Официальный документ - это что такое? Понятие и виды

Документы существуют достаточно давно. Они появились вместе с письменностью. Ключевыми функциями документов являются фиксация и последующая передача информации, запись сведений и их сохранение. При реализации этих задач используются различные, в том числе и официальные документы. Области общественной жизни, в которых они используются, самые разнообразные.

Классификация

Как выше было указано, в разнообразных сферах жизни используются разные, в том числе официальные документы. Какие еще существуют носители информации? Бумаги могут быть личными. Такие документы создаются вне служебной деятельности либо исполнения общественных обязанностей. Они включают в себя переписку, дневники, воспоминания.

Официальный документ

РФ – страна с особым государственным устройством. На ее территории действует законодательство, функционируют ветви власти, госорганы. В качестве основы деятельности последних выступают официальные нормативные документы. Эти акты устанавливают порядок функционирования институтов, пределы их компетенции, обязанности, права, ответственность должностных лиц. Их создание – кропотливая и трудоемкая работа. Официальными документами являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Большинство из них имеет управленческую направленность.

Типы бумаг

В зависимости от способа фиксирования сведений выделяют:

  1. Текстовый документ. Это такой акт, в котором присутствует информация речевого характера. Она фиксируется любой звукозаписывающей системой или любым видом письма.
  2. Электронный официальный документ. Это акт, созданный и читаемый с использованием компьютера.
  3. Машинописный официальный документ. Это акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств.
  4. Рукописный официальный документ. Это бумага, в которой знаки наносятся от руки.

Указанные категории актов используются в деятельности предприятий, органов власти. Службы делопроизводства осуществляют обработку и хранение документов.

Управленческие бумаги

В зависимости от отношения к административному аппарату предприятия или органа власти различают документы:

  1. Входящие.
  2. Внутренние.
  3. Исходящие.

Акты различаются также по уровню ограничения доступа. По данному признаку выделяют документы:

  1. Секретные. Они помечаются специальным грифом. Для работы с такими документами необходимо специальное разрешение.
  2. Простые.
  3. Служебного использования. Эти акты также помечаются соответствующим грифом. Они используются сотрудниками органа власти или предприятия.

Степень подлинности

По данному признаку документы разделяют на:

  1. Подлинники.
  2. Дубликаты.
  3. Копии.

Оригинал акта – первый либо единственный экземпляр, имеющий юридическую силу. Подлинник удостоверяется собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати и имеет регистрационный индекс. В оригинале в обязательном порядке присутствуют сведения, которыми подтверждается его достоверность. Например, это может быть информация о месте, времени создания. Дубликат – повторный экземпляр оригинала. Этот документ также обладает юридической силой. Он оформляется в случае утери подлинника. Копия представляет собой акт, в котором полностью воспроизводится информация оригинала, внешние его признаки. При этом она не обладает юридической силой. Копия может иметь специальные реквизиты, удостоверяющие ее соответствие подлиннику. В этом случае она приобретает юридическую силу.

Хранение и способ передачи

Для каждого официального документа устанавливается свой срок нахождения в архиве. Акты могут быть постоянного, временного (до 10 лет) или долговременного (более 10 лет) хранения. Срок определяется Федеральным архивом и закрепляется в перечне документов. В зависимости от метода передачи различают:

  1. Письма.
  2. Телефонограммы.
  3. Телеграммы.
  4. Факсограммы.
  5. Телексы.
  6. Электронные сообщения.

Содержание

Каждый официальный документ используется в определенных целях. Управленческие акты в зависимости от содержания могут быть:

  1. Организационно-распорядительными. К ним относят, в частности, уставы, положения, приказы, решения, инструкции, регламент, штатное расписание и так далее.
  2. Справочно-информационными. В эту категорию включены телеграммы, письма, пояснительные, служебные, докладные записки, акты, справки и проч.
  3. Бумаги по личному составу. К ним относят личные дела, приказы, трудовые книжки, заявления, договоры, резюме, анкеты, характеристики и так далее.

Структура

Выделяют два компонента, составляющие официальный документ. Это информационный и правовой элемент. В начале 70-х гг. в архивоведении было введено новое понятие. Им стал термин "документная информация". Под ней следует понимать общественные сведения либо переработанные на уровне человеческого мышления формы и виды различных данных и зафиксированные на материальном носителе для обработки и хранения. Анализируя существующие определения документа, выделяется несколько подходов к его толкованию. Он является:

  1. Материальным объектом.
  2. Носителем информации.
  3. Документированными сведениями.

Назначение

Используемые на практике определения документа подчеркивают его информационную суть. Акт, отобразив сведения, обеспечивает таким образом их сохранение и накопление. Вместе с этим документ предполагает возможность дальнейшей передачи информации другим лицам, многократное ее использование. Выступая в качестве носителя данных, он является неотъемлемым элементом внутренней организации любой фирмы, организации, предприятия. Информация используется при принятии административных решений, применяется как доказательство их исполнения и источник обобщения сведений. Кроме этого, документ выступает в качестве материала для справочно-поисковой деятельности. В рамках управления он является предметом труда и его результатом, поскольку решение записывается и закрепляется в акте.

Реквизиты

Они представляют собой обязательные элементы, присутствующие на каждом документе. К ним, в частности, относят:

  1. Наименование.
  2. Текст.
  3. Дату.
  4. Резолюцию.
  5. Гриф утверждения/согласования.
  6. Адресат и проч.

В разных актах присутствует различное количество реквизитов. Их число определяется целью создания документа, требованиями, которые предъявляются к содержанию, назначением и прочими факторами. Во многих документах количество реквизитов строго ограничено. Если в акте отсутствует или неправильно указан какой-либо из обязательных элементов, то он может быть признан недействительным.

Комментарии