Какие обязанности офис менеджера? Полное руководство

Офис-менеджер - одна из ключевых должностей в любой компании. От того, насколько слаженно работает офис, зависит продуктивность всего коллектива. В этой статье мы подробно разберем, какие обязанности ложатся на плечи офис-менеджера и как ему успешно с ними справляться.

Общие требования к должности офис-менеджера

Чтобы стать успешным офис-менеджером, нужно обладать определенными знаниями, навыками и личными качествами. Давайте разберемся, какие требования обычно предъявляют к этой должности.

Какое образование нужно офис-менеджеру

Формально для работы офис-менеджером достаточно иметь среднее профессиональное образование по специальностям:

• Документационное обеспечение управления и архивоведение
• Сервис домашнего и коммунального хозяйства
• Гостиничное дело

Однако на практике работодатели часто отдают предпочтение кандидатам с высшим образованием в области менеджмента, управления персоналом или делопроизводства.

Требуемые навыки и опыт работы

Хороший офис-менеджер должен обладать следующими профессиональными навыками:

• Организаторские способности
• Управление документооборотом
• Работа с офисной техникой
• Знание принципов офисного делопроизводства
• Базовые навыки бухгалтерского учета
• Коммуникативные навыки

Опыт работы в должности офис-менеджера или администратора приветствуется, но не является обязательным.

Личные качества, важные для этой профессии

Помимо профессиональных знаний и умений, офис-менеджеру необходимо обладать определенными личностными качествами:

• Стрессоустойчивость
• Ответственность
• Внимательность к деталям
• Навыки межличностного общения
• Умение решать конфликты

Работа требует высокой организованности, умения планировать свое время и расставлять приоритеты. Офис-менеджер должен легко взаимодействовать с самыми разными людьми и уметь находить подход к каждому.

Плюсы и минусы работы офис-менеджером

Эта профессия имеет как достоинства, так и недостатки:

Плюсы:

• Разнообразие задач
• Возможность карьерного роста
• Комфортные условия труда

Минусы:

• Высокая загруженность
• Невысокая зарплата на старте карьеры
• Напряженный график и сверхурочная работа

Подходит далеко не всем. Но тем, кто готов взвалить на себя заботу об офисном хозяйстве, эта профессия может дать много возможностей для роста и развития.

Обязанности офис-менеджера: поддержание рабочего пространства

Одна из ключевых задач офис-менеджера - поддерживать рабочее пространство компании в идеальном состоянии. Что для этого нужно делать?

Следить за чистотой и порядком в офисе

В обязанности офис-менеджера входит контроль уборки помещений. Нужно следить за качеством работы уборщиков, своевременной сменой консумабелей в туалетах и кухнях.

Также важно поддерживать порядок в рабочих кабинетах и общих зонах - убирать мусор, следить за наличием свободных столов для переговоров, проветривать помещения.

Обеспечивать офис расходными материалами

Офис-менеджер регулярно делает инвентаризацию и закупает все необходимое:

• Канцелярские принадлежности
• Расходные материалы для оргтехники
• Средства для уборки и содержания помещений
• Кофе, чай, снеки

При выборе поставщиков нужно ориентироваться на соотношение цены и качества.

Контролировать исправность оргтехники и мебели

Неработающий принтер или сломанный стул могут испортить рабочий настрой сотрудников. Офис-менеджер должен регулярно проверять состояние техники и мебели, заказывать ремонт или замену при необходимости.

Организовывать уборку и ремонт помещений

Помимо повседневного обслуживания офиса, офис-менеджер отвечает за периодическую генеральную уборку, а также организацию ремонтных работ при необходимости.

Нужно подбирать проверенных подрядчиков, контролировать ход работ и качество исполнения, оперативно решать возникающие вопросы.

Таким образом, поддержание рабочего пространства в идеальном состоянии - одна из важнейших обязанностей офис менеджера .

Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками

Офис-менеджер регулярно сталкивается с необходимостью работать с подрядчиками и поставщиками услуг для офиса. Как правильно выстроить эти отношения?

Выбор поставщиков расходных материалов и услуг

Прежде всего, нужно найти надежных партнеров. Варианты поиска:

• Рекомендации от коллег и знакомых
• Отзывы в интернете
• Деловые выставки и конференции

Стоит составить список потенциальных контрагентов, сравнить условия сотрудничества, протестировать образцы товаров или услуг.

Ведение договорной документации

С поставщиками нужно заключать договоры. Офис-менеджер готовит тексты договоров, согласовывает условия, контролирует подписание со стороны компании.

Также в его обязанности входит ведение базы договоров, отслеживание сроков их действия, пролонгация или заключение новых договоров.

Контроль исполнения обязательств подрядчиками

После заключения договора офис-менеджер курирует его исполнение. Особенно тщательно нужно следить за соблюдением сроков, объемов, качества товаров и услуг в соответствии с оговоренными условиями.

