Документы при приеме на работу

Большинство физических лиц устраивается на работу. Вопрос трудоустройства имеет несколько подводных камней. В данной статье мы выясним, какие документы необходимы при приеме на работу различным категориям физических лиц, являющихся резидентами и нерезидентами нашей страны, а также рассмотрим некоторые вопросы по испытательным срокам.

Основные документы

Они определены ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

• удостоверение личности;
• СНИЛС (данное свидетельство должен оформить работодатель при первичном приеме на работу физического лица);
• документ, подтверждающий необходимый уровень образования у соискателя, наличие требуемой квалификации или прохождение специальных курсов ее повышения;
• трудовая книжка (при первом обращении данный документ заводится работодателем; совместителю без его желания не требуется; при ее отсутствии необходимо предоставить заявление, в котором указать причины данного явления, на основании которого заводится новая трудовая при приеме на работу);
• справка об отсутствии судимости или уголовного преследования для тех должностей, которые подпадают под данное правило;
• для призывников и военнообязанных предоставляется справка из военкомата или военный билет.

Главным из этих основных документов при приеме на работу является удостоверение личности. Паспорт может быть признан недействительным в том случае, если в нем будут проставлены отметки, которые не предусмотрены Положением № 828. К допустимым относятся следующие из них:

• регистрация по месту жительства и отметки о выбытии;
• таковые о заключенном и расторгнутом браке;
• наличие детей и воинская обязанность;
• виды документов, выданных как удостоверения личности за границей;
• идентификационные показатели крови (резус-фактор, группа крови), а также ИНН.

Инспектор отдела кадров должен проверять предоставленное удостоверение личности на наличие только допустимых отметок. В случае наличия иных из них он признается недействительным и не подтверждающим личность при приеме работника на работу.

Также будет отказано соискателю в том случае, если он просрочил его смену по достижению определенного возраста. Временное удостоверение личности, которое выдается на время, пока осуществляется замена постоянного, имеет ту же силу, как и последнее на тот срок, на который оно выдано.

Что может выступать в качестве удостоверения личности

Прием работника на работу осуществляется после предъявления последним соответствующего документа, подтверждающего его личность. В нем должна присутствовать фотография соискателя рабочего места, идентифицирующая его информация, включая Ф.И.О и данные подобного удостоверения, включающие номер и серию, а также сведения об органе, выдавшим его, а также сроке действия, в случае если установлен временной лимит. Документ должен быть заверен печатью организации, выдавшей его, а также подписью руководителя.

В качестве удостоверения могут выступать следующие документы:

• свидетельство о рождении для лиц, не достигших по возрасту 14 лет;
• удостоверение российского военнослужащего или моряка, а также солдаты и младший офицерский состав, проходящие службы в ВС РФ как по контракту, так и на срочной основе;
• временное удостоверение, действующее до 60 суток, выдаваемое на время выписки нового паспорта.

Что делать работодателю, если будущий работник предъявляет не все документы

В случае если работник не предъявляет документы, которые будут необходимы для начисления ему заработной платы, работодатель не может отказать ему в приеме на работу. При этом если данное физическое лицо не желает представлять данные документы, то об этом должна быть сделана соответствующая запись в его личном деле. Помимо этого, гражданин должен быть уведомлен о том, что ему не гарантировано верное начисление зарплаты и иных форм поощрений.

Чтобы предотвратить возникновение подобной ситуации, необходимо, чтобы отдел кадров составлял уведомление о предоставлении необходимых документов, в котором нужно указывать сроки и причину их подачи, возможные трудности, возникающие вследствие потенциальной неподачи. Оно должно быть зарегистрировано, соискатель с ним знакомится и заверяет своей подписью. При непредставлении документов в обозначенные сроки с сотрудника нужно потребовать письменное объяснение причины произошедшего. Руководитель может объявить проштрафившемуся работнику дисциплинарное взыскание, но производить начисления необходимо исходя из тех данные, которые были предоставлены.

Трудоустройство несовершеннолетних

При приеме на работу граждан, не достигших 14 лет, последнему необходимо иметь согласие родителей или опекунов, справку из органа опеки и попечительства, в которой прописано время нахождения данного ребенка на рабочем месте, а также из медицинского учреждения. В этом случае трудовой контракт подписывает законный представитель этого несовершеннолетнего гражданина.

В случае трудоустройства ребенка от 14 до 15 лет он должен представить те документы, которые являются обязательными, а также медицинское заключение, согласие одного из родителей, таковое от органа опеки при совмещении работы с учебой, справка из образовательного учреждения, в котором прописан режим учебы.

Для несовершеннолетних от 15 до 18 лет необходимо представить все обязательные документы, а также медицинское заключение.

Данные граждане не могут работать под землей и на объектах с особо тяжелыми и вредными условиями.

Трудоустройство по совместительству

Методы и приемы работы подразумевают, что последняя может выполняться не только на штатной основе, но и по совместительству. При последнем работник должен представлять удостоверение личности и документ об образовании, а также СНИЛС.

При устройстве на работу с особо тяжелыми и/или вредными условиями он к перечисленным выше документам должен представить справку об условиях труда по основному месту работы.

Трудоустройство иностранного гражданина

Он должен представить следующие документы:

• удостоверение личности;
• миграционную карту;
• трудовую книжку, которую используют для работающих в нашем государстве;
• документ об образовании;
• свидетельство о страховании.

Трудоустройство в образовательные и научные учреждения

При устройстве на работу в данные организации, помимо обязательных документов, необходимо представлять результаты конкурсов, которые ежегодно проводятся в образовательных учреждениях и периодически — в научных. Помимо этого, зарплата в данных хозяйствующих субъектах зависит от наличия ученой степени у претендента, в связи с чем для имеющих ее необходимо представить диплом, подтверждающий ее получение. Помимо этого, соискатель должен показать список научных трудов, опубликованных им.

