Централизованная бухгалтерия: организационная структура, принцип работы
В соответствии с действующим законодательством, руководитель бюджетного предприятия имеет право выбрать метод ведения учета, в том числе путем передачи этой функции централизованной бухгалтерии. Основными нормативными актами, регламентирующими эту деятельность, выступают НК, БК и ФЗ №129. Рассмотрим далее, как централизовать бухгалтерию.
Нормативная база
В ст. 162 БК установлено, что в полномочия получателя средств бюджета входит самостоятельное ведение отчетности либо передача этой деятельности в отделы централизованной бухгалтерии. Данное положение предусматривается и в п. 2 ст. 6 ФЗ №129. В норме сказано, что руководители могут осуществить передачу полномочий на договорных началах. По п. 5 ст. 321.1 НК отчетность ведет централизованная бухгалтерия, если бюджетное предприятие осуществляет коммерческую деятельность. Она также заполняет декларацию по налогам. Документ сдается в подразделение ФНС по адресу расположения бюджетного предприятия.
Централизованная бухгалтерия
Необходимо сказать, что действующее в настоящее время законодательство, регламентирующее вопросы ведения отчетности, мало затрагивает работу рассматриваемых институтов. В связи с этим на практике зачастую возникают сложности, связанные непосредственно с их функционированием и проверками. Централизованная бухгалтерия выступает как специализированное подразделение. На начальном этапе такие институты формировались при государственных и местных органах – распорядителях бюджетных поступлений. В настоящее время централизованная бухгалтерия – это относительно самостоятельное юрлицо. У нее есть свое имущество, печать, бланки. Для осуществления своей деятельности подразделение использует специальные программы для бухгалтерского учета ("Бизнес Пак", "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения" и проч.).
Документы, регламентирующие деятельность
В качестве основных актов, в соответствии с которыми формируется организационная структура бухгалтерии, выступают уставы предприятий, а также распоряжение руководителя исполнительного органа субъекта или МО. Также издаются локальные документы, которыми регламентируется деятельность рассматриваемых институтов. Их издает сама централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений или бюджетных госпредприятий. Такими локальными актами выступают:
- Распоряжения и приказы руководителя.
- Правила трудового распорядка.
- Коллективный договор.
- Положение о премировании.
- Приказ о финансовой политике.
- Положение о предоставлении услуг за плату.
Функции
Основной задачей рассматриваемых институтов выступает ведение отчетности по отдельным расходным статьям подразделений, относящихся к тем или иным ведомствам (бюджетное, казенное учреждение). Централизованная бухгалтерия действует с ними на основании договора. Закрепление ее за отдельными предприятиями относится к полномочиям отраслевых департаментов. Планирование и учет бюджетных расходов, а также средств, полученных при предпринимательской деятельности, производятся в разрезе учреждений. Финансирование затрат осуществляется с единого л/с по сводной смете. Ее составляет централизованная бухгалтерия. В функции подразделения входит работа по исполнению составленных смет, контроль состояния расчетов, сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств. Оно следит за экономным и целевым расходованием финансов, обеспечивает своевременность составления годовой и периодической отчетности. Фактически подразделение реализует все основные бухгалтерские услуги на предприятии.
Права руководителей
Начальники подразделений, предоставляющих бухгалтерские услуги бюджетным и прочим ведомственным предприятиям, обладают полномочиями распорядителей средств. При этом руководители:
- Подписывают договора поставки.
- Получают авансы на хозяйственные и прочие нужды либо разрешают их выдачу своим работникам в установленном в нормах порядке.
- Заключают трудовые контракты.
- Дают разрешение на оплату расходов из ассигнований, предусмотренных в смете.
- Используют по установленным нормам продукты питания, материалы и прочие ценности для удовлетворения нужд предприятия.
- Подписывают документацию, выступающую в качестве основания для выдачи денежных средств, товарно-материальных и прочих ценностей, утверждают отчеты по авансовым выплатам, акты списания пришедшего в негодность инвентаря.
- Получают необходимые справки и материалы, связанные с исполнением сметы.
- Решают иные вопросы, касающиеся финансово-хозяйственной жизни предприятия.
