Что такое электронное делопроизводство
То, что еще 10 лет назад казалось исключением из правил, сегодня становится нормой. Это касается очень многих областей человеческой жизни, особенно – деловой сферы.
Ведь какими бы темпами ни шагал прогресс, документы были и остаются очень важной, пожалуй, даже, самой важной частью хозяйственной и коммерческой деятельности, как крупного предприятия, так и частного предпринимателя, не имеющего даже наемных работников. – термин, который все чаще употребляется во всех областях деятельности и уже никого не удивляет.
Почему? Потому что документы буквально пошагово фиксируют весь процесс деятельности, весь объем информации, необходимый для результативной работы.
Работа с документами, особенно с их большими объемами, уже давно стала своеобразным камнем преткновения и поводом для шуток, как веселых, так и не очень.
Утери документов, заминки и ошибки в их оформлении стали своеобразными печальными традициями. Дабы максимально избежать вышеперечисленных проблем и ускорить процесс документообразования, основная масса крупных и средних предприятий в последнее время активно переходит к электронному документообороту и электронному делопроизводству в целом.
Эти два понятия, хоть и вытекают один из другого, но все же, не являются одним и тем же. Делопроизводство – это процесс непосредственного создания документа и организация работы с ним: дальнейший поиск, хранение и контроль передвижения.
А именно процесс передвижения и есть то, что принято назвать документооборотом: от момента создания или получения документа до окончания работы с ним.
Эту самую работу как бы контролирует тот процесс, который называется делопроизводством.
Официально такая терминология звучит немного пугающе, а на крупных предприятиях обилие бумажной документации именно так и выглядит, подтягивая за собой множество проблем, как крупных, так и мелких. И именно это заставляет даже самых консервативно настроенных руководителей переводить свое делопроизводство на электронные рельсы, охватывающие весь процесс «от и до».
Но, оказалось, сделать это в странах постсоветского пространства не так-то просто! Долгое время электронное делопроизводство с одной стороны – приветствовалось, с другой – не имело достаточной юридической силы. Ситуацию значительно облегчило введение электронной подписи, которая стала как бы гарантом подлинности и правильности оформления документа.
Технических трудностей все равно достаточно много. Начиная от недоработок программного обеспечения и заканчивая внутренней политикой различных (особенно частных) предприятий. Ведь для правильного обмена документами в электронной форме, в таком ключе должны работать оба контрагента, что на практике происходит далеко не всегда.
Из-за этого, и еще из-за консервативного желания «подстраховаться» зачастую электронные документы оседают на полках в виде своих бумажных копий. Но все равно, их становится заметно меньше. А это, наряду с автоматизацией создания документа и облегчением контроля его передвижения, делает весь процесс делопроизводства заметно более быстрым, а значит – эффективным. К тому же, существенно экономит место в помещении.