Урегулирование претензий по договорам

Если подрядчик нарушил условия договора, офис-менеджер должен оперативно отреагировать: подготовить претензионное письмо, потребовать исправления нарушения, при необходимости инициировать расторжение договора.

Обязанности офис-менеджера: документооборот

Работа с документами - еще одно важное направление деятельности офис-менеджера.

Прием и распределение входящей корреспонденции

Офис-менеджер принимает и регистрирует всю входящую почту и документы, поступающие в компанию. Затем по резолюции руководства распределяет документы исполнителям.

Обработка и отправка исходящей корреспонденции

Также офис-менеджер оформляет и отправляет исходящие письма от имени компании по указанию руководства.

Ведение баз данных и архива документов

В обязанности офис-менеджера входит систематизация и хранение документации компании в бумажном и электронном виде в соответствии с требованиями законодательства и документооборота.

Обеспечение информационной безопасности

Офис-менеджер следит за соблюдением режима доступа к документам, выдачей ключей от сейфов и шкафов, архивом электронной переписки.

Организация командировок и корпоративных мероприятий

Еще одна важная должностная обязанность офис менеджера - организационно-административная поддержка мероприятий компании.

Взаимодействие с сотрудниками компании

Офис-менеджер постоянно взаимодействует с сотрудниками компании. Как выстроить эти отношения максимально эффективно?

Прием посетителей и гостей офиса

На офис-менеджера возлагается обязанность встречать и регистрировать всех гостей компании. Нужно радушно принимать посетителей, выяснять цель визита, сопровождать к месту переговоров или кабинетам сотрудников.

Выполнение поручений руководства и коллег

Офис-менеджер часто выступает в роли курьера, выполняя различные поручения по офису. Может потребоваться доставить документы, передать сообщение, сходить за необходимыми вещами.

Обеспечение руководства необходимыми материалами

Офис-менеджер следит за тем, чтобы у руководителей компании всегда были под рукой нужные документы, канцелярские принадлежности, напитки и закуски во время длительных совещаний.

Поддержание комфортной атмосферы в коллективе

Офис-менеджер должен уметь разрядить обстановку в коллективе, предотвратить или погасить возникающие конфликты между сотрудниками.

Ведение бюджета и отчетности

Финансовая составляющая тоже входит в обязанности офис-менеджера.

Составление сметы расходов на содержание офиса

В начале периода (месяца, квартала, года) офис-менеджер составляет подробную смету предстоящих расходов на нужды офиса.

Мониторинг расходования средств

В процессе офис-менеджер контролирует движение средств, чтобы не выйти за рамки утвержденного бюджета.

Формирование отчетов об использовании бюджета

По итогам периода офис-менеджер анализирует расходы, формирует и предоставляет отчеты о потраченных суммах.

Выявление возможностей оптимизации расходов

На основе отчетности офис-менеджер вырабатывает меры по экономии средств на нужды офиса.

Обязанности офис-менеджера: техническая поддержка

Большая часть работы в современном офисе связана с использованием различной техники. Какие задачи в этой сфере ложатся на офис-менеджера?

Обеспечение бесперебойной работы оргтехники

Офис-менеджер следит за исправностью оргтехники, своевременно обеспечивает расходными материалами, устраняет мелкие неполадки.

Заказ технического обслуживания и ремонта

При возникновении более серьезных проблем офис-менеджер вызывает специалистов, контролирует сроки и качество ремонта.

Контроль выполнения работ подрядчиками

При проведении работ сторонними специалистами офис-менеджер следит за соблюдением сроков, объемов и условий выполнения работ.

Обучение сотрудников правилам использования техники

Офис-менеджер инструктирует коллег по правилам эксплуатации оргтехники, программного обеспечения, отвечает на возникающие вопросы.

Администрирование информационных систем компании

Еще один важный аспект работы офис-менеджера - настройка и сопровождение ИТ-инфраструктуры компании.

Регистрация учетных записей для сотрудников

Офис-менеджер занимается созданием и предоставлением доступа к корпоративной электронной почте, профилям во внутренних системах и программах.

Контроль доступа к корпоративным информационным ресурсам

Офис-менеджер осуществляет администрирование прав доступа, регулярно проверяет корректность настроек.

Обучение сотрудников работе в программах и сервисах

При внедрении новых информационных систем офис-менеджер проводит обучение коллег основам работы с ними.

Организация IT-поддержки пользователей

Офис-менеджер выступает связующим звеном между пользователями и IT-специалистами, помогая решать возникающие вопросы.

Обязанности офис-менеджера в сфере HRM

Офис-менеджер часто принимает участие в кадровом администрировании:

Ведение кадрового делопроизводства

Оформление личных дел, трудовых книжек, кадровой документации.

Оформление документов по найму и увольнению

Подготовка приказов, трудовых договоров, актов и других кадровых документов.