Неформальные и формальные организации: понятие, цели и задачи
Экономика складывается из действий различных хозяйствующих субъектов. Неформальные и формальные организации составляют основу экономической системы. Они могут иметь разную структуру, многообразные цели и задачи, но их главное предназначение – осуществление производственной и предпринимательской деятельности.
Понятие организации
Представления об организации формируются на пересечении таких дисциплин, как экономика и менеджмент. Под нею понимается и некий процесс, в ходе которого создается и управляется какая-либо система, и совокупность неких взаимодействий различных систем и групп в ходе совместного труда, и объединение людей для реализации каких-либо задач. Традиционно выделяют три исторически сложившихся разновидности организаций: община, корпорация и ассоциация. В зависимости от принципа внутренней структуры существуют неформальные и формальные организации. Но в любом случае они представляют собой группы людей, объединяемых общими целями и задачами. Основным признаком организации является наличие нескольких человек, которые совместно действуют, преследуя достижение общественно значимой, единой цели. Организации отличаются сложностью структуры и большим количеством разновидностей.
Структура организации
Сложность изучения организаций состоит в том, что их отличает чрезвычайно разнообразная структура. Он представляет собой сложную, взаимосвязанную систему элементов с разными функциями и строением. Структура организации подчинена внутренней логике производственных процессов, она отражает функциональную специфику предприятия и призвана способствовать наиболее эффективному решению экономических и хозяйственных задач.
Традиционно структура организации рассматривается как элемент управления. Организационная структура в менеджменте определяется решаемыми задачами и видами деятельности компании, на нее влияет экономический фактор – рациональная оргструктура позволяет снизить издержки. Также организационная структура формируется под воздействием таких факторов, как форма организации управлением, степень централизации отдельных функциональных подразделений, принципы разделения труда, внешняя среда, способы взаимоотношения сотрудников, стратегия управления.
Структура организации способствует эффективности и оперативности принятия важнейших производственных и управленческих решений. Организационная структура должна быть гибкой, но стабильной, чтобы повышать конкурентоспособность компании на рынке.
Виды структур организации
К исследованию структуры организации существует несколько подходов. В техническом аспекте структура организации – это система материальных объектов и процессов, которые выступают базой для осуществления всех процессов. Техническая структура обеспечивает основу функциональных связей между персоналом, влияет на содержание и характер труда, определяет тип личных и рабочих взаимоотношений между сотрудниками и влияет на социальную структуру организации.
Социальная структура организации охватывает межличностные и межгрупповые взаимодействия и распространяется на цели, ценности, власть. Социальная структура формируется под влиянием нескольких факторов: потенциала руководства, его умений строить стратегию и отношения, авторитета, профессионализма, морально-психологического климата в коллективе, творческого и профессионального потенциала сотрудников, их инициативностью, умением и желанием искать нестандартные пути решений производственных задач.
Третий компонент структуры организации – социотехнический, эта структура складывается из пространственных способов объединения сотрудников в рамках их рабочих мест, обеспечение их взаимосвязей.
Организационную структуру компании в менеджменте принято делить на иерархические и адхократические. В свою очередь иерархические структуры делятся на линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные и другие. А органические делятся на матричные, проектные и бригадные.
Иерархические структуры являются привычным типом организаций, они складывались постепенно в ходе эволюции менеджмента. Линейная оргструктура отличается простотой и характерна для предприятий с несложным производственным циклом. В таких организациях все циклы объединены под началом руководителя, который, в свою очередь, подчиняется вышестоящим менеджерам. Руководитель подразделения принимает на себя всю ответственность за работу своего отдела. Преимуществом такой структуры является видимая результативность каждого подразделения и его менеджера, отлаженная система взаимоподчинения и распределения функций, понятные зоны ответственности руководителей каждого звена. Недостатки таких оргструктур заключаются в сложности общего стратегического управления подразделениями, каждое из которых решает свои задачи, но слабо участвует в реализации стратегических планов, слабая гибкость и реагирование на внешние и внутренние изменения, высокая степень зависимости результатов от профессионализма управленцев. Функциональные оргструктуры отличаются от линейных принципом выделения подразделений, он создаются исходя из решаемых задач. В таких организациях нередко возникает перекрестное руководство одним и тем же исполнителем, что сильно затрудняет управление. Линейные и функциональные структуры – это уходящие в прошлое способы управления организациями, так как они не отвечают современным требованиям менеджмента.
Линейно-функциональная структура объединяет два предыдущих типа, в этом случае линейные руководители опираются на деятельность функциональных подразделений. Такие структуры удобны для однотипных производственных процессов со штатом не более 3000 человек. Более современным типом такой структуры является линейно-штабная организация, в которой по каждому виду деятельности создается штаб, помогающий менеджеру решать основные задачи. Дивизиональные структуры характерны крупным компаниям со сложным производственным циклом. Дивизион – это отдельная производственная единица во главе с руководителем, который полностью ответственен за работу своего коллектива. Дивизионы могут выделяться по региональному принципу (это понятная филиальная система) или по продукту. Иерархические оргструктуры обладают стабильностью, но низкой степенью гибкости под влиянием изменяющейся среды. Часто в таких структурах наблюдается длительность принятия решения, бюрократические барьеры.
