Кадровое обеспечение системы управления персоналом. Информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Термин "кадровое обеспечение системы управления персоналом" означает набор необходимого количества, состава качественных работников в кадровую службу. Чтобы определить количество сотрудников, учитываются потребности штатных структур и устав компании.

Факторы, влияющие на набор персонала

Среди основных факторов, влияющих на численность сотрудников организации, следует выделить:

• Сколько рабочих в компании всего.
• Сферу деятельности предприятия, в каких условиях оно работает, ее масштабы и характерные особенности, наличие и количество филиалов.
• Какие у организации социальные характеристики, категории сотрудников и квалификация рабочих.
• Какие задачи решаются, их сложность, насколько они комплексные.
• Насколько управление обеспечено технически и многое другое.

Методы расчетов

Поскольку определение числа сотрудников каждая компания производит самостоятельно, решая, какие требования к персоналу ей нужны и какая у него должна быть квалификация, точного и четкого расчета не существует.

Вся литература дает лишь рекомендации на этот счет.

Рассчитать число сотрудников можно при помощи следующих методов:

• Многофакторный корреляционный анализ.
• Сравнение.
• Экономико-математический анализ.
• Прямой расчет.
• Расчет с учетом трудоемкости работ и прочее.

Корреляционный анализ

Он основывается на многофакторной оценке функций управляющих и разделенных между ними обязанностей. Существует схема, разработанная научными сотрудниками, позволяющая оценить показатели, необходимые компании, учитывая факторы, влияющие на количество сотрудников. Для ее применения нужно свести все необходимые факторы, после чего воспользоваться математической формулой и провести корреляционный анализ. Она позволяет определить, как зависит количество работников от этих факторов. Важно также учитывать специфику отрасли предприятия. Но поскольку предприятие работает в условиях конкуренции, то данный метод нельзя принимать как единственно правильный. Современное управление персоналом предполагает учет состояния рыночной экономики на момент расчетов.

Прямой расчет, сравнительный, экспертный и другие методы

Чтобы проанализировать потребности компании методом сравнения, принято оценивать две хозяйственные системы. Одна из них должна быть более развита. Таким образом, происходит поиск разницы между системами и определение, что делает одну более успешной, чем другую.

Расчет экспертным методом подразумевает работу экспертов и научных сотрудников, которые высказывают свое мнение на счет поставленных задач. Обычно его используют лишь в сочетании с другими способами расчетов.

Также можно разработать экономико-математические модели на основе механизма работы в режиме реального времени. Это позволит увидеть более точную картину, но получить из него можно очень мало данных. Прямой расчет численности сотрудников предполагает определение, сколько труда необходимо затратить, чтобы осуществить все управленческие функции. Но чаще всего расчет проводят, основываясь на затратах труда и трудоемкости.

Зарубежные кадровые службы

В различных отраслях и местах дальнего зарубежья есть определенная средняя численность сотрудников управленческого персонала. Так, в Америке один начальник в среднем управляет сотней рабочих. В Германии за полторы сотни рабочих отвечает один управленец. А вот в Японии на тысячу рабочих в среднем выделяется 27 управляющих. Естественно, в разных отраслях это число может изменяться.

Считается, что на уменьшение числа сотрудников, которым предоставляется работа в отделе кадров, повлияло внедрение информационно-технической базы и развитие инфраструктуры управления.

Самым главным отличием зарубежных компаний считается то, что они набирают управленческий персонал на стороне. То есть они нанимают сотрудников, прошедших необходимую подготовку и получивших квалификацию, но при этом не являющихся сотрудниками компании. При расчете количества сотрудников они учитывают и их профессиональные возможности, специальность и квалификацию будущих работников. Что касается отечественных компаний, работа в отделе кадров обычно достается людям, не получившим определенного образования и не имеющим необходимых навыков. А должностные инструкции не соответствуют современным стандартам и не отражают всех задач предприятия.

Делопроизводственное обеспечение СУП

Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом имеет в своем обороте документацию, и такое обеспечение предполагает организацию работы с ней. Таким образом, в него входит полный цикл обработки документации, начиная с ее создания и заканчивая передачей готовых документов в подразделения предприятия.

