Каковы обязанности секретаря: подробное описание

Секретарь играет важную роль в офисе любой организации. От того, насколько качественно он выполняет свои обязанности, зависит бесперебойная работа всей компании.

Основные функции секретаря

К основным функциям секретаря относятся:

• организационно-техническое обеспечение работы руководителя и офиса;
• ведение делопроизводства;
• прием и обработка входящей корреспонденции;
• организация коммуникации руководителя;
• подготовка и обеспечение совещаний;

Рассмотрим подробнее каждую из этих обязанностей.

Организационно-техническое обеспечение работы руководителя и офиса

Это одна из ключевых обязанностей секретаря. В ее рамках секретарь выполняет такие задачи:

1. Планирует рабочий день и неделю руководителя, ведет его личный календарь, график встреч и совещаний.
2. Готовит и передает руководителю необходимые для работы документы, материалы, сведения.
3. Обеспечивает руководителя канцелярскими принадлежностями, оргтехникой, средствами коммуникации.
4. Контролирует сроки исполнения поручений руководителя.
5. Организует и обеспечивает сохранность документации.

Ведение делопроизводства

Важнейшим направлением в работе секретаря является делопроизводство. Секретарь должен вести как традиционное бумажное делопроизводство, так и электронный документооборот с использованием специализированных программ.

Основные задачи по делопроизводству:

• регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
• разработка и ведение номенклатуры дел;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• обеспечение сохранности документации;
• подготовка и передача дел в архив в установленные сроки.

Прием и обработка документов

Важным аспектом работы секретаря является грамотный прием, регистрация, обработка и передача различных документов:

1. Заявления и обращения посетителей
2. Входящие письма и документы от контрагентов
3. Внутренняя документация от сотрудников и подразделений

При этом секретарь должен четко знать и соблюдать регламенты приема, регистрации и обработки всех видов документов в компании.

Организация коммуникации руководителя

Эффективная коммуникация руководителя - всего предприятия. Секретарь играет ключевую роль в налаживании коммуникационных связей:

• Организует телефонные переговоры руководителя с подчиненными, партнерами, клиентами
• Принимает и передает факсы, электронные письма
• Ведет записи разговоров и передает информацию руководителю
• Готовит и рассылает деловую корреспонденцию по указанию руководителя
• Информирует руководителя об ответах на отправленные письма и документы

Также в обязанности секретаря входит поддержание коммуникации руководителя и подчиненных. Для этого секретарь:

1. Доводит распоряжения и поручения руководителя до сведения исполнителей
2. Контролирует своевременное информирование руководителя о ходе выполнения его указаний подчиненными
3. Оповещает сотрудников и руководителей подразделений о проведении совещаний, информирует об их итогах и решениях

Подготовка и обеспечение совещаний

Проведение совещаний - неотъемлемая часть работы любой компании. Задача секретаря - организовать этот процесс так, чтобы он прошел максимально продуктивно и результативно.

В обязанности секретаря входит:

• Планирование проведения совещаний в соответствии с графиком руководителя
• Информирование участников о дате, времени и повестке предстоящих совещаний
• Подготовка необходимых для совещания материалов и документов
• Обеспечение наличия канцелярских принадлежностей и оргтехники
• Ведение и оформление протоколов совещаний

Взаимодействие с посетителями организации

Рабочее место секретаря часто располагается в зоне ресепшн. Поэтому важнейшей обязанностью секретаря является грамотное взаимодействие с посетителями организации.

При работе с посетителями секретарь должен:

1. Приветствовать посетителей и выяснять цель их визита
2. Информировать о порядке приема и ожидания руководителей
3. Ориентировать посетителей в помещениях организации
4. Принимать заявления, предложения и обращения граждан

Организация командировок

Секретарь также может заниматься организационным сопровождением командировок руководителей и сотрудников компании. Это включает:

• Бронирование билетов, гостиниц, транспорта
• Оформление командировочных удостоверений
• Подготовку необходимых для поездки документов
• Инструктаж относительно особенностей пребывания в той или иной стране, городе

Взаимодействие секретаря с другими подразделениями

Эффективность работы секретаря во многом зависит от его взаимодействия с другими подразделениями и сотрудниками компании. Секретарь должен поддерживать коммуникационные связи:

• С кадровой службой - для получения информации о сотрудниках, их контактах, графиках отпусков
• С бухгалтерией - для контроля финансовых документов, отчетов, счетов на оплату
• С юридическим отделом - для согласования договоров, претензий, исковых заявлений
• С IT-службой - для обеспечения работоспособности оргтехники и доступа к информационным ресурсам
• С курьерской службой и экспедицией - для передачи корреспонденции

Требования к личностным качествам секретаря

Работа секретаря требует наличия определенных личностных качеств и навыков:

1. Стрессоустойчивость и способность работать в режиме многозадачности
2. Исполнительность, ответственность, пунктуальность
3. Коммуникабельность и грамотная устная и письменная речь
4. Умение планировать и рационально использовать рабочее время

Также важное значение имеет внешний вид секретаря - аккуратность, деловой стиль одежды.

Перспективы карьерного роста секретаря

Профессия секретаря дает определенные возможности для карьерного роста при условии приобретения дополнительных знаний и навыков. Варианты роста:

• Старший секретарь
• Руководитель секретариата
• Административный помощник
• Офис-менеджер