Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец и основные правила
Журнал (книга) кассира-операциониста - вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.
Определение и роль журнала
Иное название книги кассира - форма КМ-4. Она обязательна с 25.12.1998 г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого ККМ (контрольно-кассового аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала - обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.
В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) - разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира - сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.
О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).
Правила оформления и заполнения
При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:
- КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
- Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
- В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
- На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) ... листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:
- Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
- Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка - это один кассовый день.
- Источником для записей служит только Z-отчет - информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
- Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
- В книге не должно быть исправлений и помарок.
Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:
- Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
- Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
- Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.
Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.
Требования к титульному листу
Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:
- В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
- Далее - информация о ККМ - марка, тип, модель. В правой части - номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или налоговый инспектор при регистрации аппарата.
- Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии - когда была произведена последняя запись.
- Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица - кассира, работающего по трудовому договору.
Замена формы КМ-4
Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.
Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.
Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы
Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.
| Графа | Название | Вносимая информация |
| 1 | Дата смены | Вводится дата, пропечатанная в чеке - Z-отчете |
| 2 | Номер отдела | Графа заполняется, если внутри организации существует разбиение на секции |
| 3 | ФИО ответственного лица | Если журнал ведет один и тот же кассир-операционист, то допустимо указать ФИО в начальной строке, а в последующих ставить прочерки (--//--) |
| 4 | Графа порядкового номера контрольного счетчика на окончание смены | Записывается порядковое число Z-отчета - эта информация видна в нем самом |
| 5 | Отчет фискальной памяти (контрольный счетчик), регистрирующий сумму переводов показаний суммирующего счетчика | Некоторые кассиры записывают сюда количество продаж за день, некоторые дублируют информацию из графы 4. Большинство советуют оставлять этот раздел незаполненным |
| 6 | Показания суммирующих счетчиков на начало дня | Необнуляемая итоговая сумма конца предыдущей смены (Z-отчет вчерашнего дня) - совпадает с данными графы 9 предшествующей записи |
| 7 | Подпись кассира | |
| 8 | Подпись администратора | |
| 9 | Данные суммирующих счетчиков на конец смены | Необнуляемая итоговая сумма на конец рабочего дня |
| 10 | Сумма дневной выручки | Указана в Z-отчете. Для проверки ее можно рассчитать так: графа 9 - графа 6 = графа 10 |
| 11 | Сданные наличные | Суммы наличных, отданные операционистом в главное кассовое хранилище. Проверить правильность подсчетов можно по формуле: графа 10 - графа 13 - графа 15 = графа 11 |
| 12 | Оплачено по документации, шт. | Сюда записывается количество продукции, чья покупка была оплачена картами, дорожными чеками и т.д. |
| 13 | Оплачено по документам, руб. | Сумма покупок из графы 12 |
| 14 | Сдано всего рублей | Указывается вся сданная главному операционисту денежная сумма - и наличная, и безналичная. Если не было ошибочно выбитых чеков, возврата товаров, то данные отсюда равны графе 10 |
| 15 | Суммы, возвращенные клиентам по неиспользованным чекам ККМ | Ошибочно пробитые чеки, возврат товара обязательно также занести в форму КМ-3 |
| 16 | Подписи на конец смены кассира, администратора, руководителя | Графы 17 и 18 допускается подписывать одной рукой |
| 17 | ||
| 18 |
Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец
Допустим, при закрытии смены 10.05.2017 кассиром был снят отчет №3210. Согласно нему выручка за день составила 23845.12 рублей. Необнуляемый итог равнялся 50645.20 рублей. Его показатели за вчера - 26800.08 рублей. Был возвращен товар на сумму 2114.50 рублей. Внесем информацию в КМ-4.
| Номер графы | Информация |
| 1 | 10.05.2017 |
| 2 | --- |
| 3 | Иванова А.А. |
| 4 | 3210 |
| 5 | --- |
| 6 | 26800.08 |
| 7 | (Подпись) |
| 8 | (Подпись) |
| 9 | 50645.20 |
| 10 | 23845.12 (50645.20 - 26800.08) |
| 11 | 21730.62 (23845.12 - 2114.50) |
| 12 | --- |
| 13 | --- |
| 14 | 21730.62 |
| 15 | 2114.50 |
| 16 | (Подпись) |
| 17 | (Подпись) |
| 18 | (Подпись) |
Возврат и хранение денежных средств
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста? Образец демонстрирует возврат товаров потребителям. Такие ситуации, помимо занесения в КМ-4, обязательно должны заноситься в КМ-3. Возврат происходит через главкассу организации, реже - через КММ определенного операциониста.
Вся наличность, которая хранится в кассовом ящике, обязательно сдается в конце смены непосредственному руководителю, ИП или в главкассу. Операционист не имеет право распоряжаться этими суммами после внесения записи в журнал.
Эквайринг
Эквайрингом называется безналичный расчет с применением банковских карточек. Это относительно недавнее новшество порой вносит путаницу при заполнении журнала операциониста - графа дневной выручки включает в себя большую сумму, нежели та, что хранится в кассе. Кроме того работник обязательно должен вести учет потребителей (сохранять их экземпляры чеков для себя), расплатившихся безналичным образом.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образцы в этой статье наглядно показали. Эта книга является одним из важнейших документов при ведении расчетно-кассовой деятельности. Ее отсутствие, ровно как и утеря, влечет за собой штрафы, налагаемые проверяющими органами ИФНС, и самому работнику, и организации.