Основы делопроизводственного обеспечения:

• Нужно своевременно обрабатывать все документы.
• Предоставление управленческим работникам необходимых документов для их исполнения.
• Осуществление печати.
• Проведение регистрации сотрудников, сохранение всех данных.
• Нужно формировать дела, причем так, как требуется для конкретного предприятия.
• Необходимо размножать и копировать документы.
• Требуется проведение контроля их исполнения и многое другое.

Информационное обеспечение СУП

Кадровое информационное обеспечение системы управления персоналом – это поток оперативной, документационной и нормативно-справочной информации в компании. Внемашинным обеспечением считаются такие системы: классификация и кадрирование, управленческая документация, организация, хранение и регистрация информации. Внутримашинным обеспечением считают массивы данных, из которых сформирована информационная база на носителях. Кроме того, сюда относятся программы накопления, организации, введения и получение информации, содержащейся в массивах.

Когда проектируют и разрабатывают информационное обеспечение, самым важным считается установить состав и структуру информации, которая необходима для управления. Для качественного выполнения функций необходимо, чтобы информация соответствовала нормам, которые требует кадровое обеспечение системы управления персоналом. Она должна отражать все службы и их деятельность, комплексно описывать организационную, техническую, технологическую, социальную и экономическую службы и их связь с условиями, поступающими извне. Она должна оперативно поступать в систему, отражая процессы, происходящие в режиме реального времени. Поступать в базу информация должна систематично и непрерывно, если есть такая возможность. Также она обязана быть достоверной.

Какую информационную систему выбрать

Когда компания сталкивается с потребностью перевести хранение информации на электронные носители, всегда возникает вопрос о том, что выбрать. На отечественном рынке представлено много баз, но самостоятельно разработанное обеспечение будет лучше отвечать потребностям фирмы. Кроме того, с учетом представленных продуктов осуществить совершенствование кадрового обеспечения системы управления персоналом организации можно, только улучшив их или переделав. Ведь они отражают устаревшие принципы и понятия. Если компания может себе позволить использовать специалистов, способных качественно и надежно создать необходимое обеспечение, то это поможет сэкономить не только время, но иногда и деньги. Поскольку такие программные продукты чаще оказываются намного эффективнее тех, что представлены на отечественном рынке.

При выборе нужно учитывать множество критериев, например какие у системы функциональные возможности, сколько продукт стоит, есть ли перспектива развития ПО, какие у него технические характеристики и каков процент рисков его использования.

Функциональные возможности системы и ее соответствие

Информационная система, предполагающая кадровое обеспечение системы управления персоналом, должна соответствовать тем функциям бизнеса, которые используются в компании или будут внедряться в ближайшее время. К примеру, если посредством этой системы организация планирует сократить брак на производстве, то в ней уже должен быть установлен автоматизированный контроль качества продукции. Чтобы определить соответствие системы, нужно четко понимать, в каком направлении будет двигаться компания и какова ее стратегия развития. Если руководство не представляет, что именно ему нужно, специалисты рекомендуют нанять внештатных сотрудников, которые будут заниматься оценкой и подбором системы.

Такой подход поможет не только четко структурировать бизнес-процессы и построить информационную систему компании, но и лучше вникнуть в ее работу, получить опыт от других компаний.

Информационные технологии

Если рассматривать ИТ, то это определенные технологии и ПО, посредством которых происходит автоматизация и совершенствование бизнес-процессов, которые содержит в себе кадровое обеспечение системы управления персоналом. Иными словами, эти средства помогают координировать работу разных департаментов организации и контролировать взаимосвязь между руководящим составом и сотрудниками. Связь проходит через сетевое соединение, телефонную линию и лично. Также программное обеспечение позволяет руководству получать всю необходимую информацию о сотрудниках, чтобы лучше проводить планирование различных мероприятий, в том числе начисление зарплат, решения о повышении квалификации и многое другое.