Органические структуры призваны снять недостатки иерархии, они создаются под конкретные ситуации и быстро реагируют на все изменения, адаптивность – вот их главное отличие и преимущество. Бригадная структура отличается горизонтальным привлечением сотрудников в рабочие группы. Достоинством таких структур является эффективное использование потенциала сотрудников, быстрота принятия решений, но есть и сложности, которые заключаются в сложности координации всех бригад и достижении стратегических целей. Подобным образом существует проектная структура, в которой подбирается рабочая группа под выполнение определенной задачи. Матричная или программно-целевая структура состоит из двух видов элементов: функциональных служб и проектов или программ. В них присутствует двойное подчинение, и это недостаток таких организаций. Но достоинством является эффективность управления, экономичность, высокая производительность, взаимодействие текущих задач со стратегией развития.
Также структуру организации делят на формальную и неформальную. Формальная – это та структура, которая закреплена в каких-либо документах, неформальная структура – это стихийно сложившиеся взаимоотношения сотрудников и их деление на группы внутри коллектива. Основной неформальной структуры являются общественные отношения. Неформальные группы возникают стихийно, при возникновении необходимости, поэтому имеют подвижную и адаптивную структуру. В зависимости от ситуации распределение полномочий и функций в таких группах может легко меняться.
Цели и задачи организации
Неформальные и формальные организации создаются во имя определенных целей, и именно они определяют вид и структуру компании. Общеизвестно, что организация отличается наличием сложных и многообразных целей, к ним относятся:
- Стратегические цели. Постановка глобальных, долгосрочных целей компании – это важная часть деятельности топ-менеджмента. К таким целям относятся позиции компании на рынке, ее имидж, важные производственные и коммерческие показатели в перспективе роста.
- Тактические цели. Путь к достижению глобальных целей всегда лежит через достижение краткосрочных целей. К этому виду целей относятся текущие и операционные задачи, которые обязательно укладываются в общее стратегическое направление развития.
- Экономические цели. Любая организация ставит перед собой коммерческие цели по получению прибыли, они обязательно должны быть в выражены в цифровом значении: в суммах и времени достижения.
- Производственные цели. Развитие компании невозможно без модернизации и усовершенствования производства. Закупка оборудования, разработка технологий, поиск новых сфер реализации – все это укладывается в производственную стратегию.
- Социальные цели. Создание благоприятны условий для работы, формирование корпоративной культуры, влияние на социум и культуру – все это также является важной частью деятельности организации.
Цель формальной организации обычно закрепляется в уставе и носит идеологический и мотивационный характер, она должна быть связана с миссией компании. Цели неформальных групп обычно не фиксируются в письменной форме и предстают в виде общих ценностей и интересов. Все цели организация выстраивает в порядке значимости и, опираясь на них, формулирует стратегию и тактику работы.
Характеристики и признаки организации
Несмотря на значительные отличия между организациями, их объединяют характеристики, присущие любой из них. Самая главная характеристика организации – наличие цели, которая близка всем ее участникам.
Важная характеристика формальной организации – ее правовой статус и обособленность. Организация должна иметь официально-закрепленную форму хозяйствования, которая и обеспечивает ее особый статус. Обособленность также проявляется в замкнутости производственных и управленческих внутренних процессов, которые создают границу между организацией и внешним миром. Следующий признак организации – это непременное наличие ресурсов: человеческих, финансовых, материальных, государственные организации в качестве ресурса могут иметь власть. Организация имеет такую характеристику, как саморегуляция, она имеет свою зону ответственности и принимает основные решения самостоятельно. Но при этом она остается зависимой от внешней среды, которая влияет на ее деятельность. Немаловажным признаком является наличие организационной культуры, которая существует в виде корпоративных норм, традиций, ритуалов, мифов.
Признаки формальных организаций
Кроме общих признаков характеристика формальной организации имеет собственные отличительные особенности. Первым из таких признаков является наличие свода документов, регулирующих ее деятельность: инструкции, устав, законы, постановления, предписывают ей определенный порядок действий в разных ситуациях. Таким образом, ее деятельность изначально заформализована. Формальная структура организации включает и неформальные группы, но ее формальные компоненты всегда остаются доминирующими. Таким образом, формальная организация всегда шире и больше неформальной.
