Новые приказы по основной деятельности компании в 2024 году

В 2024 году компании придется пересмотреть свои приказы по основной деятельности. Что ждет организации в новом году? Какие изменения необходимо учесть? В этой статье мы разберем все актуальные нововведения и дадим практичные советы по оформлению приказов в соответствии с законодательством. Читайте и узнавайте, как подготовиться к обновлениям заранее!

Новые требования к оформлению приказов по основной деятельности

В 2024 году вступает в силу обновленная версия ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая устанавливает ряд новых требований к оформлению организационно-распорядительных документов, в том числе приказов по основной деятельности.

Теперь приказы должны оформляться не только на фирменных бланках организации, но и содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа (приказ);
• дата и номер;
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подпись;
• отметка о наличии приложений (при необходимости).

Кроме того, изменились правила оформления даты документа, теперь она должна состоять из цифр дня, месяца и года.

Организации по-прежнему могут использовать как унифицированные формы приказов, так и разработанные самостоятельно. Главное - не нарушать общих требований ГОСТа.

Изменения в видах приказов по основной деятельности

В 2024 году расширяются полномочия организаций по утверждению локальных нормативных актов, регулирующих их деятельность. Теперь приказами организаций могут устанавливаться:

• правила оказания услуг;
• регламенты выполнения работ;
• стандарты обслуживания клиентов;
• порядок проведения различных мероприятий;
• иные нормативные документы, относящиеся к основной деятельности.

Таким образом, приказы по основной деятельности будут выполнять значительно более широкий спектр регулирующих функций внутри организации.

Например, торговая компания теперь может утвердить приказом стандарты обслуживания покупателей, гостиница – правила предоставления гостиничных услуг, а производственное предприятие – регламент технологических процессов.

Обязательные реквизиты приказов по основной деятельности

Помимо уже упомянутых выше общих обязательных реквизитов любого организационного документа, приказы по основной деятельности должны содержать:

1. Заголовок, который определяет краткое содержание документа.
2. Текст приказа с указанием:
• основания издания приказа;
• распорядительной части, содержащей предписания, обязательные для исполнения;
• ссылки на документы, в соответствии с которыми издается приказ;
• должностного лица, ответственного за исполнение приказа;
• сроков и этапов исполнения.
3. Визы на приказ в случае, если его содержание затрагивает несколько структурных подразделений организации.

Таким образом, в приказе по основной деятельности должна содержаться вся необходимая информация для понимания сути принимаемых мер и обеспечения их выполнения.

Правила оформления основных приказов

При составлении приказов по основной деятельности необходимо соблюдать следующие основные правила:

1. Использовать фирменный бланк организации установленного образца.
2. Заполнять реквизиты приказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3. Формулировать заголовок лаконично, отражая основное содержание документа.
4. Излагать текст приказа по схеме "основание - предписание - обеспечение исполнения".
5. Указывать конкретный срок исполнения в распорядительной части приказа.
6. Ставить подпись руководителя организации, а также визы ознакомления всех заинтересованных лиц.
7. При наличии приложений делать отметку об этом в приказе.
8. При электронном документообороте соблюдать специальные требования к электронной подписи.

Соблюдение этих правил позволит обеспечить юридическую силу приказов и корректное выполнение установленных ими предписаний.

Образцы приказов по основной деятельности

Приведем примеры наиболее распространенных приказов по основной деятельности.

Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка

ПРИКАЗ

10.01.2024 г. No 5

г. Москва

Об утверждении
Правил внутреннего трудового распорядка

В целях упорядочения работы всего трудового коллектива организации п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемые Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Иванова И.И.

Генеральный директор Петров П.П.

Приказ о внедрении новых стандартов обслуживания

ПРИКАЗ

20.02.2024 г. No 24

г. Санкт-Петербург

О введении в действие стандартов обслуживания клиентов

В целях повышения качества обслуживания клиентов и укрепления репутации компании п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 марта 2024 года Стандарты обслуживания клиентов (Приложение No 1).

2. Руководителям всех структурных подразделений ознакомить работников с данным приказом.

3. Контроль исполнения приказа возложить на коммерческого директора Сидорова П.Е.

Генеральный директор Иванов И.П.

