Трудовая книжка - важный документ для каждого работника в России. В ней содержится информация о всех местах работы человека, его должностях, стаже. От правильности этих данных зависит будущая пенсия работника, получение различных пособий и компенсаций. Поэтому очень важно, чтобы в трудовой книжке не было ошибок. Но что делать, если опечатка или неточность в сведениях все-таки обнаружилась? Давайте разберемся, как правильно вносить исправления в трудовую книжку.
Что представляет собой трудовая книжка
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности работника. В ней содержится следующая информация:
- ФИО работника
- Дата его рождения
- Сведения об образовании
- Сведения о работе по найму (даты приема и увольнения, должности, названия организаций)
- Сведения о награждениях за успехи в работе
Трудовая книжка нужна для подтверждения трудового стажа работника. Эти данные необходимы при назначении пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, по безработице и других выплат, где учитывается рабочий стаж человека.
С 2021 года в России, помимо бумажных трудовых книжек, появились и электронные трудовые книжки. Они ведутся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Но у тех, кто уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 года, она остается действующей.
Какие ошибки могут встречаться в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке могут быть самыми разными. Рассмотрим основные из них.
Ошибки на титульном листе
На первой странице трудовой книжки находятся персональные данные работника - ФИО, дата рождения, а также сведения об образовании. Здесь чаще всего встречаются такие ошибки:
- Опечатки в фамилии, имени, отчестве
- Неверная дата рождения
- Ошибки в данных об образовании и специальности
Ошибки в сведениях о работе
Этот раздел занимает основную часть трудовой книжки. Здесь содержатся даты приема на работу и увольнения, наименования организаций, должности. Возможные ошибки:
- Неверные даты приема или увольнения
- Опечатки в названии организации
- Неправильно указана должность
- Неверные реквизиты приказов о приеме и увольнении
Ошибки в разделе о награждениях
Здесь указываются поощрения и награды, полученные работником за успехи в трудовой деятельности. Возможные ошибки:
- Неправильное название награды
- Неверная дата награждения
- Опечатки в формулировках о присвоении звания, награждении
Также в трудовой книжке могут встречаться различные опечатки, описки, грамматические ошибки, которые не влияют на смысл написанного, но портят общий вид документа.
Как вносить исправления в трудовую книжку
Процедура внесения изменений в трудовую книжку регламентируется Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда России No 320н от 19.05.2021.
Общие правила таковы:
- Исправления могут вносить как текущий, так и предыдущий работодатель, допустивший ошибку
- На титульном листе неправильные данные зачеркиваются и рядом пишется верный вариант
- В разделах о работе и награждениях ошибки исправляются только путем внесения новой записи, зачеркивания здесь запрещены
- Все исправления заверяются подписью и печатью организации (при ее наличии)
Рассмотрим более подробно правила исправления ошибок в каждом разделе трудовой книжки.
Исправление ошибок на титульном листе
Если на титульном листе обнаружена ошибка в персональных данных работника, то ее можно исправить следующим образом:
- Неправильные данные аккуратно зачеркнуть одной чертой
- Рядом написать верные данные - ФИО, дату рождения
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделать запись о том, на основании какого документа внесено исправление (паспорт, свидетельство о браке и т.п.)
- Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации (если есть)
Исправление ошибок в сведениях о работе
В этом разделе исправления можно вносить только путем новой записи, недействительной признается ошибочная запись. Например:
"Запись за No 5 недействительна. Фактически уволен 15.05.2018 г. приказ No 124 от 10.05.2018 г.".
Аналогично исправляются ошибки в датах приема на работу, наименованиях организаций, должностях.
Исправление ошибок в сведениях о награждениях
В этом разделе также нельзя зачеркивать записи, а нужно вносить новую запись об ошибке. Например:
"Запись за No 2 недействительна, фактически награжден Почетной грамотой Министерства энергетики за высокие показатели в работе".
После этого делается новая запись с правильными данными о награждении.
Оформление исправлений в трудовой книжке
Любые исправления в трудовой книжке должны быть оформлены следующим образом:
- Заверены подписью ответственного лица организации
- Заверены печатью организации (если она есть)
- Сделана ссылка на документ, на основании которого внесено исправление (на внутренней стороне обложки)
Таким образом обеспечивается достоверность вносимых исправлений.
В некоторых ситуациях ошибку можно исправить только путем оформления дубликата трудовой книжки. Это делается в следующих случаях:
- Утрата трудовой книжки
- Невозможность прочесть текст из-за повреждений
- Исправления внесены с нарушением правил (зачеркиванием) и др.
Дубликат выдается по письменному заявлению сотрудника.
Таковы основные правила внесения исправлений в трудовую книжку работника. Этот процесс достаточно формализован, чтобы исключить ошибки и злоупотребления. Главное - действовать в рамках ТК РФ и с учетом интересов работника.
Особенности исправления электронной трудовой книжки
С 2021 года в России наряду с бумажными трудовыми книжками появились и электронные трудовые книжки. Они формируются в информационной системе Пенсионного фонда РФ на основании сведений, которые передают работодатели.
Если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка, исправить ее можно следующими способами:
- Работодатель подает уточненный отчет о кадровом мероприятии (прием, увольнение, перевод)
- Работник подает заявление о несогласии с данными электронной трудовой книжки в ПФР
- Работник обращается в суд для исправления ошибочных данных
Для исправления электронной трудовой книжки нельзя просто внести изменения, как в бумажную книжку. Процедура более сложная и требует участия работодателя или обращения в ПФР.
Ответственность за ошибки в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке могут повлечь негативные последствия как для работодателя, так и для самого работника.
Ответственность работодателя
За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность в виде:
- Предупреждения
- Штрафа на должностных лиц от 1 до 5 тысяч рублей
- Штрафа на юридическое лицо от 30 до 50 тысяч рублей
Кроме того, работодатель обязан исправлять ошибки в трудовых книжках по требованию сотрудников.
Ответственность работника
Для работника последствия ошибок в трудовой книжке могут быть очень серьезными.
- Отказ ПФР в назначении пенсии или исчислении пенсионных баллов
- Сложности с оформлением пособий, страховых выплат
- Невозможность подтвердить необходимый трудовой стаж
Чтобы этого избежать, работник должен регулярно проверять данные в своей трудовой книжке и при обнаружении ошибок незамедлительно обращаться к работодателю для их исправления.
Рекомендации по предотвращению ошибок в трудовых книжках
Чтобы минимизировать возможность ошибок, рекомендуется:
- Тщательно проверять данные при заполнении трудовых книжек
- Использовать кадровый электронный документооборот
- Работнику регулярно сверять данные между бумажной и электронной трудовой книжкой
- Организовать надежное хранение трудовых книжек
- При увольнении работника выдавать ему копию трудовой книжки
Эти меры помогут свести количество ошибок в трудовых книжках к минимуму и избежать серьезных проблем в будущем.
