. Это помогает оценить обоснованность планов и качество работы кадровых служб.
Значительное расхождение сигнализирует о проблемах кадрового планирования, которые необходимо устранять.
Шаг 12. Разработка формулы расчета
Для ускорения расчетов можно разработать специальную формулу в Excel. В нее заносятся данные о движении персонала, а результат автоматически выводится на лист.
Такая формула позволяет быстро пересчитать показатели при внесении изменений в исходные данные о кадрах.
Шаг 13. Разработка унифицированных бланков
Для удобства работы имеет смысл разработать типовые бланки для сбора и обработки информации о персонале.
Это могут быть формы табеля учета рабочего времени, ежемесячного учета кадров, а также итогового документа о среднесписочной численности.
Шаг 14. Актуализация нормативных документов
Правила расчета среднесписочной численности работников могут меняться. Поэтому важно следить за обновлениями трудового законодательства и своевременно актуализировать внутренние регламенты.
Это позволит избежать ошибок из-за использования устаревших формул или методик.
Шаг 15. Учет внешних совместителей и дистанционных работников
При подсчете среднесписочной численности работников необходимо учитывать не только штатных сотрудников, но и внешних совместителей, дистанционных работников.
Даже если такие работники трудятся по гражданско-правовым договорам, их нужно включать в общую численность персонала организации.
Шаг 16. Контроль полноты учета кадров
Важно обеспечить полный охват всех работников при подсчете среднесписочной численности. Иначе есть риск занизить этот показатель.
Необходим тщательный контроль наличия кадровых документов по всему персоналу, особенно по совместителям и удаленным сотрудникам.
Шаг 17. Автоматизация расчетов
Для компаний с большой численностью персонала имеет смысл внедрить автоматизированные системы для учета кадров и расчета показателей.
Это позволит сократить трудозатраты, ускорить обработку данных и снизить вероятность ошибок.
Шаг 18. Выверка расчетов
Рекомендуется регулярно производить выверку расчетов среднесписочной численности работников.
Это позволяет контролировать правильность данных и своевременно исправлять возможные ошибки в учете кадров.
Шаг 19. Архивное хранение документов
Все документы, на основании которых производился расчет среднесписочной численности работников, должны передаваться в архив.
Это позволит при необходимости проверить точность подсчетов и обоснованность полученных результатов.
Шаг 20. Контроль изменения среднесписочной численности
Необходим регулярный мониторинг динамики среднесписочной численности работников организации. Это помогает выявить тенденции в изменении численного состава персонала.
Резкий рост или снижение этого показателя требует анализа причин и принятия управленческих решений.
Шаг 21. Сравнение показателей разных организаций
Полезно сравнивать среднесписочную численность работников в аналогичных компаниях отрасли. Это позволяет оценить обоснованность штата.
Значительное отклонение от средних показателей требует корректировки кадровой политики.
Шаг 22. Оптимизация штатного расписания
На основе анализа динамики среднесписочной численности работников можно оптимизировать штатное расписание.
Это позволит сократить избыточный штат, повысить эффективность использования трудовых ресурсов.
Шаг 23. Планирование расходов на персонал
Данные о среднесписочной численности работников используются для планирования расходов на оплату труда, страховых взносов, предоставление льгот и гарантий.
Реалистичный прогноз этого показателя позволяет точно рассчитать затраты на содержание персонала.
Шаг 24. Формирование статистической отчетности
Показатель среднесписочной численности работников включается в статистическую отчетность организации.
Корректный расчет этого показателя важен для формирования достоверной информации о кадровом потенциале компании.
Шаг 25. Разработка регламентирующих документов
Для правильного расчета среднесписочной численности работников необходимо разработать соответствующие нормативные документы.
Это могут быть стандарт организации, положение о порядке расчета, инструкции для подразделений и специалистов.
Шаг 26. Обучение ответственных сотрудников
Сотрудники, отвечающие за учет кадров и расчет среднесписочной численности, должны регулярно проходить обучение.
Это позволит им быть в курсе всех требований и изменений, качественно выполнять необходимые расчеты.
Шаг 27. Автоматизация формирования отчетности
Процесс подготовки регулярной отчетности о среднесписочной численности работников можно автоматизировать.
Это позволит сократить рутинную работу по формированию отчетов и снизить риск ошибок.
Шаг 28. Внутренний аудит расчетов
Целесообразно проводить внутренний аудит процедуры расчета среднесписочной численности работников.
Это поможет выявить возможные недостатки и наметить пути совершенствования процесса.
Шаг 29. Разработка корректирующих мероприятий
По результатам аудита и контроля необходимо разрабатывать мероприятия по устранению выявленных недостатков.
Это позволит повысить качество расчетов в дальнейшем.
Шаг 30. Разработка типовых форм и шаблонов
Для упрощения работы по расчету среднесписочной численности имеет смысл подготовить типовые формы и шаблоны документов.
Это могут быть образцы табеля учета рабочего времени, сводных ведомостей, справок о среднесписочной численности.
Шаг 31. Внедрение электронного документооборота
Процесс работы с документами по учету кадров и расчету показателей можно оптимизировать с помощью электронного документооборота.
Это ускорит сбор, обработку и передачу необходимой информации между подразделениями.
Шаг 32. Регламентация сроков представления данных
Необходимо четко регламентировать сроки представления данных о движении персонала в отдел кадров.
Соблюдение установленных сроков позволит своевременно производить расчеты.
Шаг 33. Определение ответственных лиц
Важно четко определить ответственных лиц на каждом этапе процесса - от сбора данных до формирования итоговых отчетов.
Это повысит исполнительскую дисциплину и персональную ответственность.
Шаг 34. Развитие корпоративной культуры
Необходимо воспитывать у сотрудников понимание важности точного учета кадров для интересов организации.
Это будет способствовать добросовестному выполнению обязанностей и снизит риск ошибок.
