Корпоративный стандарт: правила и этапы внедрения

Вы задумывались о том, что отличает успешную, динамично развивающуюся компанию от сотен небольших торговых точек, продажи в которых годами остаются на низком уровне? В каждой благополучной организации принят корпоративный стандарт. Именно он обеспечивает предприятию положительный имидж в глазах партнеров.

Любой ли организации нужен свод правил?

В среде начинающих бизнесменов бытует мнение, что системы корпоративных стандартов подходят только крупным компаниям, руководителям которых трудно уследить за действиями сотрудников. Считается, что для коллектива новой, только что созданной фирмы рано устанавливать правила поведения. Почему?

• Пока еще неясно, чем привлечь потенциальных клиентов и какие действия приведут к росту продаж.
• Персонал маленькой торговой точки всегда на виду: ошибки можно исправлять в процессе работы.
• Корпоративный стандарт разрабатывают обычно тренинговые компании, а их услуги дорого стоят.
• Кандидатов на должности продавцов может отпугнуть система жестких правил на малом предприятии. Ведь заработная плата на начальном этапе небольшая.

Означает ли это, что новой фирме лучше обойтись без корпоративных стандартов? Ответ на этот вопрос в каждом индивидуальном случае может быть и положительным, и отрицательным. Конечно, трудно устанавливать жесткие правила для сотрудников, когда коллектив маленькой фирмы полностью состоит из членов семьи или близких знакомых. Но бывает так, что от уровня обслуживания клиентов напрямую зависит, выживет ли малый бизнес вообще.

Для владельца небольшого магазина, кафе, салона красоты вернее всего придерживаться золотой середины: жесткие стандарты не устанавливаются, но есть ряд требований, которые необходимо соблюдать.

Что можно сказать о крупных и средних предприятиях, уже занявших нишу на рынке? Казалось бы, им живется проще. Такие фирмы реализуют качественные товары, пользующиеся спросом. У них налажена реклама, и есть действенные способы привлечения клиентов. Нужен ли корпоративный стандарт бизнесу, который и так уже успешен? Давайте разберемся в этом вопросе.

Не единичны случаи, когда потенциальный клиент приходит или звонит в известную ему компанию с целью сделать покупку. Может ли сделка при этом не состояться? Да, если покупателя не обслужат должным образом. Неопрятный офис, вечно занятый телефон, низкоквалифицированные продавцы, трудности при оформлении покупки, нежелание менеджеров пойти навстречу… Стоит допустить наличие одной из этих проблем – и покупатель отдаст предпочтение конкурентам.

Кроме того, у каждого сотрудника, является ли он менеджером по продажам или директором филиала, есть свои соображения, как обслуживать заказчиков: какую избрать манеру общения, сколько времени выделить на разговор, чем мотивировать посетителя к совершению покупки.

Если на предприятии есть стандарт корпоративной культуры, каждый работник точно знает, как он должен вести себя в различных ситуациях. Причем служащие фирмы заинтересованы в том, чтобы использовать лучшие деловые практики в общении с клиентами. За счет этого сокращается время принятия решений, убираются ненужные цепочки согласований. У покупателей, в свою очередь, складывается положительное мнение о компании.

Таким образом, корпоративный стандарт нужен фирме для обеспечения:

• высокого уровня сервиса;
• лояльности клиентов;
• узнаваемости бренда;
• повышения авторитетности фирмы на рынке;
• облегчения процесса принятия решений;
• экономии сил, времени, денежных ресурсов.

Какие вопросы затрагивает стандарт

Для успешной работы недостаточно выстраивать корпоративные стандарты, касающиеся лишь непосредственного общения с покупателями. Ведь в повседневной деятельности сотрудников фирмы есть много и других скользких моментов:

• насколько эффективно сослуживцы взаимодействуют между собой, как часто между ними возникают разногласия;
• эффективно ли строится рабочий день;
• как расставляются приоритеты в делах.

