Что такое платежная ведомость? Образец платежной ведомости

Платежная ведомость - это документ, который содержит информацию о начисленной заработной плате сотрудникам организации. Она позволяет контролировать расчеты по оплате труда и служит основанием для выдачи денег работникам.

Платежная ведомость составляется ежемесячно бухгалтером или кадровой службой. В ней указываются следующие данные:

Реквизиты организации

В верхней части платежной ведомости указывают полное наименование организации, ее юридический адрес, ИНН, ОГРН, номер расчетного счета.

Реквизиты документа

Здесь проставляют дату составления документа, его порядковый номер, отчетный период (месяц, за который производится начисление зарплаты), подразделение организации, для которого составляется ведомость.

Сведения о работниках

В этой части указываются фамилия, имя, отчество каждого сотрудника, его табельный номер, должность, отработанное время, тарифная ставка, все виды начислений и удержаний, общая к выдаче сумма.

Итоговая часть

Здесь содержатся данные об общей сумме начисленной заработной платы, удержаниях и чистой к выдаче сумме по всем сотрудникам. Также указывают дату выплаты и подписи ответственных лиц.

Виды платежных ведомостей

Существует несколько разновидностей платежных ведомостей:

• Обычная платежная ведомость по форме Т-53, утвержденная государством.
• Упрощенная ведомость для малых предприятий.
• Индивидуальная ведомость на одного сотрудника.
• Сводная ведомость по всем подразделениям.

Каждая организация может разработать свои формы с учетом специфики деятельности.

Порядок заполнения

Платежную ведомость заполняют в точном соответствии с учетной политикой компании. Сначала вносят общие данные об организации и отчетном периоде. Затем по порядку вписывают всех сотрудников с информацией об их зарплате. В конце подводят итоги и указывают дату выплат.

Готовую ведомость подписывают руководитель, главный бухгалтер и представитель профсоюза (если он есть). Экземпляр документа передают в бухгалтерию, а копию - в кадры.

Значение платежной ведомости

Платежная ведомость играет важную роль в учете фонда оплаты труда. Она позволяет:

• Рассчитать правильный размер зарплаты для каждого сотрудника.
• Учесть все виды начислений и удержаний.
• Проконтролировать использование фонда оплаты труда.
• Получить основание для выдачи денег работникам.

Таким образом, платежная ведомость служит важным учетным документом в сфере расчетов по оплате труда персонала.

Требования к оформлению платежной ведомости

Платежная ведомость должна быть оформлена на стандартных бланках утвержденной формы. Обычно используют унифицированный бланк No Т-53, утвержденный Постановлением Госкомстата.

Бланк Т-53 имеет определенную структуру и содержит следующие разделы:

• Наименование организации
• Вид ведомости и отчетный период
• Табельный номер, ФИО, должность, отработанное время
• Начисленная и выплаченная сумма
• Подписи ответственных лиц

Все данные заносятся в ведомость четко по установленным графам. Исправления не допускаются.

Расчетно-платежная ведомость

Расчетно-платежная ведомость отличается тем, что в ней сразу отражаются как начисления заработной платы, так и фактические выплаты сотрудникам. Это удобная форма для небольших организаций, позволяющая совместить расчет и платеж в одном документе.

Электронная платежная ведомость

В настоящее время платежные ведомости часто формируются в электронном виде с использованием специальных бухгалтерских программ. Электронная ведомость позволяет быстро произвести расчеты и при этом избежать ошибок при ручном заполнении.

После формирования электронной ведомости ее распечатывают на бумаге и заверяют подписями ответственных лиц.

Хранение платежных ведомостей

Заполненные платежные ведомости являются документами строгой отчетности. Их хранят в бухгалтерии в течение 5 лет. Затем ведомости передают в архив, где они хранятся 75 лет.

Образцы платежных ведомостей также прилагают к учетной политике организации.

Таким образом, платежная ведомость позволяет обеспечить учет расчетов по оплате труда и хранится в организации длительное время.

Порядок заполнения платежной ведомости

Заполнение платежной ведомости производится в несколько этапов:

1. Вносятся общие данные об организации – наименование, адрес, банковские реквизиты.
2. Указывается отчетный период – месяц, за который производится начисление заработной платы.
3. Вносится информация о работниках – ФИО, табельный номер, должность, отработанное время.
4. Рассчитываются суммы начисленной заработной платы с учетом оклада, надбавок, премий и т.д.
5. Указываются все виды удержаний из заработной платы – налог на доходы, алименты, платежи по исполнительным листам и пр.
6. Подсчитывается общая сумма к выдаче для каждого сотрудника.
7. Подводятся итоги по всем графам и суммируются данные.

Проверка правильности заполнения

После составления платежной ведомости проводится проверка правильности ее заполнения:

• Проверяется соответствие фактически отработанного времени данным табеля.
• Контролируется правильность начисления заработной платы для каждого сотрудника.
• Сверяются размеры удержаний с первичными документами.
• Подсчитываются итоговые суммы и сравниваются с показателями в ведомости.

Это позволяет избежать ошибок и неточностей при заполнении документа.

Исправление ошибок в платежной ведомости

Если в процессе проверки выявляются ошибки в заполнении платежной ведомости, вносятся соответствующие исправления:

• Неверные данные аккуратно зачеркиваются одной чертой.
• Рядом вносятся правильные данные.
• В нижней части ведомости делается запись об исправлении и заверяется подписями.

Исправления вносятся до подписания ведомости ответственными лицами.

Сроки хранения платежных ведомостей

Платежные ведомости относятся к документам строгой отчетности и должны храниться:

• В бухгалтерии - 5 лет.
• Затем передаются в архив организации, где хранятся не менее 75 лет.

По истечении установленных сроков ведомости подлежат уничтожению в соответствии с установленными правилами.

Автоматизация работы с платежными ведомостями

Для автоматизации работы с платежными ведомостями применяются программные комплексы, которые позволяют:

• Быстро формировать ведомости по данным кадрового учета.
• Производить автоматические расчеты заработной платы.
• Контролировать расходование фонда оплаты труда.
• Оперативно получать различные выборки и отчеты.

Это существенно упрощает работу бухгалтеров и повышает надежность учета расчетов по оплате труда.

Современные тенденции в оформлении платежных ведомостей

Современные тенденции при оформлении платежных ведомостей:

• Переход на электронный документооборот.
• Применение облачных технологий.
• Использование электронной цифровой подписи.
• Интеграция с 1С, SAP и другими информационными системами.

Это позволяет повысить оперативность и достоверность расчетов по оплате труда.

Внесение изменений в платежную ведомость

Иногда возникает необходимость внесения изменений в уже утвержденную платежную ведомость. Это может быть связано с:

• Выявлением ошибок в расчетах.
• Изменением данных об удержаниях.
• Корректировкой отпускных или листков нетрудоспособности.

В таких случаях вносятся следующие исправления:

1. Неверные данные зачеркиваются одной чертой.
2. Рядом вписываются новые данные.
3. Вносится запись с пояснением в нижней части документа.
4. Исправленный документ заверяется подписями.

Составление реестра платежных ведомостей

Для учета и контроля составленных платежных ведомостей ведется реестр, который включает:

• Порядковый номер ведомости.
• Дату составления.
• Подразделение.
• Отчетный период.
• Общую сумму к выдаче.
• Дату фактической выплаты.

Выдача денежных средств по платежной ведомости

На основании платежной ведомости в бухгалтерии оформляются документы на выдачу денежных средств. Выдача заработной платы работникам производится в кассе организации либо перечисляется на банковские карты сотрудников.