Признаки неформальных организаций
Уникальные характеристики неформальных организаций отличают ее от своего антипода. К таким признакам относятся:
- Наличие общественного контроля. Неформальные организации находятся под неусыпным контролем своих членов и внешнего окружения, с целью выявления одобряемого и неодобряемого поведения. Членам неформальных групп предписываются определенные поведенческие модели, за отступление от норм и правил члена группы ждет порицание или даже исключение из группы.
- Препятствование переменам. Еще одним признаком неформальных групп является внутреннее сопротивление к переменам, группа стремится к самосохранению и рассматривает изменения как угрозу своему существованию.
- Наличие неформальных лидеров. Важнейшей характеристикой таких групп является наличие неформальных лидеров. Лидер групп – это структурообразующий элемент таких организаций, им делегируются определенные права и обязанности, и он имеет доверие и признание у членов группы.
Виды организаций
Кроме того что существуют формальные и неформальные организации, также возможно выделение и других видов. Их можно классифицировать по отраслям: торговые, производственные, посреднические, сервисные и т. п. По правовому статусу организации можно разделить на коммерческие и некоммерческие. По объему производства можно выделить малые, средние и крупные организации. Основные классификации относятся преимущественно к формальным организациям, но некоторые виды могут существовать и в неформальной группе.
Внутренняя среда организации
Важным признаком организации является наличие у нее внутренней среды. К ней традиционно относят цели, задачи, оргструктуру, человеческие ресурсы и технологии. Внутренняя среда – это подвижная структура, так как она сильно зависит от ситуации. Система формальной организации складывается из групп, созданных руководством, в своей деятельности они руководствуются нормами и правилами, изложенными в документах. В этом аспекте о внутренней среде обычно говорят, как об элементе корпоративной культуры организации. Формальная группа при этом может быть подвержена изменениям, но их инициатором является менеджер. Неформальные группы также являются элементом внутренней среды, но их деятельность в меньшей степени предопределена и регламентирована. Здесь важную роль играют коммуникации, симпатии и взаимоотношения, то, что называют психологическим климатом рабочей группы.
Формальные и неформальные группы в структуре организации
Сложная структура организаций, особенно крупных, предполагает выделение внутри небольших рабочих групп для решения различных задач. Они могут быть формальными и неформальными. Роль формальных групп состоит в решении производственных и хозяйственных задач по указанию руководства. Такие группы создаются на время проведения каких-либо работ, например, для создания какого-либо проекта. Их деятельность регламентируется документами, например распоряжениями, которые распределяют полномочия и ставят задачи. Но в больших компаниях всегда стихийно создаются и неформальные организации. Примеры таких объединений можно найти на любом предприятии. Они складываются спонтанно на основе личных симпатий и интересов. Они также играют важную роль в организации, так как сплачивают коллектив, формируют и поддерживают климат в организации, способствуют улучшению корпоративной культуры.
Понятие и роль лидера группы
Неформальные и формальные организации в своем функционировании опираются на лидеров. Понятие лидера предполагает наличие у этого человека особых психологических характеристик и качеств. Лидер – это человек обладающий доверием группы, у него обязательно должен быть авторитет. Если в формальных группах имеется официально назначенный руководитель, который не является лидером, то в неформальных группах всегда имеется лидер, который выдвигается на эту роль благодаря его личностным качествам. Лидер групп объединяет людей и мотивирует их к совершению каких-либо действий, ему не нужно оказывать на них давление, потому что сотрудники добровольно делегировали ему властные полномочия. Современный менеджмент рекомендует управлять лидерством, опираясь на их властный ресурс в группах.
Менеджмент формальной организации
Управление формальной организацией строится на традиционных управленческих функциях: планирование, организация, контроль, мотивация и координация. В таких организациях определяющим является разделение труда, которое выделяет каждому сотруднику место в производственной цепи. Государственные организации, например, работают на основе должностных инструкций, которые очень четко прописывают объем работ, полномочий, прав и обязанностей различных сотрудников. В таких коллективах роль менеджмента чрезвычайно высока, так как исполнители не должны принимать решений, им это не положено по инструкции. Формальная группа нуждается в руководителе, который бы был уполномочен брать на себя ответственность. Менеджмент формальной организации обусловлен ее огрструктурой, целями, сферой деятельности, факотрами внутренней и внешней среды.
Менеджмент неформальной группы
Неформальная социальная организация предполагает определенную свободу, ей нехарактерна иерархия власти, главное здесь – социальные связи и отношения. Менеджмент такой группой осуществляется сразу в нескольких направлениях, горизонтально, снизу вверх и сверху вниз. Управление неформальной организацией могут осуществлять формальные лидеры, но чаще всего бразды правления отдаются неформальным лидерам, наделенным авторитетом у группы. В таких организациях нельзя использовать привычный управленческий инструментарий в виде инструкций и приказов, чаще руководство осуществляется при помощи психологических методов воздействия и влияния. Управление неформальной группой зависит от сплоченности и размера группы, статуса и состава.