Что такое отдел кадров: функции и задачи, структура, обязанности работников
Для понимания того, что такое отдел кадров, нужно изучить особенности его работы, основные функции и структуру. Но если говорить в общем, то такие подразделения принимают участие в процессе управления персоналом. От них во многом зависит эффективность работы предприятия.
Что такое отдел кадров?
Данная терминология используется для определения структуры внутри компании, ключевой задачей которой является помощь в достижении целей организации посредством подбора необходимых специалистов. Также сотрудники отдела кадров способствуют наиболее эффективному использованию опыта, работоспособности и квалификации нанятых работников. Таким образом, они принимают участие в процессе управления персоналом внутри предприятия.
Если говорить о работе данной структуры более подробно, то можно выделить следующие задачи, выполнением которых она занимается:
- Поиск, отбор и наем персонала в нужном объеме и с необходимой квалификацией. Проводятся собеседования и оформляется необходимая документация.
- Разработка карьерных планов работников. Сотрудники распределяются на конкретные должности: их могут повышать, понижать, а также переводить.
- Разработка кадровых технологий. Планируется смена специалистов на руководящих должностях, повышение квалификации сотрудников и т. д.
- Формирование эффективной системы штатных работников. Разрабатывается схема продвижения специалистов по карьерной лестнице.
При этом вся деятельность отдела должна согласовываться с требованиями трудового законодательства.
Структура
Полноценный отдел кадров состоит из нескольких основных и вспомогательных подразделений. Речь идет о следующем функциональном разделении:
- подбор персонала;
- организация труда;
- исследования социально-психологического климата;
- обучение и переквалификация персонала;
- безопасность и охрана труда;
- планирование продвижения и карьеры;
- мотивация, в том числе и материальное стимулирование сотрудников;
- оценка резервов, аттестации и нормирование труда.
В небольших компаниях некоторые из отделов могут отсутствовать.
Функции
Понять, что такое отдел кадров, будет легче, если разобраться с особенностями его работы.
Функциональная сторона работы таких структур сводится к управлению персоналом компании с учетом сформированной стратегии компании. Также отдел кадров определяет необходимость предприятия в персонале на данный момент и в будущем. На основании полученных данных привлекаются и оцениваются новые специалисты.
Для повышения эффективности процесса разрабатываются критерии набора. Также производится оптимизация соотношения внутреннего и внешнего привлечения персонала.
Изучая, что такое отдел кадров и его функции, нужно обратить внимание на такое направление работы данной структуры, как повышение квалификации персонала компании. Это необходимая мера для достижения стратегических целей предприятия. Выполняется такая задача за счет инициации следующих процессов:
- выбор наиболее подходящей формы обучения работников во время повышения квалификации;
- определение форм, сроков и принципов аттестации кадров;
- организация переподготовки и обучения сотрудников предприятия;
- планирование различных мер, необходимых для повышения квалификации всех работников.
Необходимо затронуть и вопрос увольнения для полного понимания того, что такое отдел кадров. Специалистам данной структуры в предприятии приходится периодически увольнять сотрудников.
В рамках данного процесса выполняются такие действия, как:
- выбор подходящих вариантов высвобождения сотрудников;
- обеспечение социальных гарантий тем работникам, которые увольняются;
- анализ причин высвобождения персонала.
Построение работ и затраты
Отдел кадров обязан выстраивать и организовывать те работы, которые нужны для реализации ключевых процессов: определение рабочих мест, формирование технологических и функциональных связей между ними, обеспечение необходимых условий труда. Выполнение этих задач неизбежно сопряжено с такими действиями, как:
- проведение оперативного контроля за работой персонала;
- создание благоприятных условий труда;
- осуществление краткосрочного планирования развития персонала (квалификационно-профессионального);
- определение содержания работ на каждом конкретном месте.
В сферу ответственности отдела кадров входит планирование затрат на персонал и социальные услуги, которые ему предоставляются.