Таким образом, приказы по основной деятельности позволяют организации эффективно регулировать рабочие процессы, повышать качество услуг, оптимизировать документооборот. Правильное оформление таких приказов - залог их юридической силы и неукоснительного исполнения.

Как отличить приказ по основной деятельности от других

Часто на практике возникают вопросы, как отличить приказ по основной деятельности от других видов распорядительных документов.

Для этого можно использовать следующие признаки приказов по основной деятельности:

• Содержат предписания, регулирующие именно основную деятельность организации в соответствии с ее уставом.
• Утверждают различные локальные нормативные акты, стандарты, регламенты, правила и порядки.
• Их действие направлено внутрь организации.
• Не содержат сведений, составляющих тайну личной жизни работников.
• Касаются стратегических вопросов развития компании.

Отличия от приказов по личному составу

В приказах по личному составу регламентируются вопросы приема, перевода, увольнения работников, предоставления отпусков, наложения взысканий. Такие приказы носят индивидуальный характер.

В отличие от них, приказы по основной деятельности устанавливают общие правила и регламенты, обязательные для всех работников организации.

Отличия от приказов по АХД

Приказы по административно-хозяйственной части регулируют текущие вопросы материально-технического обеспечения деятельности организации.

Приказы по основной деятельности определяют стратегические направления и не касаются хозяйственных нужд.

Особенности смешанных приказов

Иногда в одном документе содержатся признаки двух видов приказов, например о направлении сотрудника в командировку. Такие смешанные приказы рекомендуется относить к тому виду, которому соответствует основное содержание.

Порядок хранения и передачи приказов в архив

Хранение и передача в архив приказов по основной деятельности регулируется рядом нормативных документов.

В частности, сроки хранения определены в Перечне типовых управленческих архивных документов.

Для приказов по основной деятельности он составляет до ликвидации организации, если она не является источником комплектования государственных архивов.

При ликвидации приказы организаций, внесших вклад в развитие регионов или отраслей, передаются на постоянное хранение.

Остальные компании хранят такие приказы самостоятельно вплоть до ликвидации, после чего они подлежат уничтожению.

Изменение сроков хранения приказов в 2023 году

В 2023 году ожидается выход новой редакции Перечня типовых документов, которая может изменить сроки хранения некоторых видов приказов.

В частности, есть вероятность сокращения сроков хранения приказов организаций, не являющихся источниками комплектования архивов.

Кроме того, могут быть введены новые требования по хранению приказов в электронном виде и их передаче на государственное архивное хранение.

Поэтому в 2023 году организациям следует ознакомиться с новой редакцией Перечня и скорректировать свои локальные нормативные акты по хранению документов.

Особенности хранения приказов в электронном виде

Современные реалии таковы, что многие компании переходят на электронный документооборот. В связи с этим возникает ряд особенностей хранения электронных приказов.

Во-первых, они должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с требованиями законодательства.

Во-вторых, для их хранения необходимо специализированное программное обеспечение, обеспечивающее защиту от несанкционированного доступа.

В-третьих, при передаче таких приказов на архивное хранение следует соблюдать особый порядок формирования электронных дел.

Таким образом, переход на электронный документооборот требует соответствующей модернизации системы управления документами в организации.

Ответственность за нарушения в оформлении приказов

Неправильное оформление приказов по основной деятельности может повлечь административную ответственность.

К наиболее распространенным нарушениям относятся:

• Нарушение установленных требований к реквизитам и бланку приказа.
• Неправильное определение вида приказа.
• Отсутствие обязательных виз согласования.
• Нарушение сроков хранения приказов.

За такие нарушения Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрен штраф:

• для должностных лиц - от 1 000 до 3 000 рублей;
• для организаций - от 10 000 до 30 000 рублей.

Рекомендации по приведению приказов в соответствие

Чтобы привести оформление приказов в соответствие требованиям законодательства, рекомендуется:

1. Провести аудит локальных нормативных актов.
2. Актуализировать используемые формы и бланки.
3. Обеспечить правильное определение видов приказов.
4. Организовать обучение ответственных сотрудников.
5. Наладить ознакомление работников с приказами.
6. Скорректировать сроки хранения документов.

Выполнение этих рекомендаций поможет оптимизировать работу с приказами и исключить риски привлечения к административной ответственности.

