Лимитно-заборная карта: особенности оформления

В процессе производства любого вида продукции необходимо вести контроль над движением хозяйственных средств. Каждая операция должна регистрироваться в бухгалтерском учете на основании первичных документов. Одной из форм таких свидетельств является лимитно-заборная карта. Рассмотрим особенности ее оформления.

Для чего используется данный документ?

Понятие «лимитно-заборная карта» подразумевает собой внутренний документ, используемый на предприятии или организации с разветвленной структурой подразделений. Эта форма предоставляет право на получение ТМЗ (товарно-материальных запасов) в многократном порядке, сокращая тем самым затраты на оформление такого первичного документа, как разовая накладная.

Другими словами, заборная карта представляет собой оправдательный документ, подтверждающий выбытие средств, как правило, на производственные нужды (выпуск продукции, оказания услуг или выполнения других работ). При этом отпуск материалов происходит систематически, и по одной форме можно оформить один или несколько взаимозаменяемых видов ТМЗ.

Этот документ выписывается плановым отделом или службой снабжения в 2-х образцах: один формуляр предоставляется получателю (ответственному лицу цеха или участка организации, где потребляются ТМЗ), а второй – сохраняется вместе с распиской получателя на складе.

Особенности оформления

При выдаче и регистрации данного документа неплохо учесть следующие моменты:

• лимитно-заборная карта должна выписываться на срок 15 дней, если отпуск ТМЗ осуществляется в ежедневном порядке, и на месяц – в случае периодической передачи материальных ценностей;
• выдача ТМЗ осуществляется только в пределах указанного в форме документа. При этом величина лимита рассчитывается по нормам производства (выполнения услуг или других работ), которые устанавливаются в зависимости от специфики организации по отношению к данному виду материалов или товаров (здесь учитываются такие моменты, как расход материальных ценностей на одну единицу продукции, количество участков, куда отпускаются ТМЗ и так далее);
• превышение лимита может быть осуществлено только в отдельных случаях по требованию, при этом необходимо разрешение директора компании или ответственного лица, назначенного руководителем;
• лимитно-заборная карта, как правило, оформляется по форме № 8, при этом в данный образец могут быть внесены некоторые добавления и изменения (по усмотрению компании);
• при израсходовании предела ТМЗ, указанного в форме, документ подлежит сдаче в отдел бухгалтерского учета. Это проводится один раз в месяц, этот же период может быть указан в специально разработанном графике;
• по данной карте можно проводить учет неиспользованных ТМЗ, то есть возврат материальных ценностей. Можно отметить, что в этом случае заполнение дополнительных свидетельств не требуется.

Лимитно-заборные карты используются в различных сферах производства и продаже разнообразной продукции. В последнее время получили широкое применение автоматизированные программы по заполнению данных форм. При этом учет ТМЗ ведется в электронном режиме, а карта не имеет силы первичного бухгалтерского документа.