Иные случаи трудоустройства

В случае предоставления работнику определенных льгот от него могут потребовать дополнительных справок. Состав последних зависит от того, на какие льготы рассчитывает сотрудник.

При устройстве на работу с тяжелыми или вредными условиями труда могут также требовать представления иных документов, в частности, справок из медучреждений, в которых будет указано, что данному физическому лицу подобная работа не противопоказана.

Оформление на работу

Работодатель должен проверить подлинность представленных документов, зарегистрировать трудовую книжку в журнале или книге одноименного наименования. После чего ее размещают на хранение в несгораемый шкаф. Все необходимые данные на работника вносятся в его личную карточку. С представленных документов делаются копии, которые заверяются, а оригиналы возвращаются работнику. Они должны храниться в течение 75 лет.

На дату выхода сотрудника на работу в отделе кадров должен быть трудовой договор, заключенный между работодателем и работником. Он также регистрируется в одноименном журнале. На основании трудового договора создается приказ о приеме на работу. Он должен быть издан в течение двух суток после заключения первого. Проект приказа готовится в те же сутки.

Заявление о приеме на работу

Этот документ не имеет ни строго бланка, ни специальной формы. Помимо этого, он не имеет регламентирующих его документов. Сегодня образец приема на работу заключается в подписании трудового договора, после которого издается приказ. Однако отдел кадров продолжает использовать данный документ.

Данное заявление пишется от лица соискателя должности на имя руководителя хозяйствующего субъекта, к которому он планирует устроиться. Оно оформляется на стандартном листе формата А4. В «шапке» заявления указывается название хозяйствующего субъекта, фамилия и инициалы руководителя, Ф.И.О кандидата на должность, причем они должны указываться полностью в родительном падеже. В ее конце прописывают адрес места жительства, а также паспортные данные.

Само заявление включает в себя указание хозяйствующего субъекта, куда соискатель хочет быть принятым на работу, должность и структурное подразделение, а также дата приема. В нем указывается, на какой основе будет осуществляться работа — штатной или по совместительству. В последнем случае должен быть указан трудовой распорядок.

В конце данного документа ставятся дата его написания и подпись соискателя. Образец заявления о приеме на работу приведен на рисунке.

Документы организации, представляемые для ознакомления работнику

Не только последний должен отдавать документы хозяйствующему субъекту, но и от него получать таковые для ознакомления. К ним относятся организационные, справочно-информационные, распорядительные и распределительные документы.

С материально ответственным лицом должен быть заключен договор о такой ответственности, оформляются акты о передаче подобных ценностей, в которых указывается перечень передаваемых ТМЦ. Хранение должно осуществляться в отдельном помещении.

Понятие об испытательном сроке

Под ним понимают временной промежуток, который устанавливается трудовым договором, во время которого работодатель оценивает профессиональные качества принятого на работу сотрудника. Сотрудник может быть уволен при невыполнении некоторых из трудовых функций, если директора организации не устроят некоторые из личных качеств работника. Таким образом, испытательный срок отражает интересы работодателя.

В то же время работник за этот временной промежуток лучше узнает хозяйствующий субъект, в котором он уже работает, что также позволяет ему принять обоснованное решение о необходимости продолжения осуществления трудовой деятельности в данной организации.

Однако данный срок приема на работу не может устанавливаться для следующих категорий:

• сотрудников, избранных по конкурсу на замещение вакантных должностей при условии соблюдения законодательных процедур либо избранные на выборные должности;
• беременных и находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 г. женщин;
• несовершеннолетних;
• работников, имеющих госаккредитацию и впервые устраивающихся на работу в первый год после того, как получили документ об образовании;
• сотрудников, переведенных из иных экономических субъектов, по соглашению сторон;
• при заключении срочного трудового контракта на срок, не превышающий 2 месяцев;
• проходящих альтернативную гражданскую службу на территории нашего государства;
• некоторые госслужащие.

В случае включения в трудовой договор положения об испытательном сроке для этих категорий, он при увольнении работников может быть оспорен в суде.

Для лиц, заключивших срочный трудовой договор, этот срок не может превышать 2 недель, при бессрочном характере данного документа он может быть увеличен до 3 месяцев. Руководители организаций и главные бухгалтера в таком состоянии могут находиться до полугода. Гражданские госслужащие могут испытываться в течение 3-12 месяцев. Причем в этот срок засчитывается только фактически отработанное время.

Продолжительность испытания не может быть выше максимальной, а сокращена может. Образец приема на работу с испытательным сроком приведен на рисунке.

Собеседование

На встречу с работодателем лучше прийти чуть раньше назначенного времени. Собеседование при приеме на работу является одной из важных вех на этапе трудоустройства. В случае невозможности прийти вовремя или необходимости переноса даты нужно обязательно проинформировать представителя работодателя.

Нужно соблюдать психологические моменты при осуществлении собеседования, в частности, необходимо быть вежливым, называть руководителя по имени-отчеству, вставлять к месту шутки и другие.

В заключение

Прием на работу — достаточно ответственное мероприятие, как для работодателя, так и для соискателя должности. При этом необходимо двум сторонам представить документы, предусмотренные законодательством. Работник должен помнить, что работодатель может предоставить работнику испытательный срок, за исключением некоторых должностей. Основными документами о приеме на работу являются трудовой договор и приказ о приеме. Многие отделы кадров продолжают требовать написания от кандидатов заявления, хотя оно ничем не регламентируется.