Заместитель директора по общим вопросам: должностная инструкция и обязанности
Какие требования предъявляются к заместителю директора? Какими обязанностями наделен этот специалист? На эти и многие другие вопросы будут даны ответы в статье.
Основные цели
Заместитель директора по общим вопросам обладает, согласно должностной инструкции, несколькими основными профессиональными целями:
- Сюда можно отнести обеспечение информационной и экономической безопасности организации. Представленный специалист должен способствовать постоянному развитию фирмы, а также формировать кадровые резервы.
- Работник обязан грамотно и качественно заниматься подбором и обучением персонала. Направление работников на определенные миссии также входит в сферу компетенции специалиста. Не стоит забывать и об основной цели заместителя директора: обеспечивать для персонала комфортные и современные условия труда.
- И наконец, заместитель директора по общим вопросам должен постоянно поддерживать установленные стандарты и нормы. В случае необходимости стандарты должны быть созданы.
Требования к специалисту
В случае, как и с любым другим работником, к рассматриваемому специалисту предъявляются определенные требования. И первое, что стоит отметить - заместитель директора по общим вопросам обязан иметь высшее образование. Оно должно быть либо юридическим, либо техническим - в зависимости от направления деятельности организации.
Стаж работы специалиста должен составлять не менее 5 лет. Помимо этого, должностная инструкция закрепляет специальные положения, относящиеся к необходимым для трудовой деятельности знаниям работника:
- Вопросы миссий, стандартов, локальных нормативных актов и различных бизнес-планов должны находиться в ведении представленного специалиста.
- Работник должен качественно владеть всеми теориями управления персоналом.
- Работник обязан знать все о способах морального поддержания коллектива.
- Заместитель директора по общим вопросам должен владеть ПК на продвинутом уровне.
- Работник должен быть ознакомлен со всеми принципами работы организации.
О рабочем месте в организации
Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам содержит в себе пункты и о месте представленного работника в структуре организации. Что здесь можно выделить?
Во-первых, рассматриваемый специалист отнесен к группе управляющих лиц. Назначается он на должность или освобождается от нее только согласно приказу директора.
Во-вторых, согласно документу, работник является руководителем второго уровня. Так, у специалиста нет собственного персонала, если речь идет об оперативном подчинении. Однако во всем, что касается темы кадровой политики и безопасности, рабочий персонал должен подчиняться именно ему.
Об оценивании работы специалиста
Инструкция заместителя директора по общим вопросам прописывает специальные критерии оценивания трудовых функций специалиста.
Оценивание проводит директор организации. Вот какие показатели выделяются в документе:
- выполнение всех закрепленных в должностной инструкции трудовых функций;
- уровень дисциплины и собранности рабочего персонала, высокий уровень выполнения своих обязанностей рабочим персоналом;
- безопасность в организации; степень эффективности методов, которые можно предпринять в случае ЧС;
- наличие в организации эффективной системы морального и материального поощрения или стимулирования рабочего персонала;
- проведение эффективной и экономичной кадровой политики;
- обеспечение качественного кадрового резерва, включающего в себя работников с квалификационным уровнем;
- наличие внутри коллектива доброжелательной атмосферы, отсутствие конфликтных и спорных ситуаций.
Таким образом, довольно много критериев оценивания закрепляет специализированная инструкция (профессиональная, или должностная). Заместитель директора по общим вопросам должен очень качественно и эффективно исполнять свои должностные обязанности, чтобы руководство оценило их на должном уровне.
Первая группа обязанностей специалиста
Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам закрепляет требования и функции. Приведем наиболее распространенные из них:
- Своевременная разработка, внедрение и корректировка бизнес-планов, связанных с безопасностью в организации (насколько часто подобные планы разрабатываются, зависит от самой организации; как правило, это происходит один раз в год).
- Формирование организационной кадровой политики; составление ежегодного кадрового плана.
- Разработка и внедрение системы проверки соискателей на свободные вакансии; организация качественной системы проверки кандидатов на рабочие места.
- Организация постоянной и эффективной работы по подготовке кадрового резерва.
- Организация эффективных конкурсов для привлечения на работу в организацию наиболее перспективных и грамотных специалистов.
Естественно, выше были представлена лишь часть функций, которые обязан исполнять специалист. Вторая группа трудовых обязанностей работника будет представлена далее.
Вторая группа обязанностей специалиста
Должностная инструкция работника закрепляет также следующие основные функции:
- организация качественной процедуры адаптации для каждого нового лица в организации; назначение в этих целях старост или наставников, которые помогли бы новым работникам как можно быстрее освоиться на рабочем месте.
- Контроль над распределением обязанностей по работе с кадровой документацией.
- Подготовка всех необходимых материалов и документов для представления определенных работников к наградам или поощрениям.
- Поиск и оформление всех документов и материалов для наложения на работников, в случае необходимости, административной или дисциплинарной ответственности.
Обязанности заместителя директора по общим вопросам, таким образом, довольно обширны и сложны. Отдельно стоит выделить систему мер безопасности и методы переговоров с разного рода органами.
Дополнительные требования к работнику
Одной из основных обязанностей заместителя директора остается обеспечение мер безопасности как единой системы.
Здесь можно выделить следующее:
- Анализ состояния объектов в организации на безопасность; оценка этих объектов.
- Принятие мер по модернизации системы охраны на предприятии.
- Недопущение угроз безопасности.
Помимо всего вышеперечисленного, представленный специалист обязан также заниматься защитой информации в организации. Заместитель генерального директора по общим вопросам выполняет:
- анализ информационной базы организации;
- подготовку перечня сведений и данных о коммерческой тайне;
- работу по эффективной защите коммерческой тайны.
В обязанности зам. директора, помимо всего прочего, входит и диалог с разного рода органами и предприятиями. В частности, наиболее часто осуществляемыми и необходимыми являются переговоры с правоохранительными органами. Специалист обязан в данном случае отвечать на все присылаемые от них запросы и участвовать во всех необходимых судебных процессах.
Работа с документацией
Довольно много функций исполняет заместитель генерального директора по общим вопросам. Обязанности, связанные с документацией, являются, наверное, наиболее распространенными в работе специалиста.
В частности, работник обязан подавать следующие бумаги:
- Рабочий план на следующий месяц - до пятого числа ежемесячно; получателем является директор.
- Финансовый месячный отчет - до первого числа ежемесячно; получателем является главный бухгалтер.
- Итоговый месячный отчет о произведенных работах - до пятого числа ежемесячно. Получатель - генеральный директор.
- Инструкции и положения - по мере поступления приказаний. Пользователями являются сами сотрудники организации.