Функции менеджмента: сущность, виды и особенности

Эффективное управление компанией невозможно без понимания функций менеджмента. Эти функции - ключ к успеху бизнеса. Давайте разберемся, что это такое и как применять на практике.

Сущность и определение функций менеджмента

Функции менеджмента - это относительно обособленные направления управленческой деятельности, с помощью которых руководство воздействует на персонал и ресурсы компании для достижения поставленных целей.

Например, планирование позволяет сформулировать цели и стратегию бизнеса. Организация - распределить задачи и полномочия между сотрудниками. Мотивация стимулирует их продуктивно работать. Контроль следит за ходом выполнения планов.

Функции менеджмента отражают основные этапы управленческого цикла в деятельности компании.

Без функций менеджмента невозможно полноценное управление. Набор этих функций определил еще в 1916 году основоположник менеджмента Анри Файоль:

• предвидение (планирование);
• организация;
• распоряжение (мотивация);
• координирование;
• контроль.

Этот набор функций менеджмента лежит в основе современных систем управления. Давайте подробнее узнаем о каждой из них.

Основные и общие функции менеджмента: виды, перечень

Различают основные и общие функции менеджмента.

Основные функции связаны со спецификой управляемой системы. Например, в производственной компании - планирование ассортимента, контроль качества продукции.

К общим функциям относят:

1. планирование;
2. организацию;
3. мотивацию;
4. контроль.

Они присутствуют в любой организации независимо от сферы деятельности. Между общими функциями менеджмента существует тесная взаимосвязь. Они дополняют друг друга в едином процессе управления.

Например, для успешного старта Xiaomi сначала спланировали выход на рынок смартфонов, затем организовали рабочие процессы и команду разработчиков, мотивировали всех участников на активную работу. Контроль позволил отслеживать промежуточные результаты и вносить корректировки в планы по ходу реализации проекта.

Планирование как функция менеджмента

Планирование - ключевая функция менеджмента, от которой зависит успех остальных направлений.

Планирование включает:

• анализ текущего состояния компании;
• постановку целей и задач;
• выбор стратегии для их достижения;
• составление тактических и оперативных планов.

Результатом планирования являются документы со сроками, ресурсами и ответственными за исполнение каждого пункта плана.

На практике различают несколько видов планирования:

1. стратегическое - на перспективу (5-10 лет);
2. тактическое - среднесрочные планы (год-два);
3. оперативное - текущие, ежемесячные планы.

Для успешного планирования важно соблюдать ряд принципов - учет внешних и внутренних факторов, гибкость, непрерывность процесса, увязка всех планов между собой и т.д.

Тщательное планирование позволяет компании четко сформулировать цели и организовать работу всех подразделений на их достижение. Хороший план - залог успеха.

Организация как функция менеджмента

Организация - это функция по созданию структуры предприятия, распределению полномочий и ответственности для реализации спланированных целей.

Основные задачи организационной функции:

• формирование организационной структуры;
• установление связей подчиненности;
• распределение функций и обязанностей;
• делегирование полномочий и ресурсов;
• координация работы всех подразделений.

Для выполнения этих задач применяют различные методы организационного проектирования - изменение штатного расписания, оптимизация бизнес-процессов, внедрение регламентов и положений о подразделениях.

Мотивация в системе функций менеджмента

Мотивация персонала - важнейшая функция менеджмента. Она побуждает сотрудников эффективно трудиться для достижения целей компании.

Менеджеры применяют разнообразные методы мотивации:

1. материальные (премии, бонусы);
2. нематериальные (похвала, карьерный рост);
3. организационные (гибкий график, комфортные условия труда).

Деньги - сильный, но не единственный мотиватор. Многие сотрудники ценят возможности обучения, признание заслуг, хороший психологический климат.

Эффективная мотивационная система помогает максимально раскрыть потенциал персонала для достижения целей компании.

Контроль как функция менеджмента

Контроль - это функция отслеживания результатов на соответствие запланированным показателям. Контроль позволяет:

• своевременно выявлять отклонения;
• анализировать причины проблем;
• принимать корректирующие меры.

Процесс контроля включает:

1. установку контрольных показателей;
2. сбор и анализ фактических данных;
3. сравнение с плановыми значениями;
4. выработку рекомендаций по устранению отклонений.

Контроль бывает предварительный, текущий и заключительный. Его объектами могут быть продажи, финансы, качество, сроки и другие параметры деятельности компании.

Координация и ее роль в менеджменте

Координация - это согласование и взаимоувязка различных аспектов управления для повышения эффективности.

Основная цель координации - обеспечить взаимодействие всех подразделений и бизнес-процессов компании.

Механизмы координации в менеджменте

Для координации деятельности подразделений используют разные механизмы:

• регламенты бизнес-процессов;
• совместные планы и графики работ;
• оперативные совещания и встречи.

Эти инструменты позволяют наладить взаимодействие отделов, синхронизировать их усилия для достижения общего результата.

Координационная роль руководителя

Важную роль в координации играет первое лицо компании и топ-менеджеры. Именно они задают общие цели и формируют механизмы взаимодействия в организации.

Руководитель координирует работу подчиненных через:

1. постановку общих задач;
2. утверждение планов и графиков;
3. проведение совещаний;
4. контроль исполнения и результатов.

Особенности функций менеджмента

Конкретное применение и сочетание функций менеджмента зависит от размера, сферы деятельности и этапа жизненного цикла организации.

Например, на этапе становления компании больше внимания уделяется планированию и организации. В условиях кризиса важны контроль и мотивация персонала.

Функции менеджмента на разных уровнях управления

На высшем уровне преобладает стратегическое планирование и общая координация подразделений.

На среднем уровне менеджмента больше внимания контролю, мотивации, оперативному планированию внутри подразделений.

Применение функций менеджмента на практике

Для эффективного управления компанией важно грамотно применять функции менеджмента с учетом специфики и текущих задач.

Рекомендации по внедрению функций

Прежде всего, необходимо наладить системное планирование целей и ключевых показателей деятельности на всех уровнях.

Затем следует оптимизировать организационную структуру и бизнес-процессы под новые задачи, четко распределить роли.

Типичные ошибки при использовании функций

Частая ошибка - перекос в сторону какой-то одной функции в ущерб другим. Например, упор только на контроль вместо мотивации персонала.

Распределение функций между менеджерами

Функции менеджмента можно закрепить в матрице распределения ответственности между сотрудниками в зависимости от их должностных обязанностей.

Контрольный список для аудита функций

Полезно регулярно проводить аудит функций менеджмента в компании и корректировать недостатки с помощью чек-листов.

Автоматизация функций менеджмента

Программные системы (ERP, CRM, BI) помогают частично автоматизировать рутинные процессы планирования, учета, анализа и контроля.