Поэтому, внедряя на предприятии корпоративный стандарт, важно учесть следующие его элементы:

• внешний вид сотрудников;
• организацию рабочего пространства;
• стандарты профессиональной деятельности, порядок действий в сложных и конфликтных ситуациях, нормы эффективного использования рабочего времени;
• правила общения с клиентами;
• социальную ответственность компании и ее сотрудников;
• законы для высшего менеджмента.

Рассмотрим каждую составляющую корпоративного стандарта.

Внешний вид менеджеров

Многие компании устанавливают правила, как должны выглядеть сотрудники фронт-офиса, то есть менеджеры, занятые непосредственно обслуживанием посетителей. Регламентируется форма одежды, обуви, стиль прически, наличие или отсутствие аксессуаров, макияжа, украшений.

Строгий дресс-код введен, например, в компании сотовой связи «Мегафон». Корпоративный стандарт требует, чтобы сотрудники, работающие с клиентами, одевались в стиле «белый верх и черный низ». На шее менеджеров должен присутствовать шелковистый шарф ярко-зеленого цвета. Сотрудницам женского пола позволяется нанести легкий натуральный макияж. Бижутерия и ювелирные украшения исключаются: можно носить только обручальное кольцо и неброские серьги. Обувь менеджера сотовой компании должна быть строгой и закрытой. На груди в обязательном порядке крепится бейдж с именем сотрудника. Аналогичный дресс-код принят в банках и крупных корпорациях.

Совсем по-другому устанавливаются стандарты внешнего вида для служащих ресторанов, парикмахерских, фитнес-центров, розничных магазинов. В имиджевых салонах красоты администраторы у стойки ресепшн, парикмахеры, мастера маникюра, как правило, отличаются элегантной укладкой волос, татуажем, оригинальным дизайном ногтей. Своим внешним видом они вдохновляют клиенток творчески относиться к уходу за собой. Женщины, замечая, как стильно выглядят сотрудницы салона, проникаются желанием посещать его чаще.

Во многих розничных магазинах форма одежды торговых менеджеров выбирается в соответствии с тем, какой тип товаров представлен в торговом зале. Интересно смотрится, например, когда продавцы в магазине игрушек наряжены в костюмы сказочных героев.

Организация рабочего пространства

Корпоративные стандарты компании регламентируют внутреннее убранство как зоны обслуживания клиентов, так и помещений для служебного пользования (кабинетов, комнат отдыха, уборных).

В организациях с большой филиальной сетью устанавливаются требования к интерьеру помещений:

• какого цвета должна быть мебель;
• как размещать предметы обстановки;
• в отдельных случаях прописывается (особенно если мы говорим о компаниях сферы IT), оргтехникой и канцтоварами каких марок разрешено пользоваться.

Корпоративный стандарт диктует также допустимое расположение предметов на поверхности рабочего стола: как следует ставить компьютер, куда складывать писчие принадлежности, сколько документов может одновременно лежать «на виду».

Стандарты профессиональной деятельности

В зависимости от целей и задач различных категорий сотрудников для каждой должности определяется:

• задачам какого типа служащие фирмы должны отдавать наиболее высокий приоритет;
• как планировать рабочий день;
• какими принципами руководствоваться в повседневной деятельности.

Стандартизируются также нормы внутрикорпоративного этикета и порядок действий в конфликтных ситуациях. Обязательно оговаривается, как часто сотрудник может делать перерывы в работе, может ли он при этом выйти за пределы офиса, сколько длится обеденное время, разрешено ли курить в течение дня.

Правила общения с клиентами

Этой сфере во многих фирмах уделяется наибольшее внимание. Корпоративный стандарт определяет:

• кто из сотрудников компании вовлечен в процесс обслуживания клиентов;
• какими правилами следует руководствоваться при встрече с покупателями в офисе фирмы и «в полях»;
• как совершать исходящие и принимать входящие телефонные звонки: после какого по счету сигнала снимать трубку, какие слова, выражения, фразы употреблять в разговоре.