Часто задаваемые вопросы по новым правилам

У организаций могут возникнуть различные вопросы в связи с новыми требованиями к приказам. Давайте разберем самые частые из них.

Можно ли продолжать использовать старые бланки?

Да, если они соответствуют требованиям действующего законодательства. Но лучше разработать новый бланк с учетом последних изменений.

Как быстрее согласовать приказ в электронном виде?

Это можно сделать в системе электронного документооборота без дублирования бумажных копий.

Как организовать поиск нужного приказа?

Необходимо вести электронную картотеку приказов или журнал их регистрации по установленным реквизитам.

Полезные сервисы для работы с приказами

Существует множество электронных сервисов, которые могут быть полезны в работе с приказами:

• Справочные правовые системы для проверки требований законодательства.
• Сервисы для быстрого создания типовых приказов.
• Программы для согласования документов по электронной почте.
• Системы для учета и хранения электронных документов.

Их использование позволит существенно упростить работу с приказами и повысить ее эффективность.

Ключевые изменения в законодательстве в 2024 году

В 2024 году ожидается вступление в силу изменений в законодательстве, регулирующем работу с организационно-распорядительными документами.

Новая редакция Перечня типовых документов

Будет утвержден обновленный Перечень типовых управленческих архивных документов. Он может изменить сроки хранения некоторых видов приказов и порядок их передачи на архивное хранение.

Ужесточение контроля

Ожидается усиление контроля за соблюдением организациями требований к документообороту. В частности, проверяться будет правильность оформления и хранения приказов.

Повышение размеров штрафов

За нарушения требований к работе с приказами могут быть увеличены размеры административных штрафов.

Расширение полномочий архивов

Федеральные архивы получат дополнительные полномочия по контролю процессов передачи документов организаций на хранение.

Упрощение процедур для организаций

Возможно упрощение ряда процедур для компаний при подготовке документов для передачи на государственное хранение.

Подготовка организаций к новым правилам работы с приказами

Чтобы своевременно подготовиться к новым правилам работы с приказами, организациям уже сейчас следует предпринять ряд мер:

1. Отслеживать изменения в законодательстве.
2. Актуализировать локальные нормативные акты.
3. Обучить сотрудников новым правилам.
4. Усилить контроль качества оформления документов.
5. Модернизировать систему электронного документооборота.

Это позволит свести к минимуму риски, связанные с предстоящими изменениями требований.

Типичные ошибки при оформлении приказов

Несмотря на наличие четких правил, на практике нередки ошибки при подготовке приказов по основной деятельности.

Неправильное определение вида приказа

Зачастую кадровики путают приказы по основной деятельности с приказами по личному составу или АХД. Это влечет нарушение требований к хранению документов.

Отсутствие обязательных реквизитов

Иногда в приказах не указывают все необходимые данные, например, основание, срок исполнения, что делает их юридически уязвимыми.

Некорректное оформление приказа

Бывают случаи, когда приказы печатаются не на бланке установленной формы, содержат ошибки или небрежно оформлены.

Нарушение порядка подписания

Приказы иногда подписывают не уполномоченные на то лица или без необходимых виз согласования.

Несоблюдение сроков хранения

Организации могут нарушать сроки хранения приказов, установленные нормативными документами, что грозит санкциями.

Рекомендации по предотвращению типичных ошибок

Чтобы избежать распространенных ошибок при работе с приказами, рекомендуется:

1. Проводить регулярное обучение сотрудников.
2. Разработать шаблоны приказов разных видов.
3. Назначить ответственных за контроль качества оформления.
4. Создать систему учета и поиска приказов.
5. Регулярно анализировать изменения законодательства.

Тщательный подход к подготовке и учету приказов позволит минимизировать количество ошибок.

Актуальные вопросы по теме

Рассмотрим некоторые актуальные практические вопросы, возникающие у организаций при работе с приказами по основной деятельности.

Как часто проводить внутренний аудит приказов?

Рекомендуется делать это не реже 1 раза в год, а также при существенных изменениях в законодательстве.

Можно ли вносить исправления в приказы?

Нет, приказы не подлежат редактированию. Допускается только отмена или издание нового.

Где можно получить квалифицированную консультацию?

Обратиться в профильные консалтинговые фирмы или к юристам, специализирующимся в этой области.