Техническое обеспечение СУП

Такое обеспечение представляет собой комплекс технических средств. Иными словами, это взаимосвязанные между собой автономные, управляемые технические средства, позволяющие собирать, регистрировать, накоплять, передавать, обрабатывать, вносить и предоставлять информацию. Также в этот перечень входит организационная техника. Чтобы кадровое обеспечение системы управления персоналом с технической стороны проводилось эффективно, нужно обеспечить рост производительности трудовой деятельности служащих. Для этого обычно используются задачи, выведенные экономико-математическим методом. Ведь именно эта методика дает более полный и точный результат, представляя вычисления с учетом происходящих событий в режиме реального времени. Технологические процессы проходят в несколько стадий. Служба управления использует их, чтобы осуществлять свою деятельность более быстро и эффективно.

Управление с помощью технических средств

В первую очередь используются средства, позволяющие собирать и регистрировать информацию. Эти устройства подготавливают данные о том, какой есть кадровый резерв, регистрируют всю необходимую информацию и собирают ее в одном месте. Они предназначены для того, чтобы преобразовывать данные в нужную форму, которая потом сможет быть использована для дальнейшей обработки данных.

Далее используют технику, позволяющую передавать информацию в пределах организации. Это телефонные, телетайпные и факсимильные средства связи. С их помощью можно передавать информацию между отделами и филиалами предприятия.

Чтобы в организации провести учет персонала, кадровая служба нуждается также в средствах, которые позволят ей хранить всю необходимую информацию. В основном для этого используют картотеки и внешние носители. С их помощью информация хранится на протяжении длительного времени.

Вычислительная техника помогает обрабатывать сохраненную информацию. Это оборудование можно считать основным в комплексе технических средств для управления служащими. Именно это оборудование позволяет превратить данные, составляющие кадровый резерв, в тот вид информации, который необходим, чтобы принимать управленческие решения.

Также необходимы средства, позволяющие выдавать информацию, доступную для обработки человеческими ресурсами. Именно с помощью устройств печати, передачи голоса и видео сотрудники смогут использовать информацию в том виде, который приемлем для человеческого восприятия.

Это только самые важные и условно значимые технические средства, необходимые для работы с персоналом. Дело в том, что для различных структур и компаний нужна разная техника. Все зависит от того, в какой сфере работает компания и какие цели она преследует. В каждой организации кадровая служба, кадровая политика разные, и это обязательно нужно учитывать. Поэтому выбирая тип, модель и прочие характеристики оборудования, следует учитывать множество факторов.

Нормативно-методическое обеспечение

Этот тип обеспечения представляет собой совокупность документации различного характера. Сюда могут входить организационные, методические, распорядительные, технические, экономические документы. Также это справочная информация, правила организации, нормы труда и тому подобное. В общем, вся необходимая информация, которая требуется для управления. Именно с ее помощью проводится оценка управления персоналом.

Правовое обеспечение

Для него используют формы и средства воздействий юридического характера на объекты УП. Это нужно для повышения эффективности работы сотрудников. Осуществлять правовое обеспечение может руководство. В некоторых случаях часть обязанностей перекладывается на мелкое начальство. Обычно им поручают выполнять одну или несколько функций правового обеспечения. Все зависит от того, насколько большая компания и как много работы нужно провести. В больших организациях существует юридический отдел, который и занимается подобными вопросами либо является главным по решению подобных задач. В основном кадровые проблемы возникают на фоне того, что работа проводится непосредственно с людьми. В связи с этим, только при учете четко урегулированных прав и обязанностей кадровый отдел сможет осуществить свою деятельность. Ведь в его обязанности входит прием сотрудников на работу, назначение на должности, перевод в другие отделы. И главная задача службы управления – не допустить конфликтов и учесть все права сотрудников.

Существуют законы, акты и нормы в законодательстве страны, позволяющие урегулировать подобные вопросы. При этом в каждой организации выдвигаются дополнительные требования к персоналу, и это обязательно нужно учитывать. Поэтому в обязанности юридического отдела может входить разработка проектов, экспертиза предоставленных документов на соответствие законодательству, организация работы с данными, разъяснения сотрудникам их прав и обязанностей. Таким образом, работа юридического отдела крайне важна для управления персоналом на крупных предприятиях и в больших компаниях.