Люди часто путают эффективность и желание что-то делать каждую минуту. Они опасаются, что замедление темпа и проволочки убьют производительность, но научные факты говорят об обратном. В среднем каждый офисный сотрудник тратит больше часа времени, чтобы просто смотреть на предметы. Неорганизованный стол заставляет работников отправлять ошибочные данные, а потеря квитанции для 23 процентов людей чревата просрочкой оплаты.
Дезорганизованность является слишком большой роскошью с точки зрения времени и денег. Чтобы помочь вам вырваться из ее цепких лап, мы дадим вам несколько советов и рекомендаций. Поговорим о том, что делают организованные и продуктивные люди.
Они не позволяют хаосу царить на своем столе
Если вы не знаете, в какой из стопок находится конкретный документ, вы не сможете называть себя продуктивным человеком. Чистый стол, освобожденные от хлама ящики и упорядоченные файлы позволят вам сэкономить массу времени на поиск конкретного объекта. Исследователи из Принстонского университета выяснили, что чем больше на мозг человека обрушивается конкурирующих раздражителей, тем меньше шансов сосредоточиться на выполнении задачи.
Они не прикасаются к вещам дважды
Организованные и продуктивные люди ничего не оставляют в режиме ожидания. Они полагают, что прикасаться к одной и той же вещи дважды является пустой тратой времени. Поэтому не откладывайте телефон в сторону, когда вам кто-то звонит. Решайте задачи по мере их поступления.
Они отвечают на электронные письма в определенное время
Если каждые полчаса вы будете отслеживать входящие письма, за день вы потеряете колоссальное количество времени. К тому же постоянные перерывы расхолаживают и выбивают из колеи. Если вы боитесь пропустить важное сообщение, настройте фильтр оповещений, включив туда наиболее важных поставщиков и лучших клиентов. Вся остальная корреспонденция должна быть обработана в определенное время.
Они работают с одним списком
Вспомните те времена, когда у всех офисных сотрудников были ежедневники в дорогих кожаных переплетах. Подобные планировщики позволяли составлять список с цветовой кодировкой по приоритетности. В наши дни наблюдается засилье электронных дневников с напоминаниями, однако вернуться к практике старой школы может быть чрезвычайно полезно. Сохраняйте перед глазами единый список, таким образом, вы будете держать в поле зрения все задачи, которые необходимо выполнить на сегодня.
Они имеют высокий уровень самосознания
Высокопродуктивные организованные люди имеют четкое представление о том, кем они являются. Они склоны к самоанализу, знают свои слабые места и разрабатывают стратегии по преодолению проволочек. Если они работают слишком долго, то под рукой имеют таймер; в случае наличия проблем, связанных с производственными совещаниями, они оптимизируют задачи; если они забывают проверить уведомления в почтовом ящике, они устанавливают напоминание. Эти люди тщательно продумывают конкретные процедуры, которые ускоряют работу и устраняют организационные слабости.
Они не пропускают обед
Каждый, кто хотел бы повысить производительность, совершает одну большую ошибку, отказываясь от обедов и технологических перерывов. Ваш мозг не сможет работать в течение 8 и более часов, находясь на пике продуктивности. А вашему телу необходимо пополнять энергетические ресурсы. Однако пакет с пончиками и кофе из автомата не являются хорошим решением. Высокоэффективные люди знают о важности гидратации, преимуществах сбалансированного питания с белками, полезными жарами, злаками и овощами.
Самое сложное задание они выполняют в первую очередь
Лучшим средством от прокрастинации является привычка выполнять с утра наиболее сложную задачу. Оставьте "мелочи" в виде ответов на электронные письма и сортировку документов на вторую половину дня. Работу над проектом и важные встречи с клиентами проводите в первой половине дня. Избавившись от гнета важного дела, вы можете освободить свой ум для креативных мыслей.
Уборка рабочего места в конце дня
Лучшим средством от помех, которые мешают вам работать, станет ежедневная 10-минутная уборка рабочего места в конце дня. Таким образом, утром вы сможете приступать к поручениям с приятными эмоциями.
Они планируют свой день накануне вечером
Организованный и продуктивный человек каждый вечер ложится спать с чистым сердцем. Он знает, что план на завтра, в котором расставлены задачи в приоритетном порядке, уже готов. Эта привычка позволяет экономить время и избежать отвлечения.
Они используют технологии в полной мере
Иногда высокие технологии отнимают у работников время, но в большинстве случаев гаджеты способствуют повышению продуктивности. Фильтры в настройках электронной почты помогают удерживать ваш ящик от спама, а различные электронные приложения помогают добывать необходимую информацию и напоминают вам о важных делах. Старайтесь выжимать от возможностей электронных технологий максимум.
Они не игнорируют обычную почту
Большинство людей уже переключились с обычных почтовых отправлений на электронные ресурсы. Однако игнорирование обычных писем порой приводит к неожиданным проблемам в виде просрочки счетов или потери налогового уведомления. Не сочтите за пережиток прошлого простое письмо. Откройте его и убедитесь, что там находится информация, с которой вы уже ознакомились в электронном виде.