Управление
Основная функция отдела кадров – управление персоналом. Для ее реализации специалисты данной структуры используют следующие методы:
- Административно-правовые. С их помощью осуществляются такие виды воздействия, как распорядительное, организационное и дисциплинарное. Сюда также можно отнести административные штрафы.
- Организационные. Суть их сводится преимущественно к планированию рабочих мест.
- Экономические. К данным методам можно отнести материальное стимулирование, определение минимального размера труда, хозяйственный расчет, привилегии и гарантии.
- Социально-психологические. Речь идет о социальном и психологическом исследовании, равно как и планировании.
Все методы используются с учетом особенностей работы конкретного предприятия.
Планирование
Любая организация периодически производит расчеты для определения уровня необходимых ресурсов. Кадровое планирование в рамках такой аналитики является одним из основных элементов общей системы. Оно, в итоге, позволяет обеспечить компанию всеми необходимыми специалистами на определенных должностях и в нужные сроки.
Планирование необходимо осуществлять в рамках следующих направлений:
- набор персонала;
- оптимизация состава специалистов;
- затраты на персонал;
- развитие кадров;
- обучение;
- перемещение и сокращение персонала;
- использование специалистов;
- сохранение персонала.
Такое планирование производится для того, чтобы достигнуть следующих целей:
- максимально эффективное использование потенциала персонала;
- обеспечение компании необходимой рабочей силой;
- получение и удержание в коллективе новых работников;
- определение издержек на содержание и наем персонала;
- выявление возможных проблем, которые могут возникнуть на фоне избытка или нехватки персонала.
Первое, что определяет отдел кадров в рамках процесса планирования, – это факторы, оказывающие влияние на потребность организации в персонале. Речь идет о рабочих местах, используемых технологиях, количестве продукции, которая производится, и стратегии развития предприятия.
Сам персонал можно разделить на 3 основные категории:
- служащие, в том числе и различные уровни руководителей;
- технический персонал;
- рабочие (квалифицированные специалисты вспомогательных и основных профессий).
Обязанности начальника
Руководитель структурного подразделения, например, отдела кадров больницы, должен распределять обязанности между работниками и контролировать их выполнение. Такой управляющий обязан знать все грани работы больницы (или другого учреждения) для того чтобы вовремя замечать пробелы в организации трудовых процессов. Именно руководитель несет ответственность за результаты деятельности всего отдела.
В его обязанности также входит визирование документов и проверка законности их заполнения. Таким образом, если специалист ошибется, то будет оштрафован и управляющий подразделением.
Также руководитель занимается разработкой стратегии кадровой работы в компании.
Документы
Информация о работе с официальными документами также поможет понять, что такое отдел кадров. Оформление по кодексу нанятых работников дополняется необходимостью составления планировочных таблиц. Последние часто используются на государственных предприятиях для занесения информации об учете стажа, смене рангов и т. д. Любое подобное изменение должно сопровождаться приказом.
Необходимым является написание и утверждение положения о кадровой службе. Оно используется для фиксации прав, обязанностей и функций специалистов отдела. Помимо этого составляется план работы.
Работа с персоналом
Для ясного представления того, что такое отдел кадров в университете или другом учреждении, нужно обратить внимание на особенности взаимодействия данного подразделения с персоналом компании.
Чтобы коммуникации в рабочем коллективе были на высоком уровне, производится изучение личностных и деловых качеств сотрудников. На основе полученных данных составляются характеристики, после чего следует перевод конкретных специалистов или перераспределение обязанностей, если это нужно.
Отдел кадров также занимается проведением дисциплинарного влияния. Перед тем как применять конкретные меры, специалисты подразделения изучают проступки работников, правильно их оформляют и ставят сотрудника в известность о сложившейся ситуации.
При этом важно учесть все юридические тонкости в процессе составления подобных документов.
Грамотный подход необходим и в случае с поощрениями. На каждое из них существуют определенные ограничения.
Заключение
Основная функция отдела кадров – это выявление необходимости в конкретных специалистах, их поиск и последующее оформление. Выполнение таких обязанностей сопряжено с большим объемом работы, поскольку нужно правильно оценить потенциальных работников и грамотно распределить их по различным должностям.