Классификация подразделений
Исполнительные органы региона либо МО могут устанавливать разные уровни централизации учета для конкретного учреждения. В зависимости от этого определяются конкретные задачи подразделения. Например, при полной централизации в штатных расписаниях не предусматривается должность бухгалтера. Соответственно, не формируются и службы, осуществляются ведение отчетности. В этом случае подразделение действует относительно обособленно от предприятия. Примером может являться централизованная бухгалтерия детских садов. Первичная документация, касающаяся движения запасов и прочих нефинансовых активов, заполняется сотрудниками, несущими материальную ответственность. Руководители предприятий предоставляют данные по доходам и расходам. На их основании централизованная бухгалтерия детских садов формирует сметы. Право подписи на заявлениях, касающихся выдачи авансов подотчетными сотрудниками, утверждения отчетности по этим выплатам, удостоверения расчетно-платежных ведомостей по выдаче зарплаты, сохраняется за руководителями ДОУ. Рассмотренная схема централизации в настоящее время считается наиболее популярной. Она позволяет минимизировать расходы и временные, и денежные.
Частичная передача функций
Эта вторая по популярности схема работы централизованных бухгалтерий. В данном случае часть функций передается подразделению, а часть реализуется на самом предприятии. К примеру, централизованная бухгалтерия может осуществлять расчеты с подрядчиками и поставщиками, внебюджетными фондами и бюджетом по сборам и налогам. В штатных расписаниях предприятия вводятся соответствующие должности. Лица, их занимающие, реализуют оставшуюся часть функций. В их обязанности, в частности, включается подготовка не только первичных документов, но и бумаг, выступающих как основание для осуществления расчетов. К последним, в частности, относятся штатные расписания, расчетно-платежные ведомости, по данным из которых производится списание стоимости материальных запасов, использованных на предприятии, и так далее. Централизованная бухгалтерия в этом случае наделяется контрольными функциями. Она вправе проверять правильность предоставленной документации, обоснованность применяемых предприятием тарифов и цен, контролировать соблюдение порядка расходования бюджетных и других средств. Централизованная бухгалтерия также осуществляет безналичный расчет, в том числе по соборам и налогам, составляет финансовую отчетность.
Дополнительно
В ряде случаев бюджетное учреждение получает максимум полномочий по ведению учета движения средств. Соответственно, в нем предусматривается специальное подразделение с компетентными сотрудниками. Централизованной бухгалтерии предоставляется право осуществлять учет по расходам, которые производятся по отдельным сметным статьям. Обычно такая ситуация обусловлена характером поставки материальных запасов и других нефинансовых активов. Используя программы для бухгалтерского учета, предприятия самостоятельно ведут свою отчетность. Данный вариант целесообразно применять для контроля расходования средств бюджета. Учреждения, в которых предусмотрена собственная бухгалтерия, передают отчетность в отраслевые централизованные подразделения. Они, в свою очередь, формируют сводные документы по области, городу, району.
Проверка договоров
Ревизия правильности ведения учета в бюджетных учреждениях начинается с контроля соблюдения условий соглашений на бухгалтерское обслуживание. В таких договорах обычно оговариваются ключевые моменты деятельности рассматриваемых подразделений. В частности, в соглашениях прописывается степень централизации, основных функции бухгалтерии, обязанности и права сторон. Из договора ревизор получает основные сведения об объекте контроля. Кроме обязанностей, прав, функций сторон, ревизор проверяет право ставить первую подпись. Начальник бюджетного предприятия может при заключении договора оставить его за собой только в отношении деятельности, приносящей прибыль, или по всем счетам. Право ставить вторую подпись может предоставляться главному бухгалтеру учреждения или централизованного подразделения. Это зависит от способа распределения функций между ними.
Финансовая политика
Она выступает в качестве документа для внутреннего использования. Проверяющие в ходе инспекции осуществляют тщательную ревизию учетной политики. Она является практическим руководством для работников финансовых служб предприятия и имеет особое значение для внешних пользователей. Так, арбитражные суды, принимая решения по спорам, ориентируются на методы учета, выбранные учреждением и закрепленные документально. Государственная финансовая политика реализуется по Инструкции, утвержденной приказом Минфина №148н от 30.12.2008 г. Непосредственный учет в учреждении осуществляется в соответствии с ФЗ №129. В ст. 5 (п. 3) указывается, что предприятия могут самостоятельно формировать финансовую политику, исходя из специфики своей деятельности. Ответственность за составление, ведение, своевременное предоставление достоверных и полных сведений лежит при этом на главном бухгалтере. В случае необходимости в документ вносятся изменения. Правильность их указания проверяются ревизорами.
Заключение
Особенность работы централизованной бухгалтерии состоит в сложности взаимодействия с большим количеством бюджетных учреждений. В связи с этим для подразделения крайне важно сформулировать порядок этих взаимоотношений. Одним из ключевых актов выступает при этом график документооборота. При несоблюдении его пунктов или в случае его отсутствия в бухгалтерии возникает множество нарушений.