Социальная ответственность компании и ее сотрудников

Большое значение имеют также стандарты корпоративной ответственности. Выходя на рынок, компания принимает условия работы, которые диктует общество:

• реализует качественные товары, полезные для потребителей;
• работает, основываясь на принципах честности, законности, гуманизма, уважения к достоинству людей;
• принимает участие в защите окружающей среды от вредных воздействий.

Каждый сотрудник должен иметь четкое понимание того, что он является лицом фирмы, в которой работает. Его действия оказывают влияние не только на финансовые результаты в балансовом отчете, но и на деловую репутацию компании. Поэтому правила поведения сотрудников устанавливаются с учетом стандартов корпоративной ответственности.

Правила работы первых лиц

Для крупных организаций особое значение имеют стандарты корпоративного управления, указывающие на то, как должно осуществляться руководство фирмой. При разработке этих правил обязательно учитываются интересы акционеров, клиентов, партнеров компании и ее сотрудников. Стандарты корпоративного управления указывают на то, какими принципами в своей деятельности обязан руководствоваться генеральный директор компании и его заместители. Они включают описание организационной модели предприятия, системы внутрифирменной отчетности, способов контроля за деятельностью высшего менеджмента. Из международных стандартов корпоративного управления наиболее известны системы PMBOK, ICB и ISO.

Этапы внедрения новых порядков

В крупных организациях правила разрабатываются и внедряются профессиональными тренинговыми компаниями. Однако многие владельцы мелких фирм, пользуясь открытыми источниками информации, сами достаточно успешно продумывают систему обслуживания клиентов и запускают ее в действие.

Профессиональная разработка корпоративных стандартов включает в себя следующие этапы:

• Анализ существующей ситуации. Важно оценить с точки зрения стороннего наблюдателя, насколько эффективно налажен рабочий процесс, что можно улучшить. Профессиональные компании часто привлекают для этой цели «тайных покупателей». Специально нанятый и обученный сотрудник является в офис или торговый зал компании и играет роль клиента. Как правило, он скрыто ведет запись переговоров с продавцами на диктофон, а по итогам встречи заполняет чек-лист: что понравилось в обслуживании, а что – нет. Владелец малого бизнеса может провести наблюдение самостоятельно или попросить знакомых «проинспектировать» предприятие. По итогам проверки важно выявить положительные стороны и недостатки: что привлекает клиентов в вашей компании, а что заставляет их сомневаться и уходить без совершения сделки.
• Разработка стандартов. Поэтапно прописываются корпоративные правила поведения сотрудников, организации рабочего пространства, требований к внешнему виду менеджеров фронт-офиса. На этом этапе важно учесть все существенные детали, оказывающие влияние на будущее процветание компании или ее неудачи.
• Обучение сотрудников. Корпоративный стандарт внедряется и запускается в действие. Служащим фирмы, в особенности менеджерам по работе с клиентами разъясняются правила, которым необходимо следовать.

• Проверка результата. Важно проанализировать эффект от внедрения стандартов: оказывают ли они положительное влияние на объем продаж, глубину отношений с клиентами, приводят ли к росту прибыли.
• Корректировка стандартов. В процессе работы может быть выявлено множество недостатков и шероховатостей новой системы управления предприятием. Их следует регулярно отслеживать, особенно на начальных этапах. В этом помогают повторные визиты «тайных покупателей», а также получение обратной связи от клиентов и сотрудников. При выявлении недостатков проводится работа над ошибками – внесение изменений в действующие стандарты.

Заключение

Важно отметить, что слишком рьяное, добуквенное следование правилам компании со стороны сотрудников в некоторых ситуациях может навредить. Соблюдение установленных норм не должно приводить к неестественному, нелогичному, с точки зрения здравого смысла, поведению сотрудников, их невниманию к потребностям клиентов. Внедряя корпоративный стандарт, следует действовать осторожно, соблюдая